FAQ

Information

Bra att veta


1 - Vad får jag med KeepTrack som ingen annan kan?

Med KeepTrack skiljer du dig från konkurrenter på primärt tre områden

  1. Hastighet
  2. Överblick
  3. Säkerhet

Några exempel på unikt utbyte

Star Tracker
Star Tracker - Mobila verktyg för din personal

  • Du ligger före konkurrenterna Dina kunder kan enkelt hantera det mesta själv via mobilen
  • Dina medarbetare är mobila Trygghet för dina medarbetare när dem alltid har tillgång till uppdaterad schema och information via mobilen
  • Kommunicera enkelt via SMS Få snabbt ut information till kunder och medarbetare
  • Trygghet med fast pris Inga dolda kostnader - Trygghet när du känner till dina kostnader
  • Ingen bindningstid
  • Fullautomatisk registrering av betalningar Du sparar tid och undviker misstag
  • Personlig uppstartskurs på plats Trygghet för dig då vi hjälper er i gång på plats i verksamheten
  • Telefon- och mailsupport Du undviker tvivel när du enkelt kan fråga oss
  • Automatisk kontroll med anmälningar via ålder och kvalifikationer. Kunder kan enkelt boka rätt kurs
  • Personliga diplom till medlemmar direkt från KeepTrack
  • Alltid överblick Informationsskärmar som på flygplatsen. Dina medarbetare och kunder är alltid informerade
  • Intuitiv och responsiv online bokning oavsett om det är till nya eller befintliga kunder
  • Överblick och utveckling Stort rapporteringsutbud - Använd din data till att utveckla ditt företag
  • Trygghet online 99,999% up-time sedan 2011 - KeepTrack är alltid online!
Timetable

2 - Tekniska data om KeepTrack

CO2 neutral website

  • Host Name: https://keeptrack.dk
  • IP Address: 83.221.131.66
  • Location: Denmark, EU
  • Linux, PostgreSQL

Servern ligger på en moln-lösning hos Netgroup som är specialiserade i serverdrift.

  • 100% redundant infrastruktur
  • UPS-anläggning och dieselgeneratorer
  • RS3411B revisionserkläring
  • DS484 compliance
  • PCI compliance
  • Geografisk skilda serverhallar
  • 24/7 övervakning

Back-up 1 gång per dygn:

  • Back-up #1: På primära server (som är redundant!)
  • Back-up #2: På sekundär server i Danmark
  • Back-up #3: På tertiär server i Sverige

Bankuppgifter till inbetalningar

Bankgiro 5984-2070


3 - Vilka krav ställer KeepTrack på hårdvara och annat?

Minimikrav:

  • MS Windows
  • …eller Linux.
  • …eller Mac OS
  • …eller iOS.
  • …eller Android.
  • ...eller Chrome OS
  • Internetuppkoppling på minst 256Kb upload och download.
  • Modern webbläsare.
  • JavaScript aktiverat.
  • Adobe Reader eller annat program som kan visa pdf-dokument.
  • Skärm med upplösning 1024x768.

Rekommenderade krav:

  • Bredband >512Kb
  • Google Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer i nyaste version
  • Vi rekommenderar att administratörer/servicemedarbetare använder två stycken 24" Full HD skärmar bredvid varandra för ökat effektivitet.
DualMonitor

KeepTrack fungerar även på hård- och mjukvara som skiljer sig från eller inte möter kraven ovan. För KeepTrack är inställningarna däremot nödvändiga och alla funktioner finns därför inte med säkerhet att tillgå om dessa krav inte uppfylls.


5 - Kan jag skicka SMS direkt från KeepTrack?

sms cloud Hangout

Ja - Och det ingår självklart i dit abonnemang!

Du kan enkelt och snabbt skicka SMS direkt till enstaka personer, enstaka grupper eller till mottagare som du själv väljer. Du hittar menypunkt via 'Person' eller 'Aktivitet' och du hittar sökfunktion via 'Administrera' 'SMS'.

På det vi betecknar som 'fairness based villkor' (inom en rimlig mängd, som brukar vara tillräckligt för de flesta) kan du skicka SMS direkt från KeepTrack utan kostnad. Önskar du att 'vräka ut' SMS kan du kontakta oss och få ett eget avtal om att betala för detta.

Du har tillgång till att skicka SMS i följande länder

  • Sverige
  • Danmark
  • Norge

Bra att veta om formatering

  • Under 'Person' kan du registrera ett telefonnummer på två sätt
    • Utan landskod: 0734408188
    • Med landskod: 0046734408188
    • Plus (+) är inte tillåtet (ex.: +46734408188)
  • När du skickar SMS vill systemet automatiskt ändra nummerversioner till korrekt syntax: 46734408188
  • Om du försöker använda ett telefonnummer med okänt landsnummer för att skicka SMS kommer detta nummer inte bli inkluderad

6 - Kan jag skicka e-mail?

Ja - Och det ingår självklart i dit abonnemang!

mail cloud

Du kan enkelt och snabbt skicka e-mail direkt till enstaka personer, enstaka grupper eller till hundratals mottagare som du själv väljer. Du hittar menypunkt via 'Person' eller 'Aktivitet' och du hittar sökfunktion via 'Admin' 'E-mail'.

För att säkerställa att e-mails tas emot i en läsbar utgåva är alla e-mails i text format. Om du önskar att skicka reklamer med bilder eller liknande finns det möjlighet att bifoga PDF-dokument.


7 - Hur säkert är KeepTrack?

KeepTrack är bland det säkraste på marknaden

KeepTrack databasen ligger på en redundant ("dubbelt") server hos en professionell serveroperatör med redundant Internet uppkoppling med back-up av kundens data en gång om dygnet.

KeepTrack använder https/kryptering

https

Många hemsidor använder adresser som börjar med http:// Denna typ av uppkoppling kan avlyssnas av någon som har teknisk insikt och intresse av att göra detta. Önskar du högre säkerhet använder du adressen https:// (notera extra "s" efter http) där all information som skickas fram och tillbaka mellan kund och servrar, inklusive lösenord, är krypterat och därmed säkert.


8 - Har det någon betydelse hur snabbt mitt bredband är?

Ja - Internetuppkopplingens hastighet är avgörande i KeepTrack för hur snabbt förstasidorna för de 5 huvudrubrikerna (Person, Aktivitet, Grupp, Område och Anläggning) kan läsas in, samt för rapporthanteringen. Det dagliga användandet av KeepTrack kräver däremot inte mycket bandbredd.


9 - Har det någon betydelse hur snabb min dator är?

Ja - Med en snabbare dator går arbetet fortare i alla program - även i KeepTrack (webbläsaren). Hanteringen av gränssnittet och data fram och tillbaka till servern kräver resurser från datorn vilket gör att hastigheten sänks om tillräckliga resurser inte finns.

Det kan även hjälpa att stänga av andra program och services som inte används om datorn är lite "tröt". Detta kan till exempel vara program i MS Windows som visas i skärmens nedersta, högra hörn.


11 - Betala till KeepTrack via Autogiro

När du skal anmäla dina betalningar till KeepTrack GmbH till Autogiro gör du detta smidigast via att fylla i formuläret och skicka det till oss. Alternativt via din Internet bank.

Om formuläret ovan inte 'fungerar' kan du ladda hem pappersversion i stället och fylla i information enligt nedan.

KeepTrack GmbH
Turning Torso
211 15 Malmo
Org. Nr.: 332290-0774
Bankgironummer: 5984-2070

Skicka sedan formuläret via brev til:

KeepTrack GmbH
Turning Torso
211 15 Malmo

eller via e-post support@keeptrack.nu



Att använda KeepTrack

Svar på frågar när du använder KeepTrack i vardagen


12 - Vad kan jag göra i 'Mina Betalningsprofiler'?

Det är enkelt för dina kunder att hantera sina kreditkort direkt i deras online konto via menyn 'Mina Betalningsprofiler'

Dina medarbetare kan också hantera detta direkt från super-user kontot

Som super-user kan du hantera hela kundens online konto genom att klicka på 'Pay' knappen. Du väljar sedan enkelt i menyn. Detta inkluderar att ta betalt, hantera existerande kreditkort eller att lägga till nya via 'Mina Betalningsprofiler'.

  1. Översikt över registrerade kreditkort
    Mina kort

  2. Hantera existerande kort
    Hantera kreditkort

  3. Lägga till ett nytt kort
    Lägg till kort

    Få enkelt registrerad kreditkort

    Du kan skicka ut en e-mail med en länk direkt till 'Mina Betalningsprofiler' https://[dinDatabas].app.keeptrack.dk/user/payment/options som skickar användaren till login sidan och sedan direkt till denna sida där hon kan lägga till ett nytt eller hantera befintliga kort.


13 - Vad finns i 'Star Tracker'?

Du och din personal har nu ett av dem bästa verktyg på planeten till hantering av er 'stjärnor'

Detta sparar dig, din personal och din verksamhet massor av resurser och ger dig ett stort försprång till dina konkurrenter.

Allt du behöver göra för att komma igång är följande

(Vänligen notera att inte alla funktioner nödvändigtvis finns än)

  1. Se till att 'Timetable' är markerad på alla aktiviteter
  2. Gå till https://[DinDatabase].app.keeptrack.dk/admin/login
  3. Logga in med din verksamhets PIN kod (eller med ditt personliga login om du har fått tillgång)
  4. Välj den anläggning du befinner dig i
  5. Valfritt - Välj ett specifikt område
  6. Valfritt - Välj en specifik instruktör

Login Facility

Vad kan jag göra och se?

  • Vänligen kolla egen FAQ för Front-Desk versionen
  • 'Tidigare' och 'Nästa' knapparna byter till tidigare eller nästa aktivitet
  • 'Visa fler' knappen laddar ytterligare en aktivitet utöver den/dem som redan visas. Klicka fler gånger för att se många aktiviteter på skärmen samtidigt
Star Tracker

Aktivitetsöverskrift

  • Bakgrundsfärgen indikerar status. Röd: Lektionen är slut. Gul: Pågående lektion. Blå: Lektion i framtiden
  • Aktivitetsnummer
  • Lektionstid
  • Aktivitetsnamn
  • Instruktör
  • Område
  • Blåa knappar:
    • SMS till alla deltagare/betalare (förväntas 2019-2020)
    • E-mail till alla deltagare/betalare (förväntas 2019)

Deltagares 'kort'

  • Deltagarens namn
  • Deltagarens ålder
  • Indikatorer under deltagarens namn:
    • 'Gäst' endast närvarande/registrerad på denna ena lektion (Till ex.: Ta-igen)
    • Första gången deltagaren närvarar på denna aktivitet
    • Särskilda hänsyn noterade. Rör/klicka på ikonen för att läsa detaljer
    • Deltagaren är registrerad på nästa/kommande termin
    • Deltagaren är godkänt till nästa nivå
    • Alla betalarens fakturor, där betalningsdatum har passerats, är betalda
    • Som ovan, men det finns pengar tillgodo
    • Deltagaren har födelsedag inom kommande 6 dagar. Rör/klicka på ikonen för exakt datum
    • Inga betalningsalternativ registrerade (Endast om du använder kreditkort/automatisk betalningsservice)
    • Deltagaren har ett slutdatum på sin registrering. Rör/klicka på ikonen för exakt datum
  • Närvarohistorik (senaste 0-10 lektioner)
  • Aktiv närvaro för denna lektion:
    • Deltagaren närvarar (klicka för att ändra)
    • Deltagaren är frånvarande (klicka för att ändra)
    • Deltagaren har avbokad lektionen (och är frånvarande)

  • Kvalifikationer:
    • Kvalifikationen är inte uppfyllt
    • Kvalifikationen är inte uppfyllt och 'blockerar' nästa nivå
    • Kvalifikationen är uppfyllt
  • Kommentarer från registreringens kommentarsfält
  • Blåa knappar:
    • SMS till denna deltagare/betalare (förväntas 2019-2020)
    • E-mail till denna deltagare/betalare (förväntas 2019)
    • Öppnar fönster till att kommentera och registrera kvalifikationer

Kommentarssida

Card modal

  • Se namn och telefonnummer på deltagaren, betalaren och kontaktperson
  • Markera eller avmarkera kvalifikationer
  • Läs ytterligare intern information på kvalifikationer
  • Skriv kommentarer


14 - Front-Desk 'Star Tracker'

Din front-desk har nu ett av dem bästa verktyg på planeten till hantering av närvaro

Detta sparar dig, din personal och din verksamhet massor av resurser, ger snabbare service till dina kunder och ger dig ett stort försprång till dina konkurrenter.

Allt du behöver göra för att komma igång är följande

  1. Se till att 'Timetable' är markerad på alla aktiviteter
  2. Logga in i din Star Tracker som vanligt
  3. Klicka på knappen Front-Desk button

Login Facility

Header buttons

Vad kan jag göra och se?

  • Vänligen kolla egen FAQ för Star Tracker versionen
  • 'Tidigare' knappen byter till tidigare aktivitet
  • 'Nästa' knappen byter till nästa aktivitet
  • 'Visa fler' knappen laddar ytterligare en aktivitet utöver den/dem som redan visas. Klicka fler gånger för att se många aktiviteter på skärmen samtidigt
  • 'Nästa' knappen byter nu funktion och "flyttar" alla aktiviteter ett hack fram (döljer den första och visar den nästa). Använd detta under dagen till att successivt dölja avslutade aktiviteter.
Front-desk view

Deltagarkort, funktion

  • Bakgrundsfärgen indikerar status. Röd: Lektionen är slut. Gul: Pågående lektion. Blå: Lektion har inte börjat
  • Den gröna knappen används till att markera närvaro
  • Deltagarna är ordnade alfabetiskt efter förnamn, oavsett vilken aktivitet dem är anmälda på
  • Du får upp en ruta du måste bekräfta innan personen markeras med närvaro
  • Deltagaren försvinner när närvaro är markerad
  • Personer med avbokad lektion visas inte
  • Om du råkar trycka bort fel person måste du gå till Star Tracker, hitta personen där och avmarkera närvaro
  • Tryck på knappen Star Tracker button för att byta till Star Tracker
  • Om du vill "återställa" visningen kan detta enkelt göras genom att byta till Star Tracker och byta tillbaka till Front-Desk igen
cards

Deltagarkort, innehåll

  • (1) Röd bakgrund visar att lektionen är avslutat
  • (2) Gul bakgrund visar att lektionen är pågående
  • (3) Blå bakgrund visar att lektionen inte har startat än
  • Närvaroknapp
  • Deltagarens namn
  • Deltagarens ålder
  • Deltagarens kundnummer
  • (4) Registrerings-kommentar
  • Deltagarens ikoner (enligt Star Tracker)
  • Lektionstiden
  • Aktivitetsnamnet
  • Instruktör
  • Område

15 - Hur hanteras ’Mina Bokningar’ för inloggade användare?

När en kund är inloggad i din online bokning och via menyn går till ’My Bookings’ kan dem se och hantera följande information. Din kundservice sparar värdefull tid när kunder själva kan hantera dessa uppgifter.

Mina Bokningar

Information på sidan

Ikoner

  • Kölistor kan avbokas genom att klicka på relevant namnknapp
  • Länk till karta med anläggningen
  • Visar instruktören
  • Fakturan är betalt och via länken kan uppdaterad faktura med information laddas hem
  • Fakturan är inte betalt och via länken kan uppdaterad faktura med information laddas hem
  • Öppnar för visning av senaste 5 och kommande 10 lektioner
  • Kunden närvarade inte vid lektionen
  • Kunden närvarade vid lektionen
  • Kunden avbokade lektionen på förhand
  • Kunden har avbokad lektionen på förhand och kan ta bort avbokningen igen
  • Kunden kan avboka lektionen

Kvalifikationer

  • Kvalifikationen är inte uppnådd
  • Kvalifikationen är inte uppnådd och låser nästa nivå
  • Kvalifikationen är uppnådd

Notera att kunden enbart kan se vad du har gjort tillgängligt

  • Genom att markera 'Aktivitet' 'Timetable' i din super-user kontrollpanel
  • och om aktivitetens slutdatum inte har passerats

Exempel: Om kunden är registrerad, men 'Timetable' inte är markerad eller aktiviteten har passerad slutdatum kan kunden inte se denna registrering.

Timetable checked

16 - Hur döljer jag Kvalifikationer från 'Mina Bokningar'?

Som standard är kvalifikationer synliga för kunder via 'My Bookings' i online bokningen. I fall du inte önskar att exponera några eller alla kvalifikationer för dina kunder kan du enkelt hantera detta via 'Administrera' 'Kvalifikationer'

Notera skillnad i inställningar

  1. Dölj kvalifikationer från 'My Bookings' men låt dem vara synliga i 'Närvaro' app'en för din personal
  2. Dölj kvalifikationer från 'My Bookings' och dölj dem i 'Närvaro app'en för din personal

1) Dölj endast från 'My Bookings'

Hide Qualification

2) Dölj från 'My Bookings' och 'Närvaro' app

Hide all

17 - Hur kopierar jag kunder från en aktivitet till en annan?

It's easy to copy all or some of the participants on one activity to another. This is handy when you want to register participants to the next term or register participants from many activities to one event or many other scenarios you can think of.
The activities you want to copy to have to be made before you start.

First of all the easiest way of doing this (especially if you have many activities) is to prepare before you start. You can do this by making a list of all the activity numbers you want to copy from and then note the corresponding activity number of the activity you want to copy to at each of them.

Go to Activity Registration and click on Copy to start the function

Here you see details on the activity you're copying from. You have the option of choosing the 'to' activity via the drop-down menus but the easiest and fastest way is by entering the number of the 'to' activity directly and hit 'Enter'.

This gives you details of the 'to' activity and a list of all the participants you can copy with their preset status suggestion on the 'to' activity. You can manually choose 'Registered' 'Waiting List' or 'Do not copy' for each person.

  • The list will start with everybody set to 'Registered' unless there are too few available slots which causes the rest of the list to be set to 'Waiting List'.
  • Participants with outstanding balance are shown in red text.
  • Participants with a credit are shown in green text.
  • Participants not marked for 'Registered' are marked with red background
  • Participants already registered on the 'to' activity are marked with read background and are not copied
  • Participants with 'End reg. time' set with a date before the new course start date will automatically be marked in yellow and 'Do not copy'
  • Participants who do not meet the age criteria will automatically be marked in yellow and 'Do not copy'

Choose the participants to copy, set the 'Payment Date' for all the registrations and click 'Copy Customers'

Please note

  • If there are prerequisites on the 'to' activity and these are not met this is not considered and participants are copied over

18 - Hur registrerar jag en person på en individuell lektion?

Använd samma procedur som när du registrerar på en aktivitet

Du kan registrera deltagare på individuella lektioner när du har behov för 'ta igen', provtimmar eller liknande. Gör så här:

  1. Hitta deltagaren och klicka på i raden markerad 'New'
  2. Hitta en vilken som aktivitet i den grupp du önskar och klicka sedan på kalenderikonen Calendar
  3. Klicka på en dag i den vecka och månad där du önskar att se alla lektioner för veckan i den valde grupp/nivå
  4. Klicka på den lektion du önskar att registrera
  5. Du kan ändra priset till 0 (noll) om lektionen är gratis
  6. Skicka bekräftelse/faktura genom att klicka på Printer

Make-up

Detta sätter 'Start reg. time' och 'End reg. time' till den korresponderande lektions tid.

Du kan endast registrera deltagare på individuella lektioner när hela aktiviteten har lediga platser.
Notera dessutom att individuellt bokade lektioner kan blockera registreringar på hela aktiviteten.


19 - Hur kan jag samla fler registreringar på samma faktura?

I utgångsläget blir alla registreringar via online bokningen i samma session inkluderat på samma faktura.
Som administratör kan du hantera detta via super-user kontrollpanelen under Person Registrering

Vänligen notera följande:

  1. Detta är enbart möjligt med registreringar med samma betalare
  2. Var noggrann med att knappa in korrekt nummer i fältet då du annars får fel
  3. Du måste möjligen hantera vissa rapporter manuellt om du ändrar dessa data. Detta kan vara 'E-faktura' finansiella data med mera

I exempel nedan har du tre registreringar, där de två är på samma faktura och den sista är på en egen faktura. För att få alla tre registreringar in på samma faktura ändrar du det sista fakturanr (282913) till det samma som de övriga två (282912). Alla tre registreringar vill nu finnas på samma faktura oavsett vilken fakturaknapp du klickar på.

FakturaNrSE

20 - Omsättning och skulder

När du har behov av siffror för bland annat omsättning och skulder använder du främst rapporterna under rapporterknap dkFAQ finansButton

Hur mycket är inbetalt i en period?

'Aktiviteters likvida omsättning' ger dig likvid omsättningen under en period baserad på en av följande parameter

  • Kunders registreringsdatum
  • Aktiviteters startdatum
  • Inbetalningsdatum

Status på fakturor under en period

'Fakturalista' ger dig en kronologisk lista med alla fakturor enligt kunders registreringsdatum och totalen för perioden.

Kunders skulder under en period

Om du önskar hitta kunders totala skulder använder du rapporten 'Debitorer'.

Rapporter

Under 'Rapporter' 'Standard' hittar du även 'Gruppöversikt och statistik, detaljerat' där kunders skulder är noterade.


21 - Årsslut - Omsättning - Periodisering

När du har behov av siffror för bland annat omsättning och periodisering använder du rapporten 'Aktiviteters likvida omsättning' under rapporterknap dkFAQ finansButton

Omsättning för avslutat år

Arsslut SE01
  • Välj 'Startdatum' som visar omsättning på alla aktiviteter med start under intervall som väljas nedan oavsett inbetalningsdatum.
  • Välj 1 Januari förre året som 'Från datum'
  • Välj 31 December förre året som 'Till datum'
  • Detta är din totala omsättning tillhörande förre året

Hitta periodiseringsbelopp (1)

Arsslut SE02
  • Välj 'Startdatum' som visar omsättning på alla aktiviteter med start under intervall som väljas nedan oavsett inbetalningsdatum.
  • Välj 1 Januari detta år som 'Från datum'
  • Välj 31 December detta år som 'Till datum'
  • Detta ger dig omsättning tillhörande det nya året oavsett om det är inbetalt detta år eller förre året

Hitta periodiseringsbelopp (2)

Arsslut SE03
  • Välj 'Inbetal.datum' som visar omsättning på alla betalningar registrerade under intervall som väljas nedan.
  • Välj 1 Januari detta år som 'Från datum'
  • Välj 31 December detta år som 'Till datum'
  • Detta ger dig omsättning inbetalt under det nya året

Hitta periodiseringsbelopp (3)

  • Från beloppet du hittade under (1) drar du av beloppet du hittade under (2)
  • Detta belopp visar nu totalbelopp för aktiviteter i det nya året som är inbetalt förre år
  • Du har nu ditt periodiseringsbelopp

Om detta känns krångligt rekommenderar vi att du drar rapporterna och sedan ger dessa och denna beskrivning till din revisor.


22 - Hur laddar jag upp mina BGMAX bankfiler?

Du laddar enkelt upp dina bankfiler via Administrera Betalning för att registrera alla inbetalningar.

Notera att du även kan få detta 100% automatiserad. Se egen FAQ

Betalningar

  1. Välj filformat (BGMAX)
  2. Hitta bankfilen på din dator
  3. Klicka på 'Registrera inbetalningar'
  4. Titta igenom kvittot i fönstret. Om alla är gröna är det klart


23 - Bankfil med betalningar - Jag får felmeddelande när jag försöker att lägga in den?

På www.bgc.se finns Manual BG4019 som i detalj beskriver innehållet av filen.
KeepTrack GmbH rekommenderar dessutom att du alltid sparar dina originalfiler från banken.
Notera att exemplet nedan visas för OCR-fil BANKGIROT. Har du istället den nya versionen (BGMAX) finns det mycket mera information i filen, men raderna med kod är samma.

Filen som laddas hem från Banken/BGC är en vanlig text-fil och kan som sådan öppnas i till exempel MS Windows programmet ”Anteckningar”. När man öppnar filen ser den ut så här (filen kan självklart innehålla allt från några enstaka till många tusen rader):

BankGirot fil

Om en fil innehåller fel (om man till exempel har raderat en kunds registrering finns OCR-numret inte längre) vil detta markeras i KeepTrack med en röt ”plupp” enligt separat avsnitt och inga betalningar vill läsas in från filen!

I fall filen avvisas i KeepTrack:

  • Kontrollera att det är korrekt fil – BankGiro nr. måste vara registrerat av KeepTrack GmbH innan funktionen kan användas.
  • Lägga in betalningarna från filen manuellt.
  • Korrigera filen och lägga in alla korrekta betalningar automatisk, enligt beskrivning nedan.

Oavsett om man vill använda pkt. 2 eller 3 ovan har man behov av att veta följande om informationen i filen (radnr. är lika med de två första siffror i varje rad):

Rad nr. 00: 071206 är datumet 2007-12-06
Rad nr. 20: Verksamhetens BankGironr.
Rad nr. 40: Varje rad innehåller information om en betalning.
Innehållet i översta rad nr. 40 i exemplet ovan:
0000131002922600000000114750 = OCR-koden.
0000131002922600000000114750 = Kundnr. i KeepTrack (i detta fall nr. 131).
0000131002922600000000114750 = Fakturanr. i KeepTrack (i detta fall nr. 29226).
0000131002922600000000114750 = Kontrollsiffra (i detta fall '0').
0000131002922600000000114750 = Inbetalat belopp kr och öre (i detta fall kr 1.147:50)
Rad nr. 50: Deltotalpost
Innehållet i rad nr. 50 i exemplet ovan:
591278520712060000018000000002119650 = Antalet av rader nr. 40.
591278520712060000018000000002119650 = Summan av alla belopp i rader nr. 40 (i detta fall kr 21.196:50).
Rad nr. 90: Totalpost
Innehållet är verksamhetens BankGironr. och samma som rad nr. 50.

Jag får fel och vill ändra filen

Om till exempel följande fakturanr i filen ovan var rödmarkerade:
29124, 28973 och 29545
måste filen ändras enligt nedan (ändringar visas med blanka rader och röd text):

BankGirot fil

Detta är ändrad:

  • Vi raderade raderna nr. 40 som innehöll rödmarkerade fakturor (3 stycken i detta fall).
  • Vi ändrade antalet av rader nr 40 från 18 till 15 i båda rad 50 och 90!
  • Vi ändrade totalsumman: (21196,50-1147,50-1097,50-1097,00) = 17854,50

Detta måste göras mycket noggrant – Om man råkar ändra en siffra för mycket eller för lite accepterar KeepTrack inte filen!

Spara den ändrade fil och lägg in den i KeepTrack som vanligt.

Då kvarstår de 3 raderade rader från originalfilen.

Här måste du undersöka OCR-raden för data du känner igen som antingen faktura- eller kundnr.!
Första raderade raden är för fakturanr. 29124 och visar detta (från exemplet ovan):
0008393002912430000000114750
Kundnr. 8393 har betalat kr 1.147,50 som då kan hanteras manuellt i KeepTrack.

Om du inte hittar identifierbara data finns det inte mycket du kan göra utöver att hoppas på att betalaren återkommer med kopia av sin inbetalning.


24 - Automatiska bankfiler - Vad finns i bekräftelsemailet?

Varje dag får jag ett mail med status på gårdagens betalningar. Hur läser jag dessa?

Detta är enbart om du har automatisk avprickning aktiverat. KeepTrack hämtar och prickar av betalningar direkt från din bank.

Notera följande

  • Banken ligger alltid efter med ett dygn. På så vis vill innehållet av en fil alltid vara gårdagens betalningar.
  • Om bankens server har ett fel (vilket händer i bland!) kan KeepTrack inte ladda hem filen. I så fall vill eventuella betalningar vara inkluderade i nästa dags fil.
  • Om du får bekräftelsesmails söndag eller måndag vill dessa oftast vara tomma iom det inte finns filer lördag och söndag.
  • Via 'Admin' 'Inställning' 'AUTO_PAYMENTS_LAST_TIMESTAMP' ser du när senast inlagda betalningar är registrerade. Notera att detta igen är betalningsdatum varför datumet inte kan vara senare än gårdagens datum.

Du ser tydligt innehållet i filen genom att läsa ämnesraden:

  • Automatic Payment Processing = Betalningar inlagda utan fel. Du kan arkivera mailen.
  • Fel! Automatic Payment Processing = Betalningar kanske inlagda, men det finns fel i filen och du måste kolla innehållet och åtgärda felet.
  • Tom! Automatic Payment Processing = Inga betalningar gjorda (eller banken har inte lagt en fil till oss). Du kan arkivera mailen.

25 - Hur använder jag 'Kvalifikationer' under Grupp?

Kvalifikationer

Under 'Grupp' hittar du 'Kvalifikationer' där du kontrollerar dessa för alla dina aktiviteter.

När du tar fram listan med alla kvalifikationer för alla dina grupper så finns det några saker du kan tänka på.

  • Du kan driva din verksamhet utan att implementera detta.
  • Om du väljer att implementera detta kraftfulla verktyg då har du två typer av kvalifikationer: Förutsättningar krävs för att anmäla sig till aktiviteter på denna nivå och Färdigheter är kvalifikationer du lär dig på denna nivå.
  • Om du anger förutsättningar för en grupp måste du ange de samma kvalifikationer som färdigheter för nästa grupp på lägre nivå.
  • Ett lätt sätt att börja på är att bara ange en förutsättning per grupp tillsammans med den korresponderande färdighet. Till exempel kan du på nivå 4 ange 'Klar till nivå 4' som förutsättning och på nivå 3 ange 'Klar till nivå 4' som färdighet. På detta sättet är det bara deltagare på nivå 3 med denna 'Kvalifikation' som kan anmäla sig till nivå 4.

Faerdighet

Denna funktion inverkar på din online bokning och din iPad närvaro/deltagarlista. Detta förklaras i en egen FAQ.

På bilden nedan kan deltagare endast boka sig enligt de gröna pilar. Nya deltagare (utan kvalifikationer) kan endast boka sig på nivå 1 eller 2.

FAQ Qualifications2 SE


Upprätta nya eller ändra existerande kvalifikationer

Du hittar detta via 'Administrera' 'Kvalifikation' som visat nedan. Den markerade raden används när du upprättar en ny kvalifikation.

  • Ge kvalifikationen ett namn under 'Kvalifikation'
  • Kvalifikationer är ordnade alfabetiskt. Om du önskar en särskilt ordning i din Star Tracker kan du därmed enkelt sätta siffror framför namnen (till ex.: '1 - Kvalifikation A' som då vill vara först).
  • Lägg eventuellt in en intern beskrivning under 'Kommentarer'
  • Låt 'Tillgång' vara tom om inte det är känslig information som HR data med mera
  • Om kvalifikationen är känslig/intern/HR information välj 'Tillgång: Admin, HR' eller motsvarande

FAQ AdminQuali


26 - Hur exporterar jag data till annat program?

Du använder främst rapporten 'Exportera Persondata', men du kan även använda 'Exportera personer utan registreringar' som du hittar via rapporterknap dkFAQ Export. Fyll i de fält du önskar och ladda hem filen (klicka på knappen 'CSV-rapport' eller 'XLSX-rapport' med musen).

Notera att data inte är kommaseparerade, men semikolonseparerade (programmet du vill importera in i frågar säkert om detta).

Du kan nu antingen importera filen direkt i externt program eller öppna och redigera i MS Excel.


27 - Hur får jag fram arbetstider till lönehantering?

Via 'Rapporter' hittar du rapporten 'Schema för instruktörer' där du presenteras för arbetstiden per dag och totalt för perioden på varje medarbetare. Knappa in löneperioden och klicka 'Skapa rapport' och du har på en gång översikt över all information till din lönehantering.

Medarbetare

28 - Hur fungerar automatisk fakturering och betalning?

Här förklaras hur det går till från fakturor skickas till betalningar är prickat av.

Fakturor kan skickas en åt gången, manuellt eller online, eller tusentals på samma tid. Exemplet visar när du skickar en personlig faktura.

PersonSkickaFaktura
  • Faktura skickas enligt ovan till familjen/betalaren.
  • Familjen betalar via kort, Internetbank, AutoGiro eller annat
  • Banken registrerar inbetalningar på företagets konto.
  • Banken kommunicerar med KeepTrack via sFTP server (du hittar upplysningar om sFTP i egen FAQ).
  • KeepTrack prickar av alla betalningar på rätt person.
  • Allt ovan kan försiggå automatiskt - Helt utan manuella steg i företaget!
Fakturering och betalning

Inbetalningen finns nu registrerat på deltagaren (2 nedan).
KeepTrack håller självklart reda på om det är rätt belopp, om det fortfarande finns skulder eller om det har betalats in för mycket.
I detta fall har rätt belopp inbetalats och fakturan er registrerat med noll (1).
Texten (3) är bankens kod på inbetalningen.

Betalning registrerat

29 - Hur gör jag en kredit faktura?

Om du vill upprätta och skicka ut en kreditfaktura till en kund hittar du detta via 'Person' 'Kreditnota':

Credit SE 01

Välj faktura du önskar kreditera (här nr 94272 som markerat):

Credit SE 02 Credit SE 03

Fyll i 'Kredit datum', 'Belopp' (fyll i positivt belopp - Detta räknas automatisk av mot fakturan) och eventuell kommentar om orsaken till krediteringen:

Credit SE 04

Du kan sedan skicka kreditfakturan till kunden som vanligt vid att klicka på skrivareikonen och klicka på knappen 'Skicka kreditnota':

Credit SE 05

Du kan ladda hem exempel om du önskar kontrollera innan du skickar:

Credit SE 06

Kreditnota med information om korresponderande faktura och kredit-belopp:

Credit SE 07


30 - Hur hanterar jag medarbetare i KeepTrack?

Medarbetare
  • Lägg in medarbetaren under 'Person' och markera 'Medarbetare'. Nu dyker personen upp som instruktör på kurser och i alla medarbetarrelaterade rapporter, Scheman mm.
  • Fyll eventuellt också i 'Initialer' och 'Rabatt %' (i fall medarbetare får en fast rabatt på er kurser).
  • Via 'Person' 'Kvalifikationer' finns det möjlighet att lägga in det vi kallar 'HR-kvalifikationer'. Dessa kan enbart ses och hanteras av användarkonton med 'Admin' och 'HR' rättigheter.
  • I en ny databas finns det möjligen inga HR-kvalifikationer upprättade. Gör en lista med de punkter du önskar att upprätta och skicka denna till support@keeptrack.nu då lägger vi in listan - Eller du kan själv lägga in nya eller ändra befintliga via 'Administrera' 'Kvalifikation'.
  • Några förslag till punkter:
    • Kontrakt
    • Medarbetarhandbok
    • Månadslön
    • Timlön
    • Lönekommentar
    • Lönetillägg, pension mm.
    • Interne utbildningar (specificera gärna dessa på separata linjer)
    • Externa utbildningar
    • Workshops
    • Vikarie
    • Vägledare

31 - Hur hittar jag person via faktura nummer?

Knappa in faktura-nr i fältet och du hittar uppgifter om personen på fakturan.

FAQ InvoiceNo SE


32 - Hur kan jag sälja produkter online?

Försäljning av produkter/varor på online bokningen

Du kan ställa in grupper till att hantera produkter i stället för kurser. På det viset kan du sälja alla "aktiviteter" under denna grupp som produkter så som badkläder, presentkort med mera.

Produktgrupp upprättat

Selection 656

Fyll i Namn (visas som överskrift på online bokning), Moms, markering i 'Produkt' och 'Web info' (detta är beskrivande text till överskriften på online bokning).

När du har upprättat en grupp till produkter (markerat 'Produkt') kan alla "Aktiviteter" under denna grupp bland annat bokas flera gånger. Detta är nödvändigt om någon önskar att köpa mer än en vara ;)

Sedan upprättar du 'aktiviteter' för varje produkt och säljer dessa online.

Selection 657

Beskrivning av ifyllda fält i ordning som markerat på bilden.

  1. Namn på produkten - Visas på online bokning
  2. Välj gruppen 'Produkt' som du upprättade tidigare
  3. Sätt start- och slutdatum (här satt till 31/12 det år produkten säljs - Året därpå upprättas en ny 'aktivitet' för samma produkt)
  4. Sätt 'Hemsida slut' för att visa produkten på online bokningen fram till detta datum
  5. 'Max antal' sättas till antalet produkter på lager så du endast säljer produkter som finns i företaget (bokningar utöver detta antal sätts på kö eller blockeras enligt dina inställningar i online bokningen)
  6. Försäljningspris inklusive moms
  7. 'Web info' visas som extra information på denna specifika produkt.

Om du önskar att notera anläggning på produkten, som till exempel om det rör sig om gympa månadskort eller liknande, registrerar du en lektion till exempel från 00:00-00:00 inklusive område på aktiviteten. Då visas anläggningen på produktkortet online.

Produktkort med och utan anläggning

33 - Hur lägger jag in information på fakturan?

Faktura-information

Sida 1 - Fakturan

På sida 1 finns all information kring betalningen.

Invoice

Sida 2 - Information om bokningen

På sida 2 infogas information om bokningen/aktiviteten. En sida (eller fler) för varje registrerad aktivitet/vara.
Översta avsnitt är standard-text.

Övriga avsnitt infogas automatisk med text från 'Faktura info' i denna ordning.

  1. Aktivitet
  2. Grupp
  3. Område
  4. Anläggning

Invoice Activity

Invoice Group

Invoice Area

Invoice Facility

Invoice2

Vi rekommenderar att i utgångsläget endast använda 'Anläggning' och 'Grupp', men självklart kan även 'Område' och 'Aktivitet' användas om nödvändigt.

'Flödet' för texten följer pilarna: Text på 'Anläggning' är med på alla aktiviteter, text på 'Grupp' är med på alla aktiviteter under gruppen och text på 'Aktivitet' är endast med på denna aktivitet.

FAQ InvoiceTextFlow ase

Formatering av text

Du kan formatera texten på fakturan genom att använda dessa HTML-koder.

<b></b>
Ger <b>Fet stil</b> på text mellan taggarna.

<br>
Radbyte<br>
där taggen sätts.

Ger mellanrum (nytt avsnitt)<br><br>

när du sätter två taggar.


34 - Hur registrerar jag lättast alla deltagare på nästa termin?

Erbjud deltagare plats på kommande termin

När det blir tid till att tänka på nästa termin finns det flera olika sätt att gå tillväga. Här beskriver vi den metod som ger överlägset bäst återanmälningsgrad: Automatisk erbjudande till alla deltagare
Notera att du måste ge dina kunder möjlighet att passivt avanmäla sig för att följa svensk lag (du kan till exempel skicka ut faktura, skicka ut en påminnelse och om denna inte heller betalas avanmäler du automatisk kunden).

Fördelar vid att erbjuda alla deltagare ny plats

  • Din återanmälningsgrad går upp. Sannolikt 10-30 procentenheter i förhållande till 'först till kvarn' anmälningar
  • Du har full kontroll över termin och deltagare på rätt nivå
  • Dina kunder slipper paniken med 'först till kvarn'
  • Det blir lättare för dina kunder. De ska bara betala och några ska kanske byta tid

Nackdelar vid att erbjuda alla deltagare ny plats

  • Du får mer administration med att planera schema och flytta deltagare

Förslag till procedur

1. Utvärdera och registrera

Utvärdera och registrera alla deltagares nivå på nästa termin via Star Tracker. Du använder främst de tre knapparna *1* *2* och *3*, men du kan med fördel även använda kvalifikationer. (Se egen FAQ för hur du använder Star Tracker.)

Evaluation 1
Klicka på 'Redigera' knappen för relevant deltagare och välj *1* för 'Flytta upp', *2* för att fortsätta på samma nivå och *3* för att avsluta

Evaluation 2
I detta fall väljer vi *1* för 'Flytta upp' och klickar på 'Spara'

Evaluation 3
Detta insätter visad text i kommentarsfältet. (Om du önskar att välja annorlunda är det bara att följa samma procedur igen - Sista valet gills.)

2a. Dra rapport 'Uppflyttningar grupp/aktivitet'

Dra rapport 'Uppflyttningar grupp/aktivitet' för varje anläggning för överblick av behov av antalet aktiviteter inom de olika grupper. Denna rapport kan även dras för hela verksamheten om ett samlat överblick önskas.

I denna rapport syns aktivitetsgruppens samlade siffror enligt markeringen: Totalt antal deltagare i alla gruppens aktiviteter = 113, 70 flyttar upp till nästa nivå, 43 stannar på samma nivå och 0 slutar.
Notera att om inte talen vid 1, 2 och 3 ger summan = totalen saknas det registrering av vissa deltagares önskemål/nivå. I det vista fallet blir 70+43+0=113 varför alla är registrerade.

Under aktivitetsgruppen står samma information för varje aktivitet.

UppflyttGrupp FAQ

2b. Dra rapport 'Uppflyttningar grupp/aktivitet/deltagara'

Dra rapport 'Uppflyttningar grupp/aktivitet/deltagara' för att gå igenom eller överblicka alla deltagare till flytt.

I översta markering på bilden finns samma information på gruppen som ovan. På samma sätt finns informationen (understryket) för alla aktiviteter.
Skillnaden är att i denna rapport finns alla deltagare där markeringen visar exakt vem som fortsätter på samma nivå, vem som flyttar upp och vem som slutar. Detta använder du när du registrerar deltagare på rätt aktivitet till nästa termin.

UppflyttGruppPerson FAQ

3. Registrera 'Röda dagar'

Det är viktigt att under 'Admin' 'Röda dagar' få lagt in alla röda dagar och övriga dagar där verksamheten är stängt innan den nya termins schema läggs in. Detta sparar dig mycket tid och korrigering av fel.

4. Lägg in nytt schema

Du kan nu antingen lägga in det nya schemat för hand eller kontakta KeepTrack Support för en automatisk kopia på nuvarande termin till den nästa. Om du önskar att KeepTrack kopierar har du följande krav (k) och valmöjligheter (m)

  • Du måste ta fram en veckas schema (måndag till söndag) från nuvarande termin där du tydligt beskriver vad du önskar kopierat och vad du inte önskar kopierat (k)
  • Det nya schemas start- och slutdatum (k)
  • Om du önskar att kopiera lektioner (krav för att kopiera område och/eller instruktör, annars valmöjlighet)
  • Om du önskar att kopiera områden (m)
  • Om du önskar att kopiera instruktörer (m)
  • Om du önskar att kopiera deltagare (m)
  • Om/när du önskar aktiviteter visade på online bokningen (m)
  • Om priset höjs eller inte och i så fall hur mycket (m)
  • Om min/max antal deltagare kopieras (m)

5. Rätta till schemat

Rätta till schemat för fel och ändringar

6. Kopiera över alla deltagare (om inte det redan är fixat under 4)

Om du inte har kopierat över alla deltagare: Gå igenom alle aktiviteter/deltagares uppflyttningar från punkt 2 och kopiera över alla deltagare till den nya terminen via 'Aktivitet' 'Registrering' 'Kopi kunder' där du kan kopiera över alla aktivitetens deltagare på en gång.

7. Kvalitetssäkra

Gå igenom och kvalitetssäkra allt

8. Skicka fakturor

Skicka ut alla fakturor via 'Administrera' 'E-faktura'

'Passiv avanmälan' enligt svensk lag

När du har skickat ut fakturor vill det finnas dem som inte har betalt på oss till handa datum. Till dessa kan du skicka ut en påminnelse och dem som i sin tur inte betalar denna avanmäler du från aktiviteten. En bra ide för win-back är att samla alla dessa avanmälda på en egen aktivitet och sedan skicka ut ett mail om att dem är avanmälda och vad dem måste göra om dem vill återanmäla sig.


35 - Hur skickar jag alla fakturor eller påminnelser via e-mail?

Fakturor styrs efter 'Förfallodatum'

Det är mycket viktigt att veta att fakturors förfallodatum styrs av just detta. Om du ska ändra förfallodatum måste du göra det på den enstaka faktura under

Procedur för massutskick av fakturor/påminnelser

  1. Gå på  
  2. Fyll i från och till förfallodatum - Datum för 'Till förfallodagen' bör ligga minst lika långt bakåt i tiden som standardtiden för er förfallodag. Detta för att undvika att påminna kunder som inte har passerad fakturans förfallodag.
  3. (Alternativt kan du använda exakt aktivitetsnr i stället)
  4. Fyll i eventuell balans (till exempel om kunder får dela upp betalningar). Fyll INTE i 0 (noll) om inte du även vill ha med alla utan skuld (detta kan användas om du vill skicka ut alla fakturor inklusive de utan skulder).
  5. Markera påminnelseavgift om det behövs
  6. Välj bifogad fil
  7. Fyll i ämnesrad om du inte använder standardraden
  8. Fyll i mail text om inte du använder standardtext
  9. Klicka på 'Visa mottagare'
  10. Kolla igenom listan och klicka bort markeringen på de som inte skall ha påminnelse.
  11. När allt är klart klickar du på 'Skicka e-mail fakturor' och klickar på 'OK'

Notera att fältet 'Betalningsfrist (dagar):' inte är aktivt och därmed inte kan användas.


36 - Hur skickar jag e-mail faktura/påminnelse till en kund?

  • Kolla att betalaren har registrerat e-mail adress och är bockat av i "E-mail faktura".
  • Under "Registrering" hittar du raden med den faktura du önskar att skicka.
  • Klicka på skrivare ikonen.
  • Skriv evt text i kommentarfältet (denna text visas överst i mailet till kunden och kan användas till personligt besked eller annat).
  • Klicka evt på "Ladda hem exempel" och kolla om du är nöjd.
  • Klicka på "Skicka faktura".

PersonSkickaFaktura


37 - Hur skickar jag vanlig e-mail med eller utan bifogad fil?

När du skickar e-mail från KeepTrack kan du antingen skicka till en person eller många på samma gång.

Du hittar tjänsten via 'Administrera' 'E-mail' eller direkt under 'Person' eller 'Aktivitet'.

admEMAIL se1

I den första "boxen" så har du möjligheten att skicka mail till dina anställda.

admEMAIL se2

I den andra "boxen" har du möjligheten att skicka mail till specifika personer vald ut på Person-ID eller registreringsdatum.

admEMAIL se3

I den tredje "boxen" har du möjligheten att skicka mail till kunder i speciella aktiviteter. Du kan specificera på start/slut datum.

admEMAIL se4

I den fjärde "boxen" har du möjligheten att välja ut ifrån specifika områden.

admEMAIL se5

I den femte "boxen" har du möjligheten att begränsa dina e-mail till betalare (förvald), deltagare eller kontakter. Du kan dessutom välja om du vill skicka till alla oavsett om de finns på aktivitet eller inte eller begränsa utskicket till deltagare ('Registrerat') eller personer på kö. Slutligen kan du välja att skicka till enbart de personer som är noterat 'Till nyhetsbrev'.

admEMAIL se6

I den sjätte och sista "boxen" skriver du din e-mail och bifogar en fil vid behov.

När du klickar på 'Visa mottagare' får du fram en lista där du kan plocka bort mottagare som du önskar innan du skickar mailet.

Notera att du kan sätta in koder (visad under text boxen) som till exempel "Hej $first_name$" vilket sätter in kundens förnamn och blir till "Hej Peter" och så vidare för alla enstaka mails. Du kan därmed göra massutskick mer personliga.


38 - Hur visar jag aktiviteter på online bokning?

När du vill visa aktiviteter på din online bokning går du först till fliken Aktivitet button

Fyll i följande:

Online Bokning
  • Som minimum måste du fylla i 'Hemsida slut' - Detta öppnar visningen på din online bokning, men styr även när aktiviteten tas bort igen. Vill du använda kursens slutdatum klickar du på länken 'Använd aktivitet slutdatum'.
  • Önskar du att aktiviteten dyker upp på din online bokning senare än dags datum lägger du in detta datum i 'Hemsida start'.
  • ('Timetable' har inget med visningen i schemat på din online bokning att göra - När den är bockat av visas aktiviteten på timetable och i kunders 'My Bookings' enligt egen FAQ.)

Om inget är ifylld visas aktiviteten inte på din online bokning. Du måste som minimum ifylla 'Hemsida slut'.


39 - Kan jag hantera påminnelseavgifter i KeepTrack?

Ja, det kan du.

Under 'Person' kan du manuellt ställa in en avgift för en viss påminnelse/faktura.

Och/eller du kan meddela KeepTrack support om summan på er standardavgift, varefter vi registrerar den i er databas. Så kan du skicka alla påminnelser med påminnelseavgift via 'Rapport' 'Finans' 'Faktura/Påminnelse' där du väljer 'Lägg till påminnelseavgift'.


40 - Retur - en kund har betalat för mycket eller ska ha pengar tillbaka. Hur gör jag?

När du måste registrera en retur/återbetalning på grund av att kunden har betalat för mycket, inte fick en rabatt han hade rätt till eller liknande, följer du FAQ 'Hur registrerar jag när en kund har betalt?'. Men i stället anger du negativt värde med ett minustecken framför beloppet (dvs. "-219,50"). Detta kommer att registreras på fakturan som vanligt fast som negativt belopp.


41 - Vad är administrativa grupper?

Användning av administrativa grupper till personalen

Du kan ställa in grupper till att vara 'administrative'. Då menas att aktiviteter i denna grupp inte kommer att synas i 'Hitta Aktivitet' under person. Man kan då inte anmäla kunder på aktiviteter i denna gruppen. 'Administrativa' aktiviteter kan till exempel användas till schema för kontorspersonal och dylikt.

'Administrative'-fältet inte ifylld

adminknapp1 seFAQ

Du ser att 'Administrative'-fältet inte är ifylld; här till vänster markerat med en pil.

adminknapp3 seFAQ

När 'Administrative'-fältet inte är ifylld som visat ovan så vill aktiviteter visas som normalt i 'Hitta Aktivitet'.

'Administrative'-fältet ifylld

adminknap1 dkFAQ

Här ser du 'Administrative'-fältet ifylld; visat till vänster markerat med en pil.

adminknapp4 seFAQ

När 'Administrative'-fältet är ifylld som visat ovan visas kursen inte i 'Hitta Aktivitet'.


42 - Vad händer om jag har fel e-mail adress till kunden?

  • Du får som vid vanliga e-mails ett felmeddelande retur till den adress företaget har registrerat som avsändare.
  • Om du har den nya/korrekta e-mail adress lägger du in denna på personen och skickar fakturan/e-mailen igen.
  • Om du inte har en ny adress kan du under personen plocka bort markeringen i "E-post faktura" och skicka med brev istället.

43 - Var hittar jag företagsstatistik?

Det finns en del data du kan använda till strategiskt arbete i din verksamhet.

1) Admin-Nyckeltal

  • Antalet nya medlemmar (personer) i perioden
  • Antalet nya registreringar (bokningar på aktivitet) i perioden
  • Aktiva medlemmar på dagen 12 månader bakåt och 3 månader framåt
  • Balans - Kunders skulder

2) Rapporter-Standard

  • 'Gruppöversikt och statistik, detaljerat' hittar du verksamhetens eller anläggningens totala registreringar och platser (visar hur bra ni nyttjar anläggningar/områden)

3) Rapporter-Finans

  • 'Aktiviteters likvida omsättning' hittar du den likvida omsättningen för verksamheten totalt och för varje anläggning
  • 'Anmälan/Avanmälan' visar hur deltagare har bokat sig ('Auto' och 'Online' är automatisk/själv och övriga, inkl. ingen orsak noterat, är de registreringar ni har gjort manuellt via kund-service eller front-desk)
  • 'Närvaro' visar närvarostatistik på verksamhets- och gruppnivå

4) Rapporter-HR

  • 'Instruktör Typ Timmar' visar hur er instruktörer är fördelade enligt 'Fast', 'Sjuk' med mera. Där har ni överblick över till exempel sjukdom och övrig frånvaro.
  • 'Återanmälningar' visar återanmälningar från ena perioden till den andra för verksamheten totalt, för anläggningar och för instruktörer. Det rekommenderas att använda 12 månaders perioder

Annars kan vi rekommendera denna bok på Amazon där det finns exempel på tal man kan ta fram och använda till verksamhetsutveckling.


44 - Användaren loggas ut?

Användaren loggas automatiskt ut av säkerhetsskäl!

Om användaren efter inloggning är inaktiv i mer än ca. 15 minuter i databasen loggas man automatiskt ut och får en ruta där man ombeds att logga in på nytt. Loggar man in med samma användarnamn och lösenord som tidigare kommer man tillbaka till senast använda sida och kan återuppta arbetet därifrån.


45 - Felmeddelande när jag lägger in ny person/mobil/e-mail?

Fel mobilnr

Om du får detta felmeddelande är det för att du har försökt att inlägga/ändra en person med samma uppgifter som redan finns på en befintlig person. Detta gäller e-mail, mobilnr och personnr. (Du kan därför fortfarande hitta eller inlägga dubbla personer om dessa uppgifter inte finns med!)
Detta styr även dina användares inloggning på din online bokning.

Blockeringen av dubbla poster med samma mobilnr, personnr eller e-mail är satt för att undvika att samma person/familj finns flera gånger i din databas!


46 - Förklaring av färger under person - registrering?

Färgmarkering av aktiviteter

forklarfarger1 seFAQ

Färgkoder

forklarfarger2 seFAQ

Röd bakgrund = avslutad aktiviet
Grön bakgrund = pågående aktivitet
Ingen (grå) bakgrund = kommande aktivitet
Endast trusted- och admin-konto kan ändra i avslutade (röda) aktiviteter!

Kolla schemat

forklarfarger3 seFAQ

Om du endast har behov av att kolla schemat hittar du det på knappen 'Schema' visat här. Schemat öppnar i en ny flik som du kan hålla öppen.

Enkelt att byta en kölista till en plats

forklarfarger4 seFAQ

När du registrerar en person på en aktivitet kan du antingen fylla i datum med 'now' eller via kalendern. Datumet hoppar själv över till 'Kölista datum' ifall det inte finns plats på aktiviteten. Om du vill byta en medlem från kölista till aktiviteten (eller tvärt om) klickar du på ikonen med pilarna och datumet byts.

Som det visas här har vi tydliggjort kölistan med datum i röd text


47 - Hur ändrar jag kontaktinformationen på en familj?

Här visar vi hur du ändrar kontaktinformationen (adress, post nr, telefon och e-mail) på en familj under person button

deltagarinfo seFAQ

Inne på deltagaren (barnet) ser du rutorna markerade med pilar är blåa. Blå färg betyder att det inte går att göra ändringar. För att ändra informationen måste du in på betalaren, där rutorna ändras till vit, enligt nedan.

deltagare info betal seFAQ

När rutorna är vita kan man ändra i informationen. Genom att ändra informationen hos betalaren, så följer informationen med till anslutna personer (barnet).


48 - Hur använder jag sökfunktionen/hitta en person?

Sökfunktionen är mer eller mindre global och finns under person button, Aktivitetknap dkFAW, efterlogin2 dkFAQ(och några andra ställen var du sällan använder dig av funktionen)Du söker genom att trycka på sokknapp seFAQ som finns i menyn till vänster under tex.Person button. Nu kan du söka i alla rutorna, kombinera flera rutor eller genom att bara söka i en. Du söker i den blåa linjen med F button (Find) knappen som vist nedan.

sokfunkt1 seFAQ

Tips!
Du kan söka efter hela ord eller enstaka tecken osv. Men försök att undvika att söka utan att fylla i något (det betyder, 'visa mig allt/alla') eller breda sökningar. Det kommer resultera i att du får en lista på alla personer i databasen. Det är en hel del! Du får en varning från KeepTrack när du får mer än 100 resultat.

Exempel: Sök efter 'Johan'

Du kan söka efter nästan all data som mobilnummer, e-mail, adress, namn osv under sina respektive kategorier. I detta exempel kommer vi att göra en sökning på namn.

Som berättat ovan så använder du dig av den blåa linjen när du söker. Knappa in hela namnet eller delar av det. Vi har fyllt i 'Johan' i förnamnsrutan.

sokfunkt2 seFAQ

Tryck 'Enter' på ditt tangentbord eller klicka F button med musen för att visa resultaten.

sokfunkt3 seFAQ

Markera den relevanta linjen (i detta tillfället 'Carl Johan') genom att klicka var som helst på 'hans' linje för att få fram den mörkblåa ramen

sokfunkt4 seFAQ

Klicka på  formularknapp seFAQ för att öppna personsidan med Carl Johan i fokus.


Genväg för att hitta en person (eller en aktivitet)

Shortcut Find Person

Klicka med musen på knappen och du kan skriva in kundens nummer direkt i den öppna rutan. Tryck 'Enter' på ditt tangentbord och du får personen i fokus.


49 - Hur avanmälar jag en person från en aktivitet?

Att avanmäla en person från en befintlig aktivitet gör du under fliken person button 

Hitta först personen och sedan avanmäler du enligt din verksamhets procedurer.

  • (Du kan radera registreringen - Notera att detta raderar faktura och allt och kan endast genomföras av konton 'Trust' och 'Admin' - Vi rekommenderar inte detta.)
  • Bästa sättet: Du byter registreringen till en särskilt aktivitet 'Avanmäld...'. På det vis vill faktura, betalningar och statistik/historik finnas kvar.
  • Byt till kölista om inte det görs automatiskt.
  • Ändra priset om kunden är skyldig ett belopp (priset sättas automatiskt till noll när registrering flyttas till kö).
  • Notera gärna i kommentarsfält vad du har gjort.

avanmal person


50 - Hur byter jag aktivitet på en kund?

Du har en kund, som redan är registrerad på en aktivitet, men önskar att byta till en ny aktivitet.

Gå till Person button och hitta personen. Var säker på att du är i registreringknapp dkFAQ som i exemplet nedan.

BytaAktivitet1

Klicka på det markerade ikonet Arrow to open find course för att få upp 'Hitta Aktivitet'

BytaAktivitet2

Detta får upp 'Hitta Aktivitet' fönstret, där du hittar den nya aktiviteten. Klicka på den nya aktiviteten för att 'få tillbaka' den till huvudfönstret igen.

BytaAktivitet3

Det nya priset sätts automatisk och all befintlig information finns kvar. Vi rekommenderar att du skriver en kommentar i 'Kommentarer' om orsak till ändring.

BytaAktivitet4

När du utfyllt all relevant information trycker du 'Enter' eller klickar utanför den mörkblåa markeringen.

BytaAktivitet5

Personen har nu bytt till den nya aktiviteten och eventuella betalningar, rabatt och annat som var registrerade på den gamla aktiviteten finns fortfarande kvar.

Skicka ny kallelse/faktura.

BytaAktivitet6


51 - Hur byter jag instruktör på en aktivitet?

Att byta instruktör på en befintlig aktivitet gör du under fliken Aktivitet button :

  • Gå in på den aktivitet det rör sig om.
  • Gå in under Instruktör knapp i nedersta del av skärmen.
  • I listan över instruktör(er) klickar du på aktuell rad och instruktör och väljer en annan.
  • Byt eventuellt även "Instruktör typ".
  • När du klickar på nästa rad (eller utanför raden) sparas den rad du har ändrat.
  • Gör samma sak på alla rader du önskar byta.
  • Nu finns instruktören med i scheman, närvarolistor och allt.

52 - Hur fungerar åldersbegränsningen?

Åldersbegränsningen är frivillig. När den är tom, eller 'Ålder flexibel' är ifyllt, kontrolleras åldern inte.

Om 'Ålder flexibel' är ifyllt under 'Aktivitet' kan du manuellt registrera personer på denna aktivitet även om de inte möter kraven till ålder. Samtidigt har du kvar ålderskravet på online bokning eftersom 'Ålder flexibel' under 'Aktivitet' inte kontrolleras i samband med online bokning. Om du fyller i 'Ålder flexibel' under 'Grupp' vill det inte finnas ålderskrav vara sig på manuella eller online bokningar för samtliga aktiviteter under denna grupp.

  • Åldern kontrolleras först under 'Aktivitet' och om det finns en ålder kan man endast boka inom denna (oavsett vad som är noterat under 'Grupp'). Om ingen ålder finns under 'Aktivitet' kontrolleras åldern under 'Grupp' och om det finns en ålder här kan du endast boka inom denna.
  • Det är deltagarens ålder vid datum för kursstart som räknas.
  • Om du har satt åldersgräns måste deltagaren ha ifyllt födelsedatum.
  • Du kan alltid ändra åldersbegränsningen i efterhand.
Group Age Limit

I exemplet på bilden måste deltagaren vara minimum exakt 15 år 0 mån 0 dagar på startdatum för alla aktiviteter i gruppen 'Salza' och får inte vara över exakt 100 år 0 mån 0 dagar på aktiviteters startdatum.


53 - Hur fungerar närvaro på iPad/tablet? (Old version)

Du bör använda Star Tracker i stället för denna version! Om du hanterar återanmälningar via denna version måste du fortsätta med detta tills vidare.

På adressen https://keeptrack.dk/attendance/[databasnamn]/ (byt ut [databasnamn] mot namnet på din databas) hittar du login till att registrera närvaro av dina deltagare. I detta verktyg hittar du information om deltagarna och du kan hantera närvaro och kvalifikationer i samband med en specifik aktivitet.

Attendance login

Login-sidan är din säkerhet. Endast auktoriserade användare kan få tillgång till informationen. Knappa in din PIN-kod och klicka på 'OK'.

Attendance area

Välj relevant anläggning och område (området är frivilligt) och klicka på 'OK'.

Attendance activity

Välj relevant aktivitet och klicka på 'OK'. 'Tilbaka'- knappen tar dig tilbaka så at du kan välja annat område/anläggning. Datorn föreslår automatisk närmsta lektion enligt datum och tid.

Attendance participants

Detta är huvudsidan som visar alla deltagare i den valda aktivitet och en massa nyttig information.

  • Överst kan du enkelt hoppa fram och tillbaka mellan dom närliggande lektionerna.
  • Under knapparna visas informationen för den aktuella lektionen.
  • Fyrkanterna till vänster er 'levande' och det är här du bockar av närvaro på dina deltagare för denna specifika lektion.
  • Deltagarnamnen visar dig flera saker:
    • De översta namnen är deltagarna.
    • Namn i blå text innebär att deltagaren inte har fått en system-kommentar i KeepTrack än.
    • Namn i grön text anger att deltagaren har fått en system-kommentar i KeepTrack (kommentarer används huvudsakligen till hantering av kommande kursomgång).
    • Namnen längst ner (om någon) i grå text och markerad med '(V)' innebär att personen står på kölistan för denna aktivitet.
    • (Framför varje namn finns det en interaktiv ruta var du bockar av för närvaro på den specifika lektionen.)
    • Efter varje namn anges personens ålder vid starten av aktiviteten (om födelsedagsdatum har angetts), det utgående saldot om det finns en skuld på denna aktivitet och betalarens mobilnr.
    • Till höger hittar du närvaro för tidigare lektioner på denna aktivitet. Om det finns många visas enbart senaste tio lektioner.
    • NewParticipant framför deltagarens namn innebär att deltagaren inte har registrerat närvaro på denna aktivitet än (sanolikt en ny deltagare).
    • Considerations framför deltagarens namn innebär att deltagaren har notering i 'Särskilda hänsyn' (logga in i KeepTrack för att läsa noteringen).
    • NextTerm framför deltagarens namn innebär att deltagaren är anmäld på en framtida aktivitet (nästa termin/kursomgång).
Attendance participants skills

Denna sida får du fram när du klickar på deltagarens namn och den visar enskilda deltagares information. Om du klickar på en av knapparna (här visat med "*1* Remark 1" och så vidare) sätter du in denna text som kommentar i personens korrespondens (som även visas överst under deltagarnamnet).
Om du har inlagt kvalifikationer på grupp-nivå kan du även hantera dessa här.


54 - Hur fungerar registrering av planerat frånvaro?

Om du önskar att registrera deltagares planerade frånvaro (sjukdom, semester oa) på aktiviteter kan du göra detta i KeepTrack om du är 'Admin' eller 'Trusted'. Detta är användbart till statistik, ta-igen lektioner eller annan nyttjande av lediga platser på lektioner.

Notera att du enbart kan registrera planerat frånvaro om du har behörigheter till detta.

Registrering av planerat frånvaro

attendancePlanned01

Som vanligt tillgår du 'Närvaro' via antingen 'Person' eller 'Aktivitet' under menyn 'Registrering' och 'Närvaro'.
Du kan nu klicka och välja X för planerat frånvaro, V för närvaro (registreras vanligtvis via tablet/iPad) eller tomt för "ingenting". Notera att när du klickar i 'X' låser du närvaro i tablet/iPad (här visat med röd markering).

Hantering i tablet/iPad

attendancePlanned02

Kund nr 22018 i exemplet vill nu synas som 'planerat frånvaro' i närvaro-registreringen på personalens smartphones/tablets (här visat med röd markering).

Notera att du inte kan ändra denne registrering här iom den är låst. (Om du upplever att en kund har planerat frånvaro och i alla fall dyker upp kan du antingen logga in i KeepTrack och ändra (om du har behörigheter) eller kontakta din kundservice/administration och be dem ändra.)

Du markerar 'vanlig' närvaro/frånvaro genom att klicka och bocka av eller på (enligt egen FAQ).


55 - Hur hanterar jag avanmälningar och återbetalning?

Om du har en kund som avanmäler sig en aktivitet, men redan har betalat och därför måste ha ett belopp i retur rekommenderar vi följande tillvägagångssätt:

  • Byt aktiviteten i fråga till en aktivitet du har gjort för avanmälda, med pris = noll kronor. (På det vis finns platsen också ledig till annan deltagare.)
  • När du har bytt kursen står betalning kvar på kunden, men priset är 0 (noll) och kunden finns nu med på 'Rapport' 'Finans' 'Kreditorer'
  • När beloppet har återbetalats registrerar du en ny betalning på kunden, fast med minus framför (till exempel: -1.000,00)
  • Nu är den samlade betalning (eller skuld) noll kronor och kunden kommer inte med på vara sig 'Debitor' eller 'Kreditor' rapporten.

56 - Hur kollar jag schemat på min mobil?

Om du önskar att kolla verksamhetens schema på en specifik dag kan du göra detta via din mobil eller PC.

phone

Hitta schemat

Gå in på adressen https://keeptrack.dk/timetable-datepicker/[databas]/[anläggning]
där [databas]=namnet på din databas ('keeptrack' i exempel nedan)
och [anläggning]=numret på den anläggning du önskar schemat på ('1' i exempel nedan)
till exempel https://keeptrack.dk/timetable-datepicker/keeptrack/1

Vi rekommenderar en egen adress

Vi rekommenderar att verksamheten på sin server upprättar URL-forward för den eller de anläggningar som används mest (som till exempel http://simhallen.simskolan.se pekar vidare till https://keeptrack.dk/timetable-datepicker/simskolan/1) vilket gör det avsevärd lättare att komma ihåg adressen.
Alternativt kan du upprätta bokmärken för den eller de adresser som behövs eller använda en tjänst som bit.ly


57 - Hur lägger jag in ett nytt postnummer?

Alla användare kan genomföra detta

Alla användare, förutom 'guest', kan inlägga nya postnummer och ort direkt under person button

1) Knappa in postnummer

FAQ Postnr00 SE

När du har knappat in de tre första siffror av postnumret börjar systemet att visa existerande träffar. Om postnumret redan finns väljer du detta.
Om postnumret inte finns får du inga träffar och kan antingen klicka 'Enter' på tangentbordet eller systemet vill själv gå vidare till nästa steg nedan när du klickar 'OK', byter ruta eller annat.

2) Knappa in hela postnumret

FAQ Postnr01 SE

Knappa in hela postnumret i rätt fält.

3) Knappa in ort

FAQ Postnr02 SE

Gör samma sak med ort. Systemet söker på befintliga orter och om inga träff hittas kan du knappa in en ny ort.
Du måste som minimum knappa in postnummer och ort. Region och land kan du lägga in om du önskar.

4) Klicka på 'Fortsätt'

FAQ Postnr03 SE

När du har knappat in all information du önskar klickar du på knappen 'Fortsätt'.

5) Nu är postnummer registrerat

FAQ Postnr04 SE

Nu är det nya postnummer registrerat och du kan fortsätta dina övriga uppgifter.


58 - Hur lägger jag lättast in betalare eller kontakt på en person?

Hitta betalare

Om du vill lägga till 'Betalare' eller 'Kontakt' till en Person är det lättast att skriva in namnet i respektive fält. Efter några enstaka bokstäver börjar systemet att visa förslag. Fortsätt skriva till du får fram rätt person och välj med musen eller tangentbord.

(Du kan även skriva in Person-ID (personens nummer i KT - om du kan detta 'utantill') och klicka 'Enter'.)

För att säkerställa att du hittar rätt person även om det finns fler med samma namn visas även det unika PersonID.
Du kan även hitta betalaren om du klickar på sök-ikonen bredvid fältet.


59 - Hur lägger jag till en extra instruktör till befintlig aktivitet?

Att lägga till en extra instruktör på en befintlig aktivitet eller en befintlig lektion gör du under fliken Aktivitet button :

  • Gå in på den aktivitet det rör sig om.
  • Gå in på instruktor knapp

Lägg till extra instruktör på alla lektioner

  • Använd knappan 'Lägg till alla' om du vill ha in extra instruktör på alla befintliga lektioner
  • Upprepa detta för alla ytterligare instruktörer

Lägg till extra instruktör på enstaka lektioner

  • Använd den tomma raden och välj specifik lektion och extra instruktör till denna lektion
  • Upprepa detta för alla ytterligare lektioner

UserAddInstructor SE


60 - Hur lägger jag till en extra lektion till befintlig aktivitet?

Att lägga till en extra lektion på en befintlig aktivitet gör du under fliken Aktivitet button :

  • Gå in på den aktivitet det rör sig om.
  • Om lektionen ligger innan befintlig startdatum eller efter befintlig slutdatum, utökar du perioden till det nya start-/slutdatumet (ändra datumet i "Startdatum"/"Slutdatum" och klicka 'Enter').
  • I nedersta del av bilden under "Lektion" skriver du in (eller kopiera-klistra in från befintlig rad) den nya lektionens datum och start- och sluttid i raden "New" och klicka sedan utanför den blå markering eller tryck 'Enter'.
    New Lesson
  • Upprepa detta för eventuella ytterligare lektioner.
  • Byt till 'Område' istället för "Lektion". Välj den nya lektionstid och ett område i översta raden och tryck "Enter" eller utanför blå markering.
    New Lesson Area
  • Byt till 'Instruktör' och gör samma sak som under 'Område'.
    New Lesson Instructor
  • Nu finns lektionen med i scheman, närvarolistor och allt.

I bland kan det vara snabbare att 'Radera allt' under 'Lektionstid' och sedan använda 'Intervall' till att lägga in allt igen. (Deltagare och annan information påverkas inte av detta.)


61 - Hur raderar jag min browsers cache/historik?

Din browser/webbläsare sparar historik i en cache

I bland måste du radera din webbläsares cache/historik för att undvika 'konstigt beteende' i KeepTrack och andra webb-apps. Detta kan förekomma efter uppdateringar eller annat. (Om de visade tangentkombinationer inte fungerar för dig; kolla då gärna länkarna nederst på sidan.)

Radera cache i MS Windows

Öppna din webbläsare, logga in i KeepTrack och tryck samtidigt på Ctrl+Shift+Delete på ditt tangentbord

Radera cache i Apple/Mac

Öppna din webbläsare, logga in i KeepTrack och tryck samtidigt på Apple+r eller command+r på ditt tangentbord

Radera cache i Linux/Ubuntu

Öppna din webbläsare, logga in i KeepTrack och tryck på Ctrl+Shift+R på ditt tangentbord

Eller du kan använda menyn i din webbläsare

Välj att radera cache

CacheChrome

Här visas Google Chrome's meny.
Välj att radera cache och klicka vidare - Klart!

Välj att radera cache

CacheFirefox

Här visas menyn i Firefox.
Välj att radera cache och klicka vidare - Klart!

Resurser på Internet

Vill du veta mer kan du söka på google eller gå in på http://www.refreshyourcache.com/en/cache/ eller http://www.wikihow.com/Clear-Your-Browser's-Cache


62 - Hur registrerar jag en kund på en aktivitet?

  • Först sök upp deltagaren under Person button antingen genom kund-id eller genom att söka.
  • Näst under registreringknapp dkFAQ fyll i raden som visat nedan.

registreraaktivi seFAQ

  • 'Kund', betalare' och 'Reg. datum' (registreringen) är på förhand ifyllt
  • Välj aktivitet genom att klicka på Search till höger om 'Aktivitet', då öppnar 'Hitta aktivitet'. Hitta och klicka på den aktivitet du önskar. KeepTrack fyller automatisk i 'Pris', 'Reg. Datum' och 'Aktivitet'
  • Fyll i dom önskade områdena 'reg. via' 'rabatt belopp' (drar av summan från totalpriset), 'rabatt %' (drar av procentandel från totalpriset), 'påminnelseavgift' (lägger till summan på det samlade priset)
  • Tryck 'Enter' på tangentbordet eller klicka utanför den mörkblåa ramen för att uppdatera registreringen.
  • Skicka faktura genom att klicka på Faktura
  • NOTERA: Om aktiviteten är full så ändrar 'Reg. Datum' automatisk till 'Kölista datum', och personen är inte registrerad till denna aktivitet.

Kom ihåg att få betalt!

På raden som innehåller den nya registreringen klickar du antingen på Print button för att skicka e-mail eller pappersfaktura till kunden. (NOTERA: Om du väljer att låta kunden betala kontant eller med kreditkort som inte är registrerat i KeepTrack är du tvungen att manuellt registrera att kunden har betalat, under betalningknapp seFAQ för att undgå felaktig fakturering till kunden.

Eller så klickar du PayPal button till point-of-sale via PayPal där kunden själv knappar in sin kortinformation. Via PayPal skickas kvittot automatiskt till kunden (och betalningen registreras automatiskt i KeepTrack under 'betalning').


63 - Hur registrerar jag en ny grupp?

Gå in på Grupp knapp

Grupp

Klicka på Ny knapp eller Kopiera knapp

Knappa in information:

  • "Nr." fyllas i per automatik - Kan inte ändras.
  • "Aktivitetsgrupp" är namnet på gruppen - Måste fyllas i.
  • "Färg" skrivas i om ni använder till exempel grafisk veckoschema - HTML färger som text (aqua, blue, fuchsia, gray, green, lime, maroon, navy, olive, orange, purple, silver, teal, white, yellow osv).
  • "Kommentarer" visas på online bokning efter namnet. Användas till beskrivning av gruppen för er användare.
  • "Ålder fleksibel" bryter kravet om ålder (om ifylld). Vi rekommenderar att du INTE använder denna.
  • "Min. ålder" styr anmälning av medlemmar på alla aktiviteter under denna kurs. Personer måste ha minimum denna ålder (tom=inget krav).
  • "Max. ålder" styr anmälning av medlemmar på alla aktiviteter under denna kurs. Personer får inte vara äldra än denna ålder (tom=inget krav).

Klicka på OK knapp (eller 'Ångra' om inte du vill spara gruppen).


64 - Hur registrerar jag en ny kund?

nykund seFAQ

Gå till Person button som vist ovan.

Om du registrerar en vuxen (betalaren) och ett barn, så börjar du med betalaren (vuxen). På det sättet sparar du några musklick.

  • klicka på ny dkFAQ
  • För in alla relevanta uppgifter för betalning ('medlemsdatum' är redan ifylld med "now" och kommer därför att registreras med dagens datum).
  • Om du använder online-registrering och/eller kvitton via e-post, fyll i en giltig e-postadress och markera 'e-faktura'!
  • När du har fyllt i allt, klicka  ok dkFAQ (Eller tryck på "Enter" på tangentbordet) för att spara uppgifterna.

Om denna person (betalaren) också är deltagaren (dvs. vuxna aktiviteter), kommer du gå direkt till "Hur anmäler jag en kund för en aktivitet?" I FAQ - Användare. Om deltagaren är ett barn, så läser du vidare.

  • För att registrera barnet klickar du på Kopiera Knapp Om du har betalaren i fokus (om inte så klicka ny dkFAQ ).
  • Fyll i alla relevanta data för barnet. Du måste ha ett giltigt födelsedatum för att registrera barnet i aktiviteter med åldersgränser!
  • Du behöver inte fylla i adress, e-post, telefon och liknande, som redan har registrerats på betalaren.
  • I "Betalare" fyller du i betalarens ID, eller så kan du helt enkelt börja skriva namnet på betalaren för att hitta honom/henne. Du kan även klicka på Search button och göra en full sökning.
  • Om du behöver koppla barnet till en extra person kan du fylla i "Kontakt"-fältet med den personens ID eller namn.
  • När du har slutfört allt, klicka ok dkFAQ (Eller tryck på "Enter" på tangentbordet) för att spara uppgifterna.

Nästa steg är att registrera deltagaren för en aktivitet.


65 - Hur registrerar jag när en kund har betalt?

Gå till Person button

I vänster menyn gå till betalningknapp seFAQ

Klicka på drop-down menyn under 'Reg. nr.' i 'New' raden som visat nedan.

registrerabetalning seFAQ

  • Välj den korrekta fakturan genom att klicka på den (vanligtvis den med utestående balans)
  • Fyll i som minst 'Inbetal.datum' (fyll i 'now' för dagens datum) och 'Belopp' på samma rad och tryck 'Enter' på ditt tangentbord eller klicka utanför det mörkblå område. (Du kan även sätta in en kommentar om den specifika betalningen innan du trycker 'Enter')
  • Betalningen är nu registrerad.

Det slutgiltiga resultatet när betalningen är gjord. Notera: Du kan registrera vilken summa som helst, även negativa belopp (återbetalningar) eller fler summor/rader på samma faktura (del-/dubbelbetalningar).

registrerabetalning2 usFAQ


66 - Hur sammanfogar jag personer som är registrerat två gånger?

Sammanfoga personer

Hitta den av personerna du önskar kvar och gå igenom data för fel.

Sammanfoga01

Hitta den av personerna du önskar att sammanfoga inn i personen ovan; och klicka på 'Sammanfoga'.

Sammanfoga02

Sammanfoga3

Hitta personen

Sök på antingen personens namn eller klistra in numret direkt
Klicka på önskad person (här markerat på blå linje)

Klicka på knappen 'Fortsätt' och gå till nästa steg

Sammanfoga5

Är du säker?

I exempel på bilden sammanfogas numren 19771 och 19773 - 19771 raderas och all information kommer att finnas i 19773.

Varning!
Var helt säker på att detta är vad du önskar innan du klickar 'Fortsätt'
Du kan nu inte längre ångra!

Sammanfogning genomfört

Sammanfogningen är nu genomfört och all data finns nu på den person som dyker upp när du klickar 'OK'. Som du ser finns även alla anslutna personer och alla aktiviteter med.

Notera!

  • Enbart konton 'admin', 'trust' och 'HR' har tillgång till sammanfogning av personer.
  • Medarbetar-data tas med på samma villkor som all annan data.
  • Om båda personer är registrerat på samme aktivitet får du ett felmeddelande.
  • Om båda personer är registrerat med samme kvalifikation får du ett felmeddelande.
  • I utgångsläget rekommenderar vi att 'börja på' den äldsta av personerna (den med lägst medlemsnr.) och sammanfoga till den yngsta.
  • Den raderade personens medlemsnr. är nu noterat i kommentarfältet - Detta är användbart, om personen till exempel betalar in pengar på det gamla medlemsnr.
  • Osäker? Fråga din administratör eller kontakta support

67 - Hur sätter/ändrar jag ålderskravet för en aktivitet eller grupp?

Du kan begränsa åtkomsten till aktiviteter genom att ändra den lägsta/högsta ålder som du hittar under Aktivitetknap dkFAW eller Grupp Knapp

Vi rekommenderar, at du använder inställningarna under Grupp Knapp då detta påverkar alla aktiviteter under denna grupp, vilket betyder att du endast sätter detta en gång. Du kan därefter justera dom enstaka aktiviteter direkt efter behov under Aktivitetknap dkFAW

Proceduren är den samma för grupp och aktivitet.

alderbegrans1 seFaq

Fyll i antingen 'Min.' eller 'Max.' eller både och. Kom ihåg att det kan vara en bra idé att med viss grad vara flexibel för att inte blockera kunder som har 'nästan' rätt ålder.

alderbegrans2 seFaq


Om du har behov av att göra ett undantag på en specifik aktivitet rekommenderar vi att du inte ändrar ålder under Aktivitetknap dkFAW men istället bockar i 'Ålder fleksibel'. På det sättet kan du ange deltagarna manuellt utan att ta hänsyn till åldern. NOTERA: Att du ändrar inte ålderskraven på din online bokning när du bockar av 'Ålder fleksibel'.

alderbegrans3 seFaq


68 - Hur ser jag en lista över dagens aktiviteter i kronologisk ordning?

1) Via 'Person' 'Hitta aktivitet'

Gå till person button (det spelar ingen roll vilken person du har i fokus)

Klicka på ButtonSchema
Du har nu en översikt över alla pågående och framtida aktiviteter.

Sortera aktiviterna efter tidsplanen genom att klicka på 'Schema' (detta ger dig tidsplanen i alfabetisk ordning).
Rulla ner till den dag du letade efter.

kronologisk5 seFAQ

2) Via 'Rapport' 'Schema' 'Schema. Anläggningar.'

Gå till rapporterknap dkFAQ välj 'Schema' i vänstermenyn och rapporten 'Schema. Anläggningar'.

Välj med dagens datum via kalendern i båda 'Min datum.' och 'Max datum.'. I fältet 'Anläggning' skriver du hela eller dela av anläggningsnamnet. Tomt fält ger alla anläggningar.

Klicka på 'PDF-rapport' och öppna filen som laddas ner.


69 - Hur skapar jag en ny aktivitet?

Gå til Aktivitet button.
klicka på Kopiera Knapp om du önskar en aktivitet som motsvarar den du har i fokus (det är det absolut lättaste sättet att göra det på, om du har lika information, namn och/eller startdatum).
Annars klickar du på ny dkFAQ och knappar in information i relevanta fält.

skapaaktivitet1 seFAQ
  • Nr. : Fylls i av KeepTrack
  • Aktivitet: Fyll i namnet för aktiviteten.
  • Aktivitetsgrupp: Välj den grupp denna aktivitet hör till.
  • Startdatum: Välj aktivitetens första dag via kalendern.
  • Slutdatum: Välj aktivitetens sista dag via kalendern
  • Info datum: Normalt tomt. Kan användas till planering av informationsmöten eller liknande.
  • Flexsibel: Normalt tomt. Om det är bockat för så kan åldersgränsen kringgås.
  • Min. antal.: Blockerar inte något. Används till att ange det minsta tillåtna antalet deltagare.
  • Max. antal.: Blockerar varje registrering över detta antal. Hur många deltagare du önskar när aktiviteten är full. Registreringar efter max antal har uppnåts sätts automatiskt på kölistan.
  • Pris: Ställ in pris för aktiviteten (inklusive eventuell moms 0-25%). Denna summa kommer automatiskt på kundens faktura
  • Kommentarer: Här kan du sätta kommentarer angående den specifika aktiviteten, visas inte andra ställen.
  • Schema: Fylls i av systemet i följd av de intervaller du registrerar senare.
  • Hemsida start/Hemsida slut: Gör aktiviteten synlig på din online bokning.
  • Ålder flexibel: Låt stå tom. Om i bockat bryter den min/max ålder så att alla kan anmäla sig.
  • Min. ålder: Normalt tomt, då det ställs in via gruppen. Om det fylls i här så är det endast för denna aktivitet inte för hela gruppen.
  • Max. ålder: Normalt tomt, då det ställs in via gruppen. Om det fylls i här så är det endast för denna aktivitet inte för hela gruppen.

Klicka ok dkFAQ (eller skapaaktivitet2 seFAQ om du inte vill registrera).

Nu kan du skapa tidsintervaller, lägga till område och instruktör på denna kurs.

1) Tillägg lektioner

Klicka på skapaaktivitet3 seFAQ

Ett pop-up fönster öppnar.

skapaaktivitet4 seFAQ

Här väljer du 'Dag' om du vill ha aktiviteten varje dag inom kursens start och slutdatum. I exemplet vi visar har vi klickat på vecka, för att lektioner ska upprepa sig varje vecka.

Ett nytt fönster visas.

skapaaktivitet5 seFAQ

Den första rutan indikerar om aktiviteten går var ('1') eller varannan ('2') vecka och så vidare. Starttiden för lektionen är ifylld (24-timmars format om inget annat angett). På "dag" väljer du en eller flere dagar i veckan, när du önskar att lektionen ska upprepa sig. Klicka på skapaaktivitet6 seFAQ.

(Eller du stänger fönstret genom att trycka skapaaktivitet7 seFAQ om du inte önskar att fortsätta.)

skapaaktivitet8 seFAQ

Du kan nu trycka 'Stäng' om du är klar eller du kan fortsätta med att lägga till områden och instruktör enligt nedan.

2) Tillägg ett eller flera områden

Klicka på skapaaktivitet9 seFAQ i den nedersta venstra menyn och klicka sedan på skapaaktivitet10 seFAQ (detta om du inte har fortsatt enligt förre steget!)

skapaaktivitet11 seFAQ

Välj det relevanta området och klicka skapaaktivitet12 seFAQ. Du kan nu trycka 'Stäng' om du är klar eller du kan fortsätta med att lägga till instruktör enligt nedan.

Notera: Du kan lägga till fler än ett område, om du behöver det!

3) Tillägg en eller flera instruktörer

klicka på skapaaktivitet13 seFAQ klicka sedan på skapaaktivitet10 seFAQ (detta om du inte har fortsatt enligt förre steget!)

skapaaktivitet14 seFAQ

Välj 'Instruktör' och 'Instruktör typ' och klicka på skapaaktivitet15 seFAQ.

Klicka på 'OK' för att stänga ner fönstret.

Notera: Du kan lägga till mer än en instruktör, om du behöver det!

Nu är allt fixat!


70 - Hur söker jag i kommentarer och annat?

Om du önskar att söka på information i KeepTrack som i utgångsläget inte är direkt sökbart är det absolut enklaste att använda webbläsarens sök-funktion:

  • Hitta sidan där du önskar att söka.
  • Klicka på 'Ctrl' och bokstaven 'f' (engelska 'Find' för att komma i håg) på tangentbordet.
  • Fyll i det du önskar att hitta.
FAQ FindInBrowser

71 - Hur tar jag närvaro?

Det är i utgångsläget absolut enklast att använda Star Tracker. Se beskrivningen i egen FAQ eller gå direkt till https://[namnet-på-din-databas].app.keeptrack.dk/admin/login

Om du har behov av att knappa in eller ändra flera deltagare finns det två sätt att göra detta på:

1) Närvaro via 'Aktiviteter'

  • Välj Aktivitet button i top menyn.
  • Hitta den aktivitet du vill registrera på.
  • Välj registreringknapp dkFAQ i menyn längst ner till vänster.
  • Välj narvaro seFAQ för att öppna närvarofunktionen.
  • Välj den relevanta lektion i rullmenyn och bocka av dom som var närvarande.

naervaro FAQ


2) Närvaro via 'Person'

  • Välj person button i top menyn.
  • Hitta personen du ska hantera.
  • Välj registreringknapp dkFAQ i menyn längst ner till vänster.
  • Välj narvaro seFAQ för att öppna närvarofunktionen.
  • Välj den relevanta aktivitet i rullmenyn och bocka av när han/hon va på plats.

naervaro dkFAQ


72 - Hur uppdaterar jag data på skärmen?

Uppdatera data

Refresh

Statiska data i överste ramen uppdateras automatisk när du trycker 'Enter' eller byter till nästa person om du är på 'Person'-sidan, nästa aktivitet om du är på 'Aktivitet'-sidan osv. Om du vill uppdatera all data gör du enklast detta genom att stå i ett fält i översta ramen (inte ett drop-down felt) och trycka 'Enter' på tangentbordet.

När du jobbar i det vi kallar de dynamiska data (de data som finns i ramen längst ner som till exempel 'Lektionstid' under 'Aktivitet') vill du uppleva att raden blir mörkblå när du markerar den. Data sparas när du klickar utanför den mörkblå ram.
Du vill uppleva att du kan ändra dynamiska data som registreras, men inte uppdateras på sidan. Du kan snabbt uppdatera dessa data genom att med musen klicka in i ett felt i överste ramen ('Statisk data') och trycka 'Enter' på tangentbordet.

Följande procedur uppdaterar all data om du har problem med webbläsaren/datorn/nätet

  • Tryck samtidigt på Ctrl+Shift+R (Windows och Linux) som laddar om KeepTrack utan cache
  • ...eller byt språk i menyn överst (byt till nytt språk, vänta och byt tillbaka till din preferens igen).
  • ...eller logga ut från KeepTrack och logga in igen.
  • ...eller starta om din webbläsaren och/eller radera cachen (data som sparas i webbläsaren).

Du bör aldrig använda webbläsarens/browserens navigeringsknappar som uppdatera/refresh. Du kan inte vara säker på konsekvenserna och du får inte uppdaterat all data. Använd ALLTID menyn i KeepTrack.


73 - Jag får ingen bild/innehåll på www.keeptrack.dk

Starta om din webbläsare och försök igen eller försök i en annan webbläsare (Firefox, Chrome, Safari).

Testa att gå in på adressen https://83.221.131.66 istället för https://keeptrack.dk. Det borde fungera. (Om inte då har du sannolikt ett nätverksfel. Testa om andra hemsidor fungerar.)

Detta fel orsakas av problem med din DNS-server (det är den som översätter från en 'mänsklig' adress till en maskinadress så du inte måste komma ihåg '83.221.131.66', men bara 'keeptrack.dk'). Du kan kontakta din ISP och få mer information om vilka DNS-servrar de använder.

Har du ständiga problem med DNS kan du istället för din ISP's server använda en av dessa som är stabila och öppna för alla att använda:

  • OpenDNS 208.67.222.222 och 208.67.220.220
  • Google 8.8.8.8 och 8.8.4.4

74 - Jag har kunder som bokar online men inte registreras på en aktivitet!

Om inte kunden genomför hela online bokningen då finns det ingen registrering på någon aktivitet! Det finns alla möjliga tekniska och praktiska orsaker till att bokning på aktivitet inte genomförs.

Detta kan till exempel hända om kunden dröjer för länga eller blir avbruten (dålig uppkoppling till Internet), om kunden har en gammal dator, har spärrat för vissa funktioner eller om kunden helt enkelt inte klickar hela vägen igenom till slutet av registreringen.

Vi har dock lagt in en möjlighet för att fånga upp några av dessa potentiella kunder: Så snart en ny kund har lagt in sina personuppgifter och klickat 'OK' (innan registreringen av aktivitet) finns personen registrerat i KeepTrack. Dessa personer hittar du enkelt via rapporten 'Exportera personer utan registreringar' och kan enkelt kontakta dem via e-mail eller telefon för bokning.


75 - Jag tycker KeepTrack/Internet kör segt!?

Om du upplever att KeepTrack kör långsamt orsakas det oftast av nätvärksproblem i antingen ditt LAN eller hos din Internetleverantör. Följande förslag kommer att lösa de flesta problem:

  1. Starta om din router (Internetmodem)
  2. Starta om övrig nätvärksutrustning
  3. Medans du är inloggad i KeepTrack trycker du Ctrl+Shift+R (läser in på nytt)
  4. Starta om din webbläsare
  5. Uppdatera din webbläsare
  6. Byt till en annan webbläsare
  7. Uppdatera din PC
  8. Windowsanvändare: Starta om din PC
  9. Testa på en annan PC/Internetanslutning
  10. Kontakta KeepTrack support

76 - Jag upplever ibland att jag har gjort en ändring som min kollega inte ser(?)

"Ibland ändrar jag till exempel priset på en aktivitet, men när min kollega går in på samma aktivitet hittar han/hon det gamle priset."
Detta orsakas av att korrigeringen inte är genomförd.
Du kan kontrollere detta genom att byta språk i KeepTrack och där efter gå tillbaka till den aktuelle aktivitet och kolla igen.

Det kan även orsakas av att båda användare står på samma person. När den ena användare uppdaterar vill den annan 'uppdatera tillbaka igen' när användaren lämnar personen. Därför: Stå inte inne på samma person/aktivitet eller annat om ni vill ändra nånting!

Följande rekommenderas när du korrigerer i enstaka fält i det vi kaller 'de statiske data' som är data i överste ram:

  1. Klicka med musen i relevant fält och byt data till det önskade.
  2. Klicka med musen i ett nytt fält.
  3. Tryck på 'Enter' på ditt tangentbord.

Se dessutom proceduren för att uppdatera data.


77 - Kalendern börjar inte på måndag?

Kalender

Om kalendern inte börjar på rätt veckodag (måndag) ändrar man detta enbart genom att klicka på den önskade veckodag enligt bilden. (Råkar man klicka lite 'fel' och träffar veckodagen, byter kalendern till denna dag vilket kanske kan verka något förvirrande.)

Denna funktion är standard för online kalendrar, men är i utgångsläget inställd enligt datorns språkinställningar.


78 - Rabatt och pris - hur fungerar det?

Fasta eller enstaka rabatter

Notera att dessa enbart fungerar via super-user konton, inte via online bokningen

Under Person button har du flera möjligheter att lägga till rabatt på enskilda registreringar.

Det är viktigt att notera att endast én rabatt kan användas på samma registrering.

I den understa ramen (markerad) på samma rad som aktiviteten har du fler sätt att registrera rabatt, ändra priset eller lägga till påminnelseavgift.

RabattPerson SE

Om vi går från vänster till höger i denna bild

rabatt2 seFAQ

Pris: är priset från den aktivitet deltagaren är anmält på (som ni ser ovan belopp 1.000,00 i detta fall). Du kan ändra detta för enskilda registreringar. Vi rekommenderar att du använder rabatt i stället.

Rabatt belopp: är hur mycket pengar du vill dra av priset. Fyll i beloppet. Notera: Du kan fylla i antingen belopp eller %.

Rabatt %: är den procentandel som du vill dra av priset. Fyll bara i %-siffran.

Påminnelseavgift: används för att lägga en avgift på denna faktura.

Alla de olika beloppen kommer att dyka upp på fakturan, när fälten inte är tomma.

Automatiska rabatter

Dessa fungerar båda via super-user konton och online bokningen

Din verksamhet kan få flera automatiserade rabatter. Du måste kontakta Support för att införa det mesta av detta. Alla dessa rabatter är fullständigt automatiserade och ges oavsett om registreringen görs via super-user eller online bokningen.

Rabatt för sen registrering

Om du önskar att automatisera rabatt för kunder som registrerar sig efter aktiviteten har börjat gör du enkelt detta via Grupp där du markerar rutan 'Rabatt sen reg.'

Sen Rabatt

Denna rabatt beräknas som en bråkdel av det totala antal lektioner. Ex Om det är 10 lektioner totalt och du registrerar dig efter 3 lektioner har passerats får du 30% rabatt.

Kundrabatt

Detta måste inställas via Support och ges bara på de grupper du önskar. Deltagare med flera registreringar under samma period får rabatt på ytterligare registreringar. Du kan till exempel sätta rabatt 'Första rtegistrering 0%, andra registrering 10%, tredje registrering 20%' eller en variation av detta.

'Syskon' rabatt

Detta måste inställas via Support och ges bara på de grupper du önskar. Deltagare med samma betalare räknas som syskon och du kan sätta rabatter som till exempel 'Första syskon 0%, andra syskon 10%, tredje syskon 20%' eller en variation av detta.

'Familj' rabatt

Detta måste inställas via Support och ges bara på de grupper du önskar. Betalaren får rabatt på registreringar inom samma period och du kan sätta rabatter som till exempel 'Första registrering 0%, andra registrering 10%, tredje registrering 20%' och alla variationer av detta i antingen % eller belopp.

Medarbetarrabatt

Detta måste inställas via Support och ges till personer markerade som 'Medarbetare'. Rabatten är fast enligt dina krav (X% eller belopp).


79 - Registrering av hur kunden har anmäld/avanmäld sig?

Registreringssätt

Via Person knapp går du in på Registrering knapp

Här hittar du 'Reg. via' enligt bilden till höger. Välj det som stämmer bäst i dropdown boxen. Detta görs självklart lättast samtidigt med att du registrerar personen på en aktivitet via mail, telefon eller annat.

Under 'Rapport' kan du sedan använda rapporten 'Anmälan/Avanmälan' för att dra ut statistik på detta. Registreringssätten 'Auto' och 'Online' sättas per automatik av systemet när du flyttar många kunder på en gång och när kunder bokar online. Därför vill det alltid som minimum finnas data på detta även om du inte manuellt använder funktionen.


80 - Varför är några personers data-fält blå?

Betalarens data visas för anslutna personer

Om man står på en person som har en betalare vill de flesta data-fält vara blå. Detta indikerar att det inte är den egna personens data som visas.

Deltagare

Där emot är det betalarens data som visas. Detta innebär dessutom att det är via betalaren som kontaktinformation registreras och uppdateras för alla anslutna personer.

Betalare

Börja med KeepTrack

En bra början med nödvändiga inställningar


81 - Vilka färger kan jag använda för grupp och område?

Du använder standardnamnen på webbfärger som du hittar här https://html-color-codes.info/color-names/

Insätt färgnamnet under 'Grupp'

Web color group

Insätt färgnamnet under 'Område'

Web color area

82 - Finns det 'manualer' för att promovera verktyg för medarbetare och kunder?

Korta visuella informationsblad till att ladda hem

För att göra det enkelt för dig har vi gjort några korta och visuella informationsblad som du kan ladda hem och antingen skriva ut till utdelning eller enkelt maila direkt till dina medarbetare eller kunder och informera om de starka verktyg du erbjuder.

Kom i håg att du kan skicka ett e-mail med en länk direkt till verktyget i fråga så din personal eller dina kunder enkelt kan klicka på länken och enbart logga in för att komma direkt till verktyget.

'Min Plan' för dina medarbetare

Download PDF for 'Min Plan'

'Mina Bokningar' för dina kunder

Ladda hem PDF för 'Mina Bokningar'


83 - Hur använder jag 'Min Plan'?

'Min Plan' ger dig snabb kommunikation och färre fel när din personal och instruktörer enkelt hittar sitt personliga schema på sin mobil.

Alla personer registrerade som medarbetare kan kolla sin plan

Employee

Enkel tillgång via online bokningen

Logga in i online bokningen och välj 'Min Plan' i menyn

Login

Förstasidan visar den kommande månad från i dag

  • Du kan välja en annan månad via kalendern
  • Lediga dagar är markerade med gul
  • Det fins länk till karta till arbetsplatsen
  • Översikt över kollegor på samma vakt
  • Starttid, sluttid och längden på arbetsdagen
Month view

Öppna detaljerad översikt via 'klockan'

  • Individuella lektioner är markerade med grön
  • Pauser/uppehål är markerade med vit (pauser visas automatiskt varför det inte är nödvändigt att schemalägga dessa i administrationen)
  • Namnet på lektionen
  • Området där lektionen försiggår
  • Starttid, sluttid och längden på lektionen
  • Antalet deltagare
  • Schemalagda instruktörer och deras roll
Day view

84 - Hur lägger jag in en ny anläggning?

För att registrera en ny anläggning är det nödvändigt att känna till Lat/Long GPS koordinaten för anläggningen iom detta är obligatoriskt i KeepTrack (koordinaten säkerställer att anläggningen syns på anläggningssidan i din online bokning).

Gå till https://www.latlong.net/convert-address-to-lat-long.html och följ dessa steg

  1. Skriv in anläggningens adress
  2. Klicka på 'Find'
  3. Kopiera 'Lat Long' från fältet under kartan
  4. Klistra in koordinaten (55.613324,12.976362) i KeepTrack under 'Anläggning' 'Lat/Long'
Find lat long

85 - Finns det några saker att tänka på med e-mail faktura?

Det finns lite småsaker som måste vara på plats innan du kan skicka fakturor via e-post:

  • Det är alltid betalaren (inte deltagaren/barnet/den anmälda) som styr registreringen.
  • Betalaren måste ha en e-mail adress registrerat.
  • Under "Person" måste betalaren vara bockat av i "E-mail faktura".
  • Avsändare på fakturorna är alltid den mail adress företaget har upplyst till KeepTrack support.
  • Alla fakturor OCH påminnelser till denna betalare går nu via e-post och inte på papper.
  • Du får sköta alla fakturor och påminnelser på papper för sig och via e-post för sig.
  • Du bör lägga in information på fakturan om anläggning, grupp med mera som noterat i egen FAQ
  • Du bör registrera en SPF i TXT under den egna domänen (se teknisk förklaring i egen FAQ).

86 - Finns det olika rättigheter för användarkonton?

Det finns i utgångsläget flera olika användarkonton med olika rättigheter:

  • Administrator - Har alla rättigheter.
  • HR (Human Resources) - Har tillgång till samma som trusted och och även HR information.
  • Trusted - Har tillgång till allt förutom Administrationsfliken, finansrapporter, nyckeltal och HR.
  • Staff - Kan läsa allt som trusted, kan inte radera någonting, kan upprätta nya kunder, anmälningar på kurs och korrespondens, kan registrera närvaro och ändra i kunders uppgifter förutom betalningar. Kan ta ut vissa rapporter.
  • Revisor - Som 'Guest' men kan även kolla Finans-rapporter.
  • Guest - Kan enbart läsa data.

87 - Hur får jag i gång min online bokning?

Du hittar din online bokning på adressen https://[company-name].app.keeptrack.dk där den redan borde vara öppen.
Du kan alltid använda vår test-version som referens https://keeptrack.app.keeptrack.dk

Vägledning till att komma i gång

  1. Registrera all nödvändig information för inställningar
  2. Knappa in all relevant information för anläggningar, grupper och fakturor
  3. Visa aktiviteter online
  4. Lägg upp en länk på din hemsida eller där du annars önskar använda länken (Google, Facebook och dylikt)

Information för anläggningar, grupper och fakturor

Knappa in följande information i super-user gränssnittet

  • Anläggningars 'Web info' för visning på anläggnings-sidan https://keeptrack.app.keeptrack.dk/facilities
  • Anläggningars 'Faktura info' för visning på faktura-bilag
    Online Facility SE
  • Grupp 'Web info' för visning på schema-siden (under gruppknapparna)
  • Grupp 'Faktura info' för visning på faktura
    Online Group SE
  • Du kan även knappa in 'Web info' och/eller 'Faktura info' för specifika aktiviteter vid behov
    Online Activity SE

'Standard' information som du vill ha ut till alla kunder kan du notera på anläggningars faktura-info.

Visa schemat

Du visar aktiviteter genom som minimum att fylla i 'Hemsida Slut' datum (detta visar omedelbart aktiviteten online och tar automatisk bort den igen på angiven datum).
Aktiviteten visas under hela dagen på 'Hemsida Slut' datumet och försvinner till midnatt efter detta datum.

Fyll även i datum i 'Hemsida Start' om du vill att aktiviteten ska vara dold fram till den automatisk visas online på angivet datum.
Aktiviteten visas under hela dagen på 'Hemsida Start' datumet och dyker upp till midnatt innan detta datum

Online Activity Website SE

Lägg upp en länk på din hemsida

Du kan ge dina kunder tillgång till din online bokning via en länk på din hemsida, i ett e-mail eller var som helst du önskar.

Lägg dessa länkar på en knapp, en bild eller en text-länk för att på så vis skicka dina kunder direkt till önskad sida. (Byt ut [company-name] med namnet vi har satt på din app och som normalt är någon variation/förkortning av ditt företagsnamn.)

  • Framsidan https://[company-name].app.keeptrack.dk
  • Logga in sidan https://[company-name].app.keeptrack.dk/login
  • Ny profil/användare sidan https://[company-name].app.keeptrack.dk/user
  • Anläggnings-sidan https://[company-name].app.keeptrack.dk/facilities
  • Schema https://[company-name].app.keeptrack.dk/schedule

En text-, knapp- eller bild-länk måste som minimum ha följande kod:

<a href="https://[company-name].app.keeptrack.dk" target="_blank">(Din bild eller text)</a>


88 - Hur kommer jag igång?

Innan du öppnar KeepTrack första gången, finns det några steg du måste genom för att nyttja systemet i din verksamhet. I de flesta fall kommer vi att göra detta åt dig. De flesta stegen behöver du sällan eller aldrig byta när de väl är inställda.

  • Företagets juridiska namn, fullständiga adress, e-post, telefon, moms/VAT-nr och namn på ansvarig/ägare.
  • Digital kopia på befintliga data om import är avtalet.
  • Namn, adress och uppgifter på din(a) anläggning(ar).
  • Digital kopia på företagets logotyp.
  • 'Oss till handa' tid för fakturerade kunder (oftast 8 dagar).
  • Text för företagets handelsvillkor på online bokning.
  • Namn och ordning på dina grupper/nivåer.
  • Lista över krav och målsättningar för dina grupper.

89 - Kan jag lägga in röda dagar och perioder med stängt verksamhet?

Ja, det kan du.

Via 'Administrera' 'Röda dagar' kan du registrera när verksamheten är stängt. Förklaring finns på sidan.

En stor fördel med att använda detta är att du inte kan upprätta lektioner på dessa dagar. Det sparar tid när du lägger in nya aktivitetslektioner och du undviker fel. En ytterligare fördel är att du kan exportera dessa dagar rakt av till din kalender som till exempel Google Calendar.

Administratörer, HR och trusted användarkonton kan lägga in lektioner på röda dagar efter att ha bekräftat en varning. Alla andra användare kan inte.

Closing Days


90 - Vad är det för siffror jag tittar på efter inloggning?

Nyckeltalen presenteras när du som admin loggar in.

AdminKeyfigures SE

Antalet medlemmar registrerat i KT

AdminKeyfigures SE 01

Här ser du hur många personer/medlemmar som är registrerat i din databas i dag respektive bakåt i tid. Här räknas alla personer som skrivs in även utan att vara registrerat på aktivitet.
Dessa tal ökar enbart när du får in nya medlemmar.

Antalet registreringar på aktiviteter

AdminKeyfigures SE 02

Här ser du hur många registreringar/anmälningar på aktiviteter som är registrerat i din databas i dag respektive bakåt i tid. Här räknas alla registreringar på aktivitet - Dock inte om man registreras på kö.
Dessa tal ökar varje gång någon registreras på aktivitet - Båda nya och befintliga medlemmar.

Antalet aktiva medlemmar på aktiviteter

AdminKeyfigures SE 03

Här ser du hur många medlemmar du har som är registrerat på aktiviteter. Här räknas alla registreringar på aktiviteter som pågår på dagen (0 = i dag, 30 = om 30 dagar, -30 = för 30 dagar sedan) - Medlemmar registrerat på kö visas på samma sätt på den grå linje.
Dessa tal ökar varje gång någon registreras på aktiviteter - Båda nya och befintliga medlemmar.

Medlemmars balans och senaste inbetalning

AdminKeyfigures SE 04

Här ser du hur mycket pengar dina medlemmar är skyldiga. De olika raderna visar summan enligt registreringsdatum på aktivitet - '30-60 dagar' är medlemmar som registrerades på ett datum mellan 30 och 60 dagar sedan och beloppet visar summan av skulden för alla dessa medlemmar.
Dessutom syns när senast registrerade betalning är inlagt på datumet nederst - Här kan du till exempel hålla ett öga på om filerna från banken går in korrekt.


91 - Vad kan man göra i "Staff"-kontot?

Staff-kontot används främst till instruktörer och servicepersonal som mestadels har behov av att hjälpa befintliga kunder. Primära områden i KeepTrack att hantera:

  • Person
    • Registrera nya kunder
    • Ändra information på befintliga kunder
    • Byta aktivitet/tid på befintliga kunder
    • Kolla betalningar
    • Registrera korrespondens på befintliga kunder
  • Aktiviteter
    • Registrera kunders närvaro på lektioner
  • Rapport
    • Närvarolistor
    • Schema

92 - Vilken information visas i schemat på online bokning?

Informationen du vill visa i schemat på din onlinebokning lägger du inn via Anlaggning seFAQ Grupp knapp och Aktivitet knapp

OnlineBokningSchema 16

  • Anläggningsnamn och -adress från Anlaggning seFAQ
  • Överskrift med förklarande text från Grupp knapp
  • Aktivitetsnamn med övrig information från Aktivitet knapp

Anläggningens namn, adress, postnummer och 'Lat/Long' måste fyllas i

'Lat/Long' är GPS koordinat för anläggningen och används till att visa placering på kartan. Du kan dessutom lägga till ytterligare information genom att fylla i 'Web info'.

FacilityOnline

Så här hittar du lättast GPS koordinaten

Gå in på Google maps och sök på anläggningaens adress. Koordinaten hittar du enligt markeringen.

FAQ GPS

Gruppens namn och 'Web info' måste fyllas i

Om du bockar av 'Rabatt sen reg.' innebär det att kunder som bokar aktiviteter inom denna grupp efter startdatum vill få rabatt i förhållande till antalet lektioner som redan har passerats.

GroupOnline

Information från aktivitet som visas online.

'Hemsida start' och 'Hemsida slut' kontrollerar när aktiviteten visa online (om båda är tomma visas aktiviteten inte).
'Online enbart kö' stänger aktiviteten för bokningar eller tillåter köplats oavsett om det finns platser kvar.
'Web info' visas när användaren klickar på schemats 'i'-knapp.

ActivityOnline

Följande data visas (enligt dina inställningar)

  • Aktivitetsgrupp namn
  • Aktivitetsnamn
  • Aktivitetens startdatum
  • Aktivitetens slutdatum
  • Aktivitetens lektionstider
  • Antalet lektioner
  • Antalet lediga platser
  • Priset
  • Det rabatterade pris
  • Rabatt for anmälan efter aktivitetsstart
  • Instruktörens förnamn
  • Anläggningens namn och adress
  • Almen information på anläggning, grupp och aktivitet

93 - Vilken Ipad/Tablet rekommenderar ni till personalen?

För att öka effektiviteten hos din personal har du möjligheten att låta dem jobba i vår 'KeepTrack Touch' gränssnitt. Där kan personalen utföra de flesta av sina dagliga uppgifter på en touchkänslig tablet eller telefon.

Vi har två specifika rekommendationer- En ekonomisk och effektiv och en luxuös lösning. Vi rekommenderar alltid en 7"-version oavsett märket på tabletten, då den kan hantera alla uppgifter med bra bild och bättre grepp.

Ekonomisk och Effektiv - Android 7"

Android

För ett så lågt pris som 800-1.300kr (2018) får du ett supereffektivt verktyg till en liten kostnad som inte ruinerar dig, även om den går sönder (eller blir stulen)
Vi har bättre erfarenhet med brands som ASUS, Lenovo och Dell och rekommenderar över lag att inte använda 'no-name' brands. Utöka eventuellt med ett billigt plasthölje till att skydda mot mycket vatten.

Det perfekta verktyget - Panasonic Toughbook 7"

Toughbook

Om du vill ha det bästa verktyget för jobbet så är det en Panasonic Toughbook 7". Den kostar avsevärd mer, men för det priset får du en tablett som enkelt hanterar våt miljö, att tappas på stengolv och allt annat du utmanar den med.
https://na.panasonic.com/us/computers-tablets-handhelds/tablets/


94 - Efter login - vad ser jag?

Om du loggar in som 'guest', 'staff' eller 'trusted' är det första som du ser 'Person' sidan, som vi förklarar i detalj längre ner. Det exakta innehållet på sidan varierar beroende på vilka rättigheter ditt konto har.

vadserjag seFAQ

Topp meny

Den översta meny är var du väljer vilket 'ämne' du önskar att jobba med. Kort beskrivning:

Person button Här hanterar du deltagare, betalare, instruktörer och andra personer.

Aktivitetknap dkFAW Här hanterar du alla dina olika aktiviteter, lektioner, workshops, träningsläger och liknande.

Grupp Knapp Här hanterar du uppdelningen/gruppering av aktiviteterna ex. 'Simskola' 'Träninsgsläger'.

efterlogin2 dkFAQ Här hanterar du alla områden där dina aktiviteter äger rum.

Anlaggning seFAQ Här hanterar du uppdelningen/gruppering av dina områden. Dvs. byggnad, adress, var ditt företag finns och var dina kunder går.

rapporterknap dkFAQ Denna knapp tar dig till olika slags rapporter, scheman med mera.

Administrera seFAQ Endast tillträde som administratör.

loggav seFAQ Aktivt logga ut dig och avslutar din session.

efterlogin6 dkFAQ Tar dig till FAQ :-)

indicator button Indikerar med rött när KeepTrack kommunicerar med servern.

efterlogin8 dkFAQ Här kan du byta mellan tillgängliga språken. Tips: När du byter språk så tvingar du KeepTrack att göra en uppdatering av din databas så all data sparas.

Vänster meny

Den vänstra menyn har djupare beskrivning i en egen FAQ.


95 - Hur kommer jag till min databas?

Gå till https://keeptrack.dk och logga in med användarnamn och lösenord, som du fick av KeepTrack eller din administrator.


96 - Lathund eller 'fusklapp' var jag kan se alla gemensamma funktioner?

Knapptryck och funktioner som fungerar överallt.

Tryck 'Enter' på ditt tangentbord, då tvingar du KeepTrack att spara ditt arbete/ändringar på servern.

Tryck 'Esc' på ditt tangentbord, en eller två gånger för att ångra knapp/musklick som du har gjort i den aktiva rutan (måste göras innan data sparas!).

'Tab' flyttar fokus till den nästa rutan.

'Shift+Tab' flyttar fokus tillbaka till föregående ruta.

Datum

Om du skriver 'now' i en datumruta vill dagens datum automatiskt läggas till.

Radera poster eller annan information

Du kan radera viss data enligt ditt kontos rättigheter. Du kommer att få en varning som du måste godkänna före radering av vald data.

Användarna 'guest' och 'staff' kan inte radera objekt; bara titta/ändra någon information.

Rätta data/information

Du kan ändra data direkt i formuläret, men även i undermenyer, söksidorna och så vidare.

Att spara ändrat och ny data

Tryck 'Enter' på tangentbordet eller byt till en ny ruta (i undermenyn) eller till en av huvudmenyerna.

Obligatoriska fält och syntax

Några rutor är obligatoriska att fylla i och vissa rutor har en egen obligatorisk 'syntax' för innehållet (sättet innehållet skrivs på som till exempel tider 'tt:mm' som '10:30'). Om du inte fyller i rutorna på rätt sätt så får du ett felmeddelande.


97 - Hur registrerar jag automatisk syskonrabatt?

Fullautomatisk syskonrabatt

  1. Rabattfunktion ger er följande fördelar:
  2. Ni sparar tid och fel med automatisk syskonrabatt
  3. Ni ska inte tänka på att sätta rabatt manuellt
  4. Ni har möjlighet för mer avancerade rabatter

Notera följande

  • Deltagare (syskon) måste ha samma betalare
  • Aktiviteter måste ligga inom samma period
  • Rabatt ges oavhängigt av när registreringen genomförs
  • Rabatt ges på senaste registrering (och har inte med ålder eller annat att göra)
  • Rabatt ges oavsett vart ni genomför registreringen (super-user eller online bokning)
  • Rabatt ges på alla prissatta aktiviteter
  • Har kunden fast rabatt under 'Person' ges denna fasta rabatt och ingen syskon-rabatt

När er rabatter är registrerade vill detta köra 100% automatisk båda i super user gränssnittet för administratörer och på online bokningen.

Det vi behöver från er är följande

  1. Syskonrabatt i antingen kronor eller procent
  2. Har ni samma rabatt för alla syskon? Vad är rabatt för barn 1, 2, 3 osv. om inte det är samma? (Exempel: 1 barn ensam får ingen rabatt. 2 syskon, barn 1 får ingen rabatt och barn 2 får xx rabatt. 3 syskon, barn 1 får ingen rabatt, barn 2 får xx rabatt och barn 3 får samma rabatt eller en egen rabatt. Och så vidare...)
  3. Finns det endast särskilda grupper där det är rabatt på personer enligt ovan? Notera i så fall lista med alla dessa grupp-nummer.

Vi kan klargöra detta inom några veckor efter vi har information retur från er.



Tekniska upplysningar

Information och svar på tekniska frågor


98 - Hur börjar jag med kreditkort?

Du har behov av en leverantör

Du måste först ha ett avtal med en leverantör om hantering av kreditkort. Därnäst kontakter du Support med kontoinformation för att få implementerat lösningen.

Leverantören vi använder är QuickPay https://quickpay.net/se/pricing/ och vi rekommenderar ett 'Professional' konto för bästa pris och alla funktioner.

Du måste även ha ett avtal med en inlösare. Vi rekommenderar Clearhaus https://quickpay.net/se/acquirers/clearhaus som stödjer VISA, Maestro och Mastercard och redan finns integrerad i KeepTrack.

Hantering av pengar

Du har ditt eget avtal med QuickPay och Clearhaus och alla pengar hanteras direkt med dig. KeepTrack har ingen hantering av dina pengatransaktioner.

Kostnaden för QuickPay och Clearhaus ingår inte i ditt KeepTrack avtal.

  

Notera dessutom följande

  • Alla betalningar registreras i realtid direkt i KeepTrack
  • Betalningar hanteras smidigt båda online och via administrationen
  • Kunder kan hantera kreditkort och betalningar i sitt eget konto
  • Din personal kan hantera kreditkort och betalningar via super-user kontot
Betalningsprofil

Information till KeepTrack

När du har upprättat QuickPay och Clearhaus konton måste du skicka följande 'API keys' uppgifter till KeepTrack för att vi kan koppla kreditkorten till din online bokning

  • API user - API key
  • Payment Window ID

PayPal

Du kan även implementera PayPal som betalningsleverantör, men observera att denna lösning inte är lika användarvänlig.

Kontakta Support om du önskar att börja med PayPal i din online bokning


99 - Hur får jag igång 'Timetable'?

Area timetable

'Timetable' som visar pågående lektioner live i din verksamhet måste beställas hos KeepTrack Support.

Timetable för anläggning

Din timetable ligger på adressen https://(databasnamn).app.keeptrack.dk/timetable/(Anläggning nr.) (Tex https://keeptrack.app.keeptrack.dk/timetable/1)
Här visas alla lektioner i noterad Anläggning för kommande 48 timmar.

Timetable

Timetable för områden

Förväntas klart under 2018

Suggested hardware

In order to utilize your timetable in the best way possible we suggest you use as big a monitor as you can afford. Further more you want the system to be automated and stable which is why we recommend some form of Linux box. The cheapest is to buy a small Chromebook/Chromebox. Both suggestions below will start up your system directly in full screen timetable without login or any other use of a HID like mouse or keyboard.

Or see this professional solution https://enterprise.google.com/chrome/digital-signage/ which is free up to 5 units.

Setting up an automated Linux box

Use a small Linux box with a browser and Internet connection. The timetable (browser) takes very few resources. For stability reasons it's preferred to use a cabled Internet connection over WiFi.
Make sure you use an account with auto-login in order to automate restarts.

Open 'Startup Applications' in Ubuntu or the equivalent in other distros. Insert the following line where the web address is formatted like above
google-chrome --kiosk --incognito --new-window https://(database name).app.keeptrack.dk/timetable/(Facility no.)

You can even get more features by specifying the area. Insert the following line where the web address is formatted like above
google-chrome --kiosk --incognito --new-window https://(database name).app.keeptrack.dk/timetable/(Facility no.)/(Area no.),(Area no.),(Area no.)

Setting up an automated Chromebook

We prefer the Chromestick as it is cheap and plugs right into the monitor but as it is very small and with passive cooling it can sometimes fail in hot environments.

chromebit 4asus chromebit 13

Since you are trying to setup the Kiosk App to auto launch, you must first put the Chromebook into Kiosk mode. Set it up as follows.

We prefer the 'Kiosk' app
Selection 258

  1. Wipe Data on Chromebook (https://support.google.com/chrome/a/answer/1360642?hl=en)
  2. After wipe is completed, you will be at the welcome screen. (Input your network information, but DO NOT LOGIN to the Chromebook)
  3. At the login screen, press CTRL+ALT+K and enable Kiosk mode.
  4. Login into the Chromebook
  5. Open a new tab in Chrome, and enter chrome://extensions in the address bar (also known as the omnibox). Click enter.
  6. Check the box next to Developer Mode.
  7. Click Add kiosk application, and enter the ID of the Kiosk App you'd like to enable.
  8. Highlight the Kiosk App and select "auto launch"
  9. Press Enter or click Done.
  10. Reboot and when asked, enable app for Kiosk mode
  11. Now the app will auto launch each time you reboot.

To Turn off Kiosk Mode

Begin by rebooting the Chromebook. While the device is starting up, press the keyboard shortcut Ctrl+Alt+S to interrupt the process and return to the login screen.


100 - Hur får jag instruktörsbilderna in på 'Timetable'?

Krav

  • PNG eller JPG bilder
  • Storlek 200x200px exakt
  • Namn på bilder: [instructorID].png
  • Svart/vita bilder

För att undvika fel när bilder skickas via e-mail ombeds du skicka alla bilder komprimerad i en ZIP-fil

Att göra bilderna

I ett bildbehandlingsprogram ändrar du dina bilder till svart/vit i exakt storlek 200x200px och format jpg eller png. Namnet måste vara exakt "instruktörnr.png"/"instruktörnr.jpg" där "instruktörnr" är instruktörsnr. från din KeepTrack databas med siffror (tex "17502") och png/jpg skrivas med små bokstäver (17502.png).
Dessa bilder skickar du till Support som sedan lägger upp dem i din databas.
Om du vill visa en tillfällig bild när instruktören ingen bild har kan du göra en bild enligt ovan med exakta namnet "photo.png"
Du kan hädanefter skicka nya eller ersätta gamla bilder via support.

Exemplar

Instructor  photo


101 - Hur lägger jag ut en länk till online bokning på min hemsida?

Lägg en text-. knapp- eller bildlänk med minimum denna kod om du vill länka till online bokningen:

<a href="https://[companyName].app.keeptrack.dk" target="_blank">(Bild eller text)</a>

[companyName] ersätts med det namn du har mottagit av KeepTrack Support.


102 - Jag vill använda OCR (BGMax) till betalningar - Vad beställer jag i banken?

När du använder BGMax med OCR måste du använda följande som du kan uppge till din bankkontakt:

  • 15 siffror i OCR raden
  • Checksiffra
  • Ingen längdkontroll
  • Hård kontroll
  • Filformat 'SEK2'

Om du önskar KeepTrack automatisk bockar av betalningar direkt från banken beställer du en FTP tillgång till dina filer i din bank:

  • Protokoll: SFTP
  • KeepTrack fast IP-adress: 83.221.131.66
  • KeepTrack levererar public key till banken
  • Filformatet som ska skickas och tas emot: BGMax (15siffror OCR, checksiffra, ingen längdkontroll, hård kontroll, SEK2)

Du får följande uppgifter från din bank som du upplyser till KeepTrack:

  • Hostname (eller IP-adress)
  • Port
  • Inloggningsuppgifter, nyckel (public/private key pair)

Ladda hem och fyll i blanketten om du är kund i Handelsbanken. Ifylld blankett skickas till ditt bankkontor som i sin tur skickar den vidare till filsupport@handelsbanken.se (Du kan säkert använda denna blankett även om du är kund i en annan bank!)

Swedbanks tekniska information kan du ladda hem här och deras interna beställningsblankett kan du ladda hem här


103 - Hur läser jag OCR koden?

Om OCR koden är '009368301004596' hittar du följande information

  • 009368301004596 = Första 7 siffror: Betalarens ID nummer (93683)
  • 009368301004596 = Nästa 7 siffror: Registreringsnumret (100459)
  • 009368301004596 = Sista siffra: Modulus 10 checksiffra (6) som säkerställer att betalaren knappar in rätt OCR

OCR


104 - Jag får mails retur när jag skickar ut mail-fakturor / Kunder får inga mails?

Det kan finnas problem med att skicka mail från en annan mailserver än den egna. Orsaken till detta är att världen försöker kämpa emot de kopiösa mängder av spam som vi alla drabbas av och ett av medlen till detta kallas för "TXT record" och innebär i princip att ägaren av ett domän (www.exempel.se) registrerar vilka servrar som får skicka mail för detta domän. Till en början är det särskilt hotmail, outlook och Live.com (Microsoft) som har kört igång med att avvisa mail från servrar som inte är registrerade.

Detta innebär att om exempel.se önskar att skicka ut mail via till exempel en tjänst till nyhetsmail, via ekonomiprogram och via KeepTrack måste alla dessa servrar registreras med en TXT i DNS under den egna domänen.

Du kan via länken http://www.spfwizard.net/ använda wizarden till att göra din egen spf-text. Lägg in include:_spf.keeptrack.dk för keeptrack.dk
Om du enbart skickar mails via MX måste din DNS TXT spf-del se ut på detta viset:
v=spf1 mx a include:_spf.keeptrack.dk ?all

Testa spf inställningar http://www.kitterman.com/spf/validate.html?

Om du inte förstår ovanstående rekommenderas det kraftigt att du tar hjälp av en konsult som kan detta.


Särskilt för Microsoft mails (Hotmail, live, Outlook med flera)

Microsoft har ytterligare sin egen tjänst där du bör lägga in godkännande för att KeepTrack skickar ut mails från din adress.

  • Gå in på sidan https://sender.office.com/
  • Lägg in den/de e-mail du använder som avsändare i KeepTrack
  • Lägg in IP 83.221.131.67
  • och följ sedan vägledningen på sidan och i det mail du kommer att få.

Om du är i tvivel om du har genomfört detta är det bara att gå in på sidan igen, knappa in data och Microsoft vill sedan berätta om du redan finns registrerat.