FAQ

Information

Godt at vide


1 - Hvad får jeg med KeepTrack som ingen anden kan?

Med KeepTrack overgår du konkurrenterne på primært tre områder

  1. Hastighed
  2. Overblik
  3. Sikkerhed

Nogle eksempler på unikt udbytte

Star Tracker
Star Tracker - Mobile værktøjer for dit personale

  • Du ligger foran konkurrenterne Dine kunder kan enkelt håndtere det meste selv via mobilen
  • Dine medarbejdere er mobile Tryghed for dine medarbejdere når de altid har opdateret skema og information i mobilen
  • Kommuniker enkelt via SMS Få hurtigt information ud til kunder og medarbejdere
  • Tryghed med fast pris Ingen skjulte omkostninger - Du kender altid dine omkostninger
  • Ingen bindingstid
  • Fuldautomatisk registrering af betalinger Du sparar tid og undgår fejl
  • Personlig start-kursus hos dig Tryghed for dig da vi hjælper jer i gang på plads i virksomheden
  • Telefon- og mailsupport Du undgår tvivl når du enkelt kan spørge os
  • Automatisk kontrol over tilmeldinger via alder og kvalifikationer. Kunder kan enkelt booke korrekt kursus
  • Personlige diplomer til medlemmer direkte fra KeepTrack
  • Altid overblik Informationsskærme som i lufthavnen. Dine medarbejdere og kunder er altid informerede
  • Intuitiv og responsiv online booking uanset om det er til nye eller eksisterende kunder
  • Overblik og udvikling Stort rapporteringsudbud - Brug din data til at udvikle din virksomhed
  • Tryghed online 99,999% up-time siden 2011 - KeepTrack er altid online!
Timetable

2 - Hvor sikkert er KeepTrack?

KeepTrack databasen ligger på en redundant ("dobbelt") server hos en professionel serveroperatør med redundant Internet opkobling med back-up af data en gang pr. døgn.

KeepTrack benytter https/kryptering

https

Oftest benytter websites adressen http:// når du surfer på Nettet. Denne type af opkobling kan aflyttes af nogen som har teknisk indsigt og interesse af at gøre dette. Ønsker du højere sikkerhed benytter du i stedet adressen https:// (noter det ekstra "s" efter http) hvor al information der sendes frem og tilbage mellem klient og server er krypteret og dermed sikkert for aflytning.


4 - Hvordan kommer jeg i gang?

Kort sagt: Ring eller e-mail os så hjælper vi dig.

Når du starter med KeepTrack, er der lidt information vi skal bruge for at starte dine tjenester.

  • Din virksomheds juridiske navn, fuldstændig adresse, e-mail, telefon, moms- eller reg.nr. og navn på chef/ejer.
  • Navn, adresse og oplysninger om virksomhedens anlæg.
  • Din virksomheds logo i høj opløsning.
  • Din standard kredittid for fakturering til kunder (f.eks. 8 dage).
  • Handelsbetingelser for din online booking.
  • Navne og rækkefølgen af ​​dine grupper/niveauer.
  • Liste over færdigheder for dine grupper og om det er en forudsætning for næste trin eller blot en færdighed der læres.

5 - Har det nogen betydning hvor hurtig min computer er?

KeepTrack er ekstremt hurtigt, ja faktisk noget af det hurtigste på verdensmarkedet.

Men ja - Med en hurtigere computer går arbejdet hurtigere i alle programmer - også i KeepTrack (browseren). Håndteringen af brugerfladen og data frem og tilbage til serveren kræver ressourcer fra din maskine hvilket gør at hastigheden sænkes hvis disse ressourcer ikke er tilstrækkelige.

Det kan også hjælpe at lukke andre programmer og services som ikke benyttes, hvis maskinen er lidt "træt". Dette kan for eksempel være nogle af de programmer i MS Windows som vises i skærmens nederste, højre hjørne.

KeepTrack kræver dog ganske få ressourcer og kan f.eks. køres fra en moderne smartphone.


6 - Har det nogen betydning hvor hurtig min Internetopkobling/mit bredbånd er?

Den daglige brug af KeepTrack kræver ikke meget båndbredde og du kan køre hele systemet via en mobil 3G opkobling, hvis du ønsker eller har behov.

Men ja - Internetopkoblingens hastighed er afgørende for hvor hurtigt data transporteres.


7 - Hvilke krav stiller KeepTrack for hardware mm?

Minimumskrav:

  • MS Windows
  • ...eller Linux
  • ...eller Mac OS
  • ...eller iOS
  • ...eller Android
  • Internetopkobling på mindst 128kb upload og download.
  • Moderne Internetbrowser.
  • Adobe Reader eller andet program som kan vise pdf-dokumenter.
  • Skærm med opløsningen 1024x768.

Anbefalede krav:

  • Bredbånd >512kb
  • Chrome, Firefox, Safari i nyeste versioner
  • Vi anbefaler at administratorer/servicemedarbejdere benytter min. to stk. 24" Full-HD skærme ved siden af hinanden for øget effektivitet. Dette giver et samlet skærmareal på 3.840x1.080px og dermed masser af plads til at arbejde med flere programmer samtidig.

DualMonitor

KeepTrack fungerer også på hard- og software som ikke lever op til ovenstående krav. For KeepTrack er indstillingerne dog nødvendige og alle funktioner vil derfor ikke nødvendigvis være tilgængelige hvis dette ikke er tilfældet.


9 - Tekniske data om KeepTrack

CO2 neutral website

  • Host Name: https://keeptrack.dk
  • IP Address: 83.221.131.66
  • Location: Denmark, EU
  • Linux, PostgreSQL

Serveren ligger på en Cloudløsning hos en professionel udbyder som er specialiseret i serverdrift.

  • 100% redundant infrastruktur
  • UPS-anlæg og dieselgeneratorer
  • RS3411B revisionserklæring
  • DS484 compliance
  • PCI compliance
  • Geografisk adskilte lokationer
  • 24/7 overvågning
  • 10GB redundant uplink til Internet

Back-up 1 gang i døgnet:

  • Back-up #1: På primær server (som er redundant)
  • Back-up #2: På sekundær server i Danmark
  • Back-up #3: På tertiær server i Sverige

10 - Kan jeg sende SMS direkte fra KeepTrack?

Ja - Og det indgår endda i dit abonnement!

sms cloud Hangout

Du kan nemt og hurtigt sende SMS beskeder direkte til enkeltpersoner, enkelte hold eller til hundredevis af modtagere som du selv vælger. Du finder menupunkt under 'Person' og 'Aktivitet' og du finder den fulde funktion under 'Admin' 'SMS'.

SMS indgår i dit abonnement på det vi kalder 'fairness based' vilkår, hvilket vil sige at du kan bruge SMS gratis i et rimeligt omfang som vi regner med de allerfleste vil kunne klare sig med. Hvis du skal vælte beskeder ud i tusindevis kan du få en særlig aftale med os, hvor vi blot fakturerer dig for dit forbrug.

Du har adgang til at sende SMS i følgende lande

  • Sverige
  • Danmark
  • Norge

Rart at vide om formattering

  • Under 'Person' kan du registrere et telefonnummer på to måder
    • Uden landekoden: 12345678
    • Med landekoden: 004512345678
    • Plus tegnet (+) er ikke tilladt (f.eks.: +4512345678)
  • Når du sender SMS vil systemet automatisk ændre nummerversioner til korrekt syntaks: 4512345678
  • Hvis du forsøger at benytte et telefonnummer med en ukendt landekode til at afsende SMS vil dette nummer ikke blive inkluderet

11 - Kan jeg sende e-mail direkte fra KeepTrack?

Ja - Og det indgår selvfølgelig i dit abonnement!

mail cloud

Du kan nemt og hurtigt sende e-mail direkte til enkeltpersoner, enkelte hold eller til hundredevis af modtagere som du selv vælger. Du finder menupunkt under 'Person' og 'Aktivitet' og du finder den fulde funktion under 'Admin' 'E-mail'.

For at sikre at e-mails kommer frem i læsbar tilstand er alle e-mails i ren tekst format. Hvis du vil have flotte foldere, reklamer el. lign. med kan du blot vedhæfte en PDF-fil.



At bruge KeepTrack

Svar på spørgsmål angående daglig brug af KeepTrack


12 - 'Star Tracker' til receptionen

Dit personale har nu et af de kraftigste værktøjer i verden til at håndtere nærvær

Dette sparer dig, dit personale og din virksomhed masser af ressourcer samtidig med at det sparer tid for dine kunder og bringer dig langt foran dine konkurrenter.

Det eneste du skal gøre for at komme i gang er følgende

  1. Vær sikker på at 'Timetable' er markeret på alle aktiviteter
  2. Login i din Star Tracker som sædvanligt
  3. Klik på knappen Front-Desk button

Login Facility

Header buttons

Hvad kan jeg gøre og se?

  • Venligst se separat FAQ for Star Tracker versionen
  • 'Tidligere' knappen skifter til deltagere på den tidligere aktivitet
  • 'Senere' knappen skifter til deltagere på den senere aktivitet
  • 'Vis fler' knappen henter deltagere fra yderligere en aktivitet at vise sammen med den/dem der allerede vises. Klik flere gange for at se mange aktiviteters deltagere samtidigt.
  • 'Næste' knappen skifter nu funktion og "flytter" alle aktiviteter et hak frem (skjuler den første og viser den næste). Brug dette i løbet af dagen for at successivt skjule afsluttede aktiviteter.

Vi anbefaler at benytte en FullHD monitor i vertikal stilling som vist her

For yderligere effektivitet kan du vælge en touchscreen monitor

Front-desk view

Deltagerkort, funktion

  • Baggrundsfarven indikerer status. Rød: Lektionen er slut. Gul: Pågående lektion. Blå: Lektion er ikke startet
  • Den grønne knap benyttes til at markere nærvær
  • De viste deltagere er sorteret alfabetisk efter fornavn uanset hvilken aktivitet de er tilmeldt
  • Du får en pop-up du skal bekræfte inden personen markeres som nærværende
  • Deltageren forsvinder fra listen når nærvær er markeret
  • Personer med afbooket lektion vises ikke
  • Hvis du kommer til at klikke nærvær på den forkerte person går du til Star Tracker, finder personen og af-markerer nærvær
  • Tryk på knappen Star Tracker button for at skifte til Star Tracker
  • Hvis du vil "nulstille" visningen kan du enkelt gøre dette ved at skifte til Star Tracker og skifte tilbage igen
cards

Deltagerkort, indhold

  • (1) Rød baggrund viser at lektionen er afsluttet
  • (2) Gul baggrund viser at lektionen er igang
  • (3) Blå baggrund viser at lektionen ikke er startet
  • Nærværknap
  • Deltagerens navn
  • Deltagerens alder
  • Deltagerens kundenummer
  • (4) Registrerings-kommentar
  • Deltagerens ikoner (jf. Star Tracker)
  • Lektionstiden
  • Aktivitetens navn
  • Instruktør
  • Område

13 - Hvad viser 'Star Tracker'?

Dit personale har nu et af de kraftigste værktøjer i verden til at håndtere jeres 'stjerner'

Dette sparer dig, dit personale og din virksomhed masser af ressourcer samtidig med at det bringer dig langt foran dine konkurrenter.

Det eneste du skal gøre for at komme i gang er følgende

(Noter venligst at det ikke nødvendigvis er alle elementer der er til rådighed i din virksomhed)

  1. Vær sikker på at 'Timetable' er markeret på alle aktiviteter
  2. Gå til https://[DinDatabase].app.keeptrack.dk/admin/login
  3. Login med din virksomheds PIN code (eller med din personlige login, hvis du har fået adgang)
  4. Vælg det anlæg du er i
  5. Valgfrit - Vælg et specifikt område
  6. Valgfrit - Vælg en specifik instruktør

Login Facility

Hvad kan jeg gøre og se?

  • Venligst se separat FAQ for Front-Desk versionen
  • 'Tidligere' og 'Næste' knapperne skifter til den tidligere eller senere aktivitet
  • 'Vis fler' knappen henter yderligere en aktivitet at vise sammen med den/dem der allerede vises. Klik flere gange for at se mange aktiviteter samtidigt.
Star Tracker

Aktivitetsoversigt

  • Baggrundsfarven indikerer status. Rød: Lektion i fortiden. Gul: Lektionen foregår nu. Blå: Lektion i fremtiden
  • Aktivitetsnummer
  • Lektionstid
  • Aktivitetsnavn
  • Instruktør(er)
  • Område
  • Blå knapper:
    • SMS til alle deltagere/betalere (klar i slutningen af 2018)
    • E-mail til alle deltagere/betalere (klar i slutningen af 2018)

Deltagerkort

  • Deltagerens navn
  • Deltagerens alder
  • Deltager-indikatorer under navnet:
    • 'Gæst' kun til stede/registreret på denne ene lektion (f.eks. 'Ta-igen' deltager)
    • Første gang til stede på denne aktivitet
    • 'Særlige hensyn' noterede (touch/klik på ikonet for at se detaljer)
    • Deltageren er registreret på næste/fremtidig termin
    • Deltageren er godkendt til næste niveau
    • Alle betalerens fakturaer, hvor forfaldsdato er passeret, er betalt
    • Som ovenfor, men der er et tilgodehavende på kontoen
    • Deltageren har fødselsdag indenfor de kommende 6 dage (rør/klik for nøjagtig dato)
    • Der er intet kreditkort eller bankkonto registreret (Gælder kun hvis virksomheden benytter denne form for betalinger)
    • Deltageren har en slutdato på sin registrering. Rør/klik for nøjagtig dato
  • Nærværs-historik (seneste 0-10 lektioner)
  • Aktiv nærværs-indikator for denne lektion:
    • Deltageren er til stede (klik for at skifte status)
    • Deltageren er ikke til stede (klik for at skifte status)
    • Deltageren har aflyst denne lektion (og er ikke til stede)

  • Kvalifikationer:
    • Kvalifikationen/målsætningen er ikke opfyldt
    • Kvalifikationen/målsætningen er ikke opfyldt og blokerer deltageren for tilmelding på næste niveau
    • Kvalifikationen/målsætningen er opfyldt
  • Bemærkninger fra registreringens kommentarfelt
  • Blå knapper:
    • SMS til alle deltagere/betalere (klar i slutningen af 2018)
    • E-mail til alle deltagere/betalere (klart i slutningen af 2018)
    • Åbner 'vindue' til at kommentere og registrere kvalifikationer

Kommentar-siden

Card modal

  • Se fulde navn og telefonnummer på deltager, betaler og kontakt
  • Marker eller afmarker kvalifikationer
  • Læs yderligere intern information på kvalifikationer
  • Skriv noter


14 - Hvad kan jeg gøre i 'Mine Betalingsprofiler'?

Det er superenkelt for dine kunder at betale og håndtere Dankort i deres online konto via menuen 'Mine Betalingsprofiler'

Dit personale kan også håndtere dette direkte fra deres super-user konto

Som super-bruger kan du håndtere hele kontoen for en person/kunde ved at klikke på 'PayPal' knappen under 'Person' 'Registreringer'. Du vælger der efter 'Mine Betalingsprofiler' i menuen. Du kan der efter håndtere eksisterende kort, indlægge nye og tage mod betalinger.

  1. Oversigt over registrerede kort
    My cards

  2. Håndtere eksisterende kort
    Manage credit card

  3. Registrere nye kort
    Add credit card

    Det er enkelt at "indsamle" kunders kort

    Du kan sende en e-mail med et link direkte til 'Mine Betalingsprofiler' https://[yourDatabase].app.keeptrack.dk/user/payment/options Dette sender kunden til login siden og der efter direkte til siden hvor de kan registrere nye kort eller håndtere eksisterende.


15 - Hvordan kopierer jeg kunder fra en aktivitet til en anden?

Det er enkelt at kopiere alle eller nogle deltagere fra en aktivitet til en anden. Dette letter din arbejdsbyrde når du ønsker at registrere deltagere til næste termin, fra mange aktiviteter til et event eller mange andre scenarier.
Aktiviteterne du ønsker at kopiere til skal være oprettede inden du starter.

Først og fremmest er den enkleste måde at gøre dette på (særligt hvis du har hundredevis eller tusindvis af aktiviteter) at forberede dataene før du starter. Du kan f.eks. gøre dette ved at notere en liste med alle aktivitetsnumre du ønsker at kopiere fra og notere på de enkelte hvilket aktivitetsnummer du ønsker at kopiere til ud for hver af dem.

Gå til Activity Registration og klik på Copy for at starte

kopier 1

Her ser du detaljer for den aktivitet du kopierr fra. Du kan vælge 'til-aktiviteten' fra drop-down menuen, men det hurtigste er at indtaste numret på 'til-aktiviteten' direkte og klikke på 'Enter'.

kopier 2

Dette viser dig detaljer for 'til-aktiviteten' og en liste med alle deltagere du kan kopiere. Kopieringsstatus er allerede foreslået ud fra alle kriterier systemet kender til. Du kan nu manuelt vælge status på de enkelte personer inden du kopierer alle valgte.

kopier 3

  • Listen starter automatisk med så mange som muligt sat til 'Registreret' ud fra alder og antal ledige pladser mm..
  • Deltagere med gæld er vist med rød tekst.
  • Deltagere med et tilgodehavende er vist med grøn tekst.
  • Deltagere der ikke er markeret til 'Registreret' er markeret med rød baggrund
  • Deltagere der allerede er registreret på 'til-aktiviteten' er markeret med rød baggrund og kan ikke kopieres
  • Deltagere med 'End reg. time' sat med en dato tidligere end 'til-aktivitetens' startdato markeres automatisk med gul baggrund og 'Kopier ikke'
  • Deltagere der ikke opfylder alderskravet markeres automatisk med gul baggrund og 'Kopier ikke'

Vælg de deltagere du vil kopier, sæt alle deltageres betalingsdato og klik på 'Kopier kunder'

Noter

  • Hvis der findes forudsætninger som krav på 'til-aktiviteten' tages disse ikke i betragtning og deltagere kopieres selvom disse ikke er opfyldt!

16 - Hvordan sender jeg påmindelser?

Via Admin efaktura kan du sende fakturaer eller påmindelser

E-faktura

  • Vælg interval i betalingsdato som vist ('Til betalingsdato' bør være minimum så langt tilbage som din standard betalingstid for at undgå at påminde kunder der endnu ikke har nået fakturaens betalingsdato)
  • (Det er muligt at benytte 'Registreringsdato' i stedet, men med mindre du har helt specifikke årsager, som at udsende mange fakturaer, anbefaler vi at du benytter betalingsdatoen i stedet)
  • Noter: Feltet 'Betalingsfrist (dage)' er inaktivt. Feltet vil blive fjernet snarest.
  • Vælg den vedhæftede fil
  • Du kan ændre overskrift og tekst til det du ønsker (teksterne bliver gendannet til standardteksten ved hver ny indlogning)
  • Klik på 'Vis modtagere' og gennemgå evt. disse inden afsendelse

Påmindelsens/fakturaens betalingsdato vil altid være den forfaldsdato der er registreret på kundens faktura. Ønsker du at ændre forfaldsdatoen skal du ind på den enkelte registrering og gøre dette.


17 - Hvordan registrerer jeg en person på en individuel lektion?

Benyt samme procedure som når du registrerer på en aktivitet

Du kan registrer deltagere på individuelle lektioner når du har behov for 'ta igen', prøvetimer eller lignende. Gør blot således:

  1. Find deltageren og klik på i rækken markeret 'New'
  2. Find en hvilken som helst aktivitet i den gruppe du ønsker og klik på kalenderikonet Calendar
  3. Klik på en dag i den uge og måned hvor du ønsker at se alle lektioner for ugen i den valgte gruppe/niveau
  4. Klik på den lektion du ønsker at registrere
  5. Du kan ændre prisen til 0 (nul) hvis lektionen er gratis
  6. Send bekræftelse/faktura ved at klikke på Printer

Make-up

Dette sætter 'Start reg. time' og 'End reg. time' til den korresponderende lektions tid.

Du kan udelukkende registrere deltagere på individuelle lektioner når hele aktiviteten har ledige pladser.
Noter desuden at individuelt bookede lektioner kan bloker registreringer på hele aktiviteten.


18 - Hvordan eksporterer jeg data til et andet program?

Du benytter primært rapporten 'Eksporter Personer', men du kan også benytte 'Eksporter Medlemmer uden registreringer' som du finder via rapporterknap dkFAQ Eksport. Fyld data i de felter du ønsker og download filen (klik på knappen 'CSV-rapport' eller 'XLSX-rapport' med musen).

Noter at data ikke er kommasepareret, men semikolonsepareret (programmet du vil importera til spørger sandsynligvis om dette).

Du kan nu enten importere filen direkte i eksternt program eller åbne og redigere i MS Excel.


19 - Hvor finder jeg forretningsdata og statistik?

Du finder masser af data til at assistere dig i din virksomheds strategiske udvikling

Key Figures

1) Administrer-Nøgletal

  • Antal nye medlemmer (personer) i perioden
  • Antal nye registreringer (bookinger på en aktivitet) i perioden
  • Antal aktive medlemmer (personer)
  • Udestående balance (kunder skylder virksomheden)

2) Rapporter-Standard

  • 'Gruppeoversigt og statistik, detaljeret' finder du det totale antal registreringer og ledige pladser. Dette kan vise dig hvor godt du udnytter dine faciliteter/ressourcer.

3) Rapporter-Finans

  • 'Aktiviteters likvide omsætning' viser dig det aktuelle cash-flow/omsætning for hele virksomheden og dine forskellige anlæg
  • 'Tilmelding/Afmelding' viser dig hvordan dine kunder er registreret på aktiviteter ('Auto' og 'Online' er hhv. automatisk og selvbetjening og alle øvrige måder, inkluderet tomt felt, er registreringer håndteret manuelt af kundeservice
  • 'Belægning' giver dig oversigt over andelen af fremmødte deltagere på gruppe-, aktivitets- og lektionsniveau for den valgte periode.

4) Rapporter-HR

  • 'Instruktør Type Timer' viser oversigt over total antal instruktørtimer for virksomheden og fordelingen pr. instruktørtype for den valgte periode, samt tilsvarende tal for individuelle instruktører. Her finder du f.eks. virksomehdens rate for sygdom og fravær.
  • 'Gentilmeldinger' rapporten viser antal tilmeldte personer i periode 1 der også er tilmeldt i periode 2. Gentilmeldinger er vist i reelle tal og i procentdele for hele virksomheden samt pr. instruktør. Vi anbefaler at benytte 12-måneders perioder

Udover ovenstående anbefaler vi denne bog på Amazon hvor du kan finde eksempler på områder og tal til brug for din virksomheds strategiske udvikling.


20 - Hvordan kan jeg samle flere registreringer på samme faktura?

Som standard bliver alle registreringer gjort via online bookingen i den samme session inkluderet på den samme faktura.
Som administrator kan du også håndtere dette via super-user kontrolpanelet under Person Registrering

Venligst bemærk følgende:

  1. Dette er kun muligt med registreringer der har samme betaler
  2. Vær omhyggelig med at indtaste det korrekte nummer i feltet da der ellers vil opstå fejl
  3. Der kan muligvis opstå behov for at håndtere visse rapporter manuelt når du ændrer disse data. Det kan være 'E-faktura' finansielle data mm.

I nedenstående eksempel har du tre registreringer, hvor de to er på samme faktura og den sidste er på en egen faktura. For at få alle tre registreringer til at fremgå på samme faktura ændrer du blot det sidste fakturanr (282913) til det samme som de to andre (282912). Alle tre registreringer vil nu fremgå på samme faktura uanset hvilken fakturaknap du klikker på.

FakturanrDK

21 - Hvordan skjuler jeg Kvalifikationer fra 'Mine Bookinger'?

Som standard er kvalifikationer synlige for kunder via 'My Bookings' i online bookingen. Såfremt du ikke ønsker at eksponere enkelte eller alle kvalifikationer for dine kunder kan du enkelt håndtere dette via 'Administrer' 'Kvalifikationer'

Noter forskellen i indstillinger

  1. Skjul kvalifikationer fra 'My Bookings' men lad dem være synlige i 'Nærvær' app'en for dit personale
  2. Skjul kvalifikationer fra 'My Bookings' og skjul dem i 'Nærvær' app'en for dit personale

1) Skjul kun i 'My Bookings'

Hide Qualification

2) Skjul i 'My Bookings' og i 'Nærvær' app

Hide all

22 - Hvordan registrerer jeg lettest alle deltagere på næste termin?

Tilbyd deltagere plads på den kommende termin

Når det bliver tid til at tænke på næste termin findes der flere forskellige måder at gribe det an på. Her beskrives den metode der giver den overlegent bedste gentilmeldingsrate: Automatisk tilbud til alle deltagere
Noter at du skal give dine kunder mulighed for passiv framelding for at overholde dansk lov (du kan f.eks. sende faktura/tilbud, sende en påmindelse og hvis denne heller ikke betales afmelder du automatisk kunden).

Fordele ved at tilbyde alle deltagere ny plads

  • Din gentilmeldingsrate stiger. Sandsynligvis 10-30 procentpoint ift. 'først til mølle' tilmeldinger
  • Du har fuld kontrol over termin og deltagere på korrekt niveau
  • Dine kunder slipper for panikken med 'først til mølle'
  • Det bliver letter for dine kunder. De skal blot betale og nogle skal måske bytte tid

Ulemper ved at tilbyde alle deltagere ny plads

  • Du får mere administration med at planlægge skema og flytte deltagere

Forslag til procedure

1. Evaluer og registrer

Evaluer og registrer alle deltageres niveau på næste termin via Star Tracker. Du benytter primært knapperne *1* *2* og *3*, men du kan med fordel også benytte kvalifikationer. (Se egen FAQ for hvordan du benytter Star Tracker.)

Evaluation 1
Klik på 'Rediger' knappen for relevant deltager og vælg *1* for 'Ryk op', *2* for at fortsætte på samme niveau og *3* for at afslutte

Evaluation 2
I dette eksempel vælger vi *1* for 'Ryk op' og klikker på 'Gem'

Evaluation 3
Dette indsætter den viste tekst i kommentarfeltet. (Hvis du ønsker at ændre dit valg er det blot at følge samme procedure igen - Dit seneste valg tæller.)

2a. Træk rapporten 'Oprykninger gruppe/aktivitet'

Træk rapporten 'Oprykninger gruppe/aktivitet' for hvert anlæg for at få overblik over behovet for antal aktiviteter på de forskellige grupper/niveauer. Denne rapport kan yderligere trækkes for hele virksomheden, hvis du ønsker et samlet overblik.

I denne rapport finder du aktivitetsgruppens samlede cifre jf. markeringen: Totalt antal deltagere i alle gruppens aktiviteter = 113, 70 flytter op til næste niveau, 43 forbliver på samme niveau og 0 slutter.
Noter at hvis ikke tallene ved 1, 2 og 3 giver sum = total mangler visse deltageres ønsker/niveau at blive registreret. I det viste eksempel bliver 70+43+0=113 og alle er dermed registrerede.

Under aktivitetsgruppen står samme information for hver aktivitet.

UppflyttGrupp FAQ

2b. Træk rapporten 'Oprykninger gruppe/aktivitet/deltagere'

Træk rapporten 'Oprykninger gruppe/aktivitet/deltagere' for at gennemgå eller få overblik over alle deltageres situation.

I den øverste markering på billedet finder du samme information på gruppen som ovenfor. Tilsvarende findes informationen (understreget) for alle aktiviteter.
Forskellen er at i denne rapport findes alle deltagere hvor markeringen viser nøjagtig hvem der fortsætter på samme niveau, hvem der rykker op og hvem der afslutter. Dette bruger du når du registrerer deltagere på korrekt aktivitet til næste termin.

UppflyttGruppPerson FAQ

3. Registrer 'Lukkedage'

Det er vigtigt at du under 'Admin' 'Lukkedage' får indlagt alle helligdage og øvrige dage, hvor virksomheden er lukket inden skemaet for den nye termin indlægges. Dette sparer dig meget tid og fejlkorrigering.

4. Indlæg det nye skema

Du kan nu enten lægge det nye skema ind manuelt eller kontakte KeepTrack Support for at få en automatisk kopi på indeværende termin til den næste. Hvis du ønsker at KeepTrack kopierer har du følgende krav (k) og valgmuligheder (m)

  • Du finder en uges skema (mandag til søndag) fra indeværende termin hvor du tydeligt beskriver hvad du ønsker kopieret og hvad du ikke ønsker kopieret. (k)
  • Det nye skemas start- og slutdato (k)
  • Om du ønsker at kopiere lektioner (et krav for at kopiere område og/eller instruktør, ellers en valgmulighed)
  • Om du ønsker at kopiere områder (m)
  • Om du ønsker at kopiere instruktører (m)
  • Om du ønsker at kopiere deltagere (m)
  • Om/hvornår du ønsker aktiviteter skal vises på online bookingen (m)
  • Om prisen skal hæves eller ej og i så fald hvor meget (m)
  • Om min/max antal deltagere kopieres (m)

5. Korriger skemaet

Korriger skemaet for fejl og ændringer

6. Kopier alle deltagere over på de nye aktiviteter (hvis du ikke allerede har gjort det under punkt 4)

Hvis du ikke har kopieret alle deltagere: Gå igennem alle aktiviteter/deltageres opflytninger fra punkt 2 og kopier alle deltagere til den nye termin via 'Aktivitet' 'Registrering' 'Kopi kunder' hvor du kan kopiere alle aktivitetens deltagere på en gang.

7. Kvalitetssikring

Gennemgå og kvalitetssikre alt

8. Send fakturaer

Send alle fakturaer via 'Administrer' 'E-faktura'

'Passiv framelding' jf. dansk lov

Når du har udsendt fakturaer vil der findes de kunder der ikke har betalt når betalingsdatoen passeres. Du kan der efter sende en påmindelse til disse og de resterende kunder der stadig ikke har betalt på påmindelsens betalingsdato afmelder du fra aktiviteten. En god ide for win-back er at samle alle disse afmeldinger på en særlig aktivitet og så udsende en mail til disse om at de er afmeldt og hvad de kan gøre for at tilmelde sig igen.


23 - Hvordan fungerer 'Mine Bookinger' for indloggede brugere?

Når en bruger er logget ind i din online booking og via menuen går til 'My bookings' kan de se og håndtere følgende information. Din kundeservice sparer værdifuld tid når kunder selv kan udføre disse opgaver.

Mine Bookinger

Information på siden

Ikoner

  • Ventelister kan afbookes ved at klikke på relevant navneknap.
  • Link til kort med anlægget
  • Viser instruktøren
  • Fakturaen er betalt og via linket kan den opdaterede faktura med information hentes
  • Fakturaen har udestående gæld og via linket kan den opdaterede faktura med information hentes
  • Åbner for visning af de seneste fem og de kommende ti lektioner
  • Brugeren deltog ikke i lektionen
  • Brugeren deltog i lektionen
  • Brugeren afbookede lektionen på forhånd
  • Brugeren afbookede lektionen på forhånd men kan fjerne afbookingen igen
  • Brugeren kan afbooke lektionen

Kvalifikationer

  • Kvalifikationen er ikke opnået
  • Kvalifikationen er ikke opnået og låser næste niveau
  • Kvalifikationen er opnået

Bemærk at kunden kun kan se det du har gjort tilgængeligt

  • Ved at markere 'Aktivitet' 'Timetable' i dit super-user kontrolpanel
  • og aktivitetens slutdato ikke er passeret

F.eks.: Hvis brugeren er registreret, men 'Timetable' ikke er markeret eller aktiviteten har passeret slutdatoen kan vedkommende ikke se denne registrering.

Timetable checked

24 - Hvordan søger jeg i kommentarer mm?

Hvis du vil søge på information i KeepTrack som ikke er direkte søgbart er det absolut lettest blot at benytte browserens søgefunktion:

  • Find den side du ønsker at søge på.
  • Klik på 'Ctrl' og bogstavet 'f' (engelsk 'Find' for at huske det) på tastaturet.
  • Skriv det du ønsker at finde.

FAQ FindInBrowser


25 - Hvordan bytter jag aktivitet på en kunde?

Du har en kunde, som allerede er registreret på en aktivitet, men ønsker at bytte til en ny aktivitet.

Gå til Person button og find personen. Vær sikker på at du står i registreringknapp dkFAQ som i eksemplet nedenfor.

BytAktivitet1

Klik på det markerede ikon Arrow to open find course for at komme til 'Find Aktivitet'

BytAktivitet2

Dette gør at du får 'Find Aktivitet' vinduet frem, hvor du finder den nye aktivitet. Klik på den nye aktivitet for at komme tilbage til hovedvinduet igen.

BytAktivitet3

Den nye pris bliver automatisk sat og al eksisterende information findes stadig. Vi anbefaler at du skriver en kommentar i 'Kommentarer' om årsagen til ændringen.

BytAktivitet4

Når du har udfyldt al relevant information trykker du 'Enter' eller klikker udenfor den mørkeblå markering.

BytAktivitet5

Personen er nu skiftet til den nya aktivitet og eventuelle betalinger, rabat mm. som var registreret på den gamle aktivitet findes stadig.

Send en ny bekræftelse/faktura til kunden.

BytAktivitet6


26 - Hvordan opretter jeg en ny person?

Registrere ny person

Når du har logget ind skal du sørge for at stå under menupunktet person button

regnykundeDK1

Klik på Ny Knap

regnykundeDK2

Der efter udfylder du felterne med personens oplysninger. (OBS! Felterne mærket med rød er obligatoriske)

regnykundeDK4

Når du har udfyldt alle ønskede felter så klikker du på ok dkFAQ

regnykundeDK5

Nu er personen registreret i KeepTrack. (Se egen FAQ for oprettelse af nye familiemedlemmer i en allerede registreret familie.)


27 - Hvordan knytter jeg et barn til forælder/betaler?

Hvordan knytter jeg et barn til en betaler/forælder?

Det nemmeste er at oprette betaleren først og derefter barnet. (Se egen FAQ om hvordan du registrerer en ny person.)

Når du er logget på så vælger du menupunktet person.

kopple barn till betaler DK1

Klik på ny dkFAQ

kopple barn till betaler DK2

Udfyld felterne med personens oplysninger. I feltet 'Betaler' skriver du betalerens navn og vælger betaleren i listen.

(OBS! Felterne mærket med rød er obligatoriske - 'E-faktura' skal i dette tilfælde være tom.)

kopple barn till betaler DK3

Når du har udfyldt alle ønskede felter klikker du på ok dkFAQ.

kopple barn till betaler DK5

Nu vil du se at data fra betaleren (fra adresse til e-mail) er vist i de blå felter, som ikke kan ændres i barnets profil.

kopple barn till betaler DK6

Nu er barnet registreret og knyttet til betaleren.


28 - Hvordan fungerer registrering af planlagt fravær?

Hvis du ønsker at registrere deltageres planlagte fravær (sygdom, ferie mm.) på lektioner kan du gøre dette i KeepTrack hvis du er 'Admin' eller 'Trusted'. Dette er brugbart til statistik, ta-igen lektioner eller udnyttelse af ledige pladser.

Noter at du kun kan registrere planlagt fravær hvis du har rettigheder til dette.

Registrering af planlagt fravær

attendancePlanned01

Som sædvanligt tilgår du 'Nærvær' enten via 'Person' eller 'Aktivitet' under menuen 'Registrering' og 'Nærvær'.
Du kan nu klikke og vælge X for planlagt fravær, V for nærvær (registreres normalt via tablet/iPad) eller tomt for "ingenting". Noter at når du klikker i 'X' låser du nærvær i tablet/iPad (her vist med rød markering).

Håndtering i tablet/iPad

attendancePlanned02

Kunde nr 22018 i eksemplet vil nu vises som 'planlagt fravær' i nærværs-registreringen på personalets smartphones/tablets (her vist med rød markering).

Noter at du ikke kan ændre denne registrering her iom den er låst. (Hvis du oplever at en kunde med planlagt fravær alligevel dukker op kan du enten logge ind i KeepTrack og ændre markeringen (hvis du har rettigheder) eller kontakte din kundeservice/administration og bede dem ændre/håndtere det.)

Du markerer 'almindeligt' nærvær/fravær ved at klikke og markere af eller på (jf. egen FAQ).


29 - Hvordan sletter jeg min browsers cache?

Din browser gemmer data/kode i en cache

Ind i mellem bør du slette din browsers cache for at undgå 'mærkelige ting' i KeepTrack. Detta kan forekomme efter opdateringer eller andet.

CacheWinKB

Windows: Ctrl+Shift+Delete

Stå i den browser du benytter til KeepTrack.
Tryk på tasterne Ctrl + Shift + Delete samtidigt for at komme til menuen hvor du sletter data i browseren.

CacheMacKB

Mac: Ctrl+Shift+Fn+Backspace

Stå i den browser du benytter til KeepTrack.
Tryk på tasterne Ctrl + Shift + Fn + Backspace samtidigt for at komme til menuen hvor du sletter data i browseren. (Noter at der i Mac findes adskillige måder at få fat i 'Delete' tangenten afhængigt af hvilket tastatur du har!)

CacheChrome

Vælg at slette cache

Her vises Google Chrome's menu.
Vælg at slette cache og klik videre

CacheFirefox

Vælg at slette cache

Her vises Google Chrome's menu.
Vælg at slette cache og klik videre - Sådan!

Ressourcer på Internet

Søg på google eller på http://www.wikihow.com/Clear-Your-Browser's-Cache


30 - Hvorfor er nogle personers data-felter blå?

Betalerens data vises for tilknyttede personer

Når man står på en person som har en betaler vil de fleste data-felter være blå. Det indikerer at det ikke er denne persons egne data der vises.

Deltager

Men der imod er det betalerens data der vises. Dette indebærer også at det er under betaleren kontaktinformation registreres og opdateres for alle tilknyttede personer.

Betaler


31 - Hvordan fletter jeg personer der er oprettet to gange?

Flette personer

Find den af de to personer du ønsker at beholde og gennemgå data for evt. fejl.

Flet01

Find den af de to personer du ønsker at flette ind i den ovennævnte person og klik på 'Flet'.

Flet01

Find

Find personen

Søg på enten personens medlemsnr. eller på navnet
Klik på den ønskede person (her markeret på blå linie)

Fortsæt

Klik på 'Fortsæt'

Klik på knappen 'Fortsæt' for at gå til næste trin

Sikker

Er du sikker?

Læs teksten og vær helt sikker på at det er dette du ønsker inden du klikker 'Fortsæt'
Du kan nu ikke længere fortryde!

Fletning gennemført

Fletningen er nu gennemført og alle data findes nu på den person der kommer frem når du klikker 'OK'. Som det ses gælder det såvel alle tilknyttede personer som alle tilmeldte aktiviteter.

Værd at notere

  • Kun kontiene 'admin', 'trusted' og 'HR' har adgang til fletning af personer.
  • Medarbejder-data medtages på lige fod med al anden data.
  • Hvis begge personer er tilmeldt samme aktivitet får du en fejlmeddelelse.
  • Hvis begge personer er registreret med samme kvalifikation får du en fejlmeddelelse.
  • Som udgangspunkt anbefales det at 'stå på' den ældste af personerne (den med lavest medlemsnr.) og flette til den yngste.
  • Den slettede persons medlemsnr. er nu noteret i kommentarfeltet - Dette er brugbart, hvis personen f.eks. indbetaler på det gamle medlemsnr.
  • I tvivl? Få din administrator til at hjælpe eller kontakt support

32 - Hvordan ændrer jeg kontaktinformation på en familje?

Her viser vi hvordan du ændrer kontaktinformationen (adresse, postnr, telefon og e-mail) på en familje under person button

deltagerinfo dkFAQ

Inde på deltageren (barnet) kan du se at felterne markerede med pile, er blå. Blå farve betyder at de ikke kan ændres. For at ændre disse oplysninger skal du gå ind på betaleren, hvor felterne vil skifte til hvid, som vist herunder.

deltagerinfobetaler dkFAQ

Når felterne er hvide kan i ændre i oplysningerne (vist med pile). Ved at ændre data i betaleren så følger informationen med til alle tilknyttede personer (deltagere mm.).


33 - Hvordan virker nærvær på iPad/Tablet?

På adressen https://keeptrack.dk/attendance/[databasenavn] finder du login til styring af nærvær til dine deltagere. I dette værktøj vil du finde oplysninger om deltagerne i forbindelse med en specifik aktivitet såsom at håndtere nærvær og deltagernes kvalifikationsniveau.

Attendance login

Login-siden er din sikkerhed. Kun autoriserede brugere kan få adgang til data. Indtast din PIN-kode og klik på "OK".

Attendance area

Vælg det relevante anlæg og evt. område og klik på "OK".

Attendance activity

Vælg den pågældende aktivitet og klik på "OK". "Tilbage"-knappen bringer dig tilbage for at vælge et andet anlæg/område.
Systemet vil automatisk vælge nærmeste lektion ifølge dag og tid.

Attendance participants

Dette er den vigtigste side, der viser alle deltagere i den valgte aktivitet og med en masse information indbygget.

  • Øverst kan du nemt gå frem og tilbage til de tilstødende lektioner.
  • Under knapperne vises data for den aktive lektion.
  • Deltagernavne viser dig flere ting:
    • De øverste navne er de faktiske deltagere.
    • Navne i blå tekst angiver deltagere der ikke har fået en kommentar i KeepTrack.
    • Navne i grøn angiver, at de har fået en kommentar, der hovedsageligt bruges til at håndtere kommende terminer.
    • De nederste personer i grå tekst og markeret med et '(V)' viser personer på venteliste til denne aktivitet.
    • Foran hvert navn er der et interaktivt felt, hvor du markerer/ser nærver/fravær for denne lektion.
    • Efter hvert navn angives personens alder ved starten af aktiviteten (når fødselsdato er registreret), den evt. udestående saldo samt betalerens mobilnr.
    • Til højre ser du nærvær markeret for tidligere lektioner på denne aktivitet (der vises max. de seneste 10 lektioner).
    • NewParticipant til venstre for et navn viser at denne person aldrig tidligere har deltaget på denne aktivitet (ny deltager).
    • Considerations til venstre for et navn viser at der i superuser grænsefladen er noteret i 'Særlige hensyn'.
    • NextTerm til venstre for et navn viser at deltageren allerede er registreret på en aktivitet i fremtiden (tilmeldt næste sæson).

Quali

Ved at klikke på en deltagers navn kommer du til denne side, der viser den enkelte deltagers data med mulighed for at indsætte standarddata i kommentarfeltet (her mærket '*1* opflyt fra'' osv.)
Hvis du har registreret kvalifikationer på gruppe-niveau kan du yderligere registrere deltagerens opnåelse af disse på de farvede knapper der dukker op her.


34 - Hvordan bruger jeg søg-funktionen/søg efter en person?

Søgefunktionen er mere eller mindre global og findes under person button, Aktivitetknap dkFAW, efterlogin2 dkFAQ (og et par andre steder, hvor du sjældent får brug for det). Du søger ved at trykke på soegDK i den venstre menu under f.eks. Person button. Nu kan du søge i et eller flere felter. Du får søgeresultater frem ved at klikke på F button (Find) knap som vist her under eller blot ved at trykke 'Enter'.

Hvordansogejeg1 dkFAQ

Tip!
Du kan søge efter hele ord, dele af ord eller enkelte tegn og så videre. Undlad at søge med kun tomme felter (det betyder "Vis mig alt"), eller meget brede søgninger som f.eks. '5' i et talfelt. Det sidste vil resultere i en liste over alle personer i databasen, hvor der er ciffer '5' i. Du vil dog få en advarsel, hvis der er over 100 søgeresultater.

Eksempel: Søg efter 'Carl Johan'

Du kan søge efter næsten al data såsom mobilnummer, adresse eller e-mail under de dedikerede områder, men i dette eksempel vil vi søge på navn.

Som anført ovenfor bruger du den blå linje, når du søger. Indtast hele navnet eller dele af det. Vi taster 'Johan' i feltet Fornavn.

Hvordansogejeg2 dkFAQ

Tast 'Enter' eller F button for at se resultaterne.

Hvordansogejeg3 dkFAQ

Markér den relevante linje (i dette tilfælde 'Carl Johan') ved at klikke hvor som helst på denne linje for at få den mørkeblå ramme.

Hvordansogejeg4 dkFAQ

Klik på Hvordansogejeg5 dkFAQ knappen for at åbne op for Person side med Carl Johan i fokus.


Genvej for at finde en person (eller en aktivitet)

Shortcut Find Person DK

Klik på knappen og du kan skrive kundens nummer direkte i pop-up feltet. Tast 'Enter' og du får personen i fokus.


35 - Hvordan angiver/ændrer jeg aldersbegrænsninger for aktivitet/gruppe?

Du kan begrænse adgangen til aktiviteter ved at ændre den laveste/højeste alder som du finder under Aktivitetknap dkFAW eller gruppeknap dkFAQ

Vi anbefaler, at du bruger indstillingerne under gruppeknap dkFAQ da dette påvirker alle aktiviteter under denne gruppe, hvilket betyder, at du kun behøver at gøre dette én gang. Du kan derefter justere enkelte aktiviteter, når der er behov direkte under Aktivitetknap dkFAW

Proceduren er den samme for gruppe og aktivitet.

aldersbregr1 dkFAQ

Udfyld et eller begge felter. (Husk det kan være en god idé med en vis grad af margin.)

aldersbregr2 dkFAQ


Hvis du har brug for at gøre en undtagelse på en specifik aktivitet anbefaler vi, at du ikke ændrer alderen, men i stedet blot afkrydser 'Alder fleksibel'. På den måde kan du indtaste deltagere manuelt uden aldersbegrænsning, men du ændrer ikke de indstillede begrænsninger i din online booking.

aldersbregr3 dkFAQ


36 - Hvordan opretter jeg en aktivitet/et kursus?

Gå til Aktivitet button.
Klik på kopier dkFAQ hvis du ønsker en aktivitet svarende til den du har i fokus (dette er den absolut nemmeste måde at gøre det på), hvis du har gentagen data såsom det samme navn eller startdatoen. Ellers klik på ny dkFAQ og indtast oplysninger i de relevante felter.

nygruppe1 dkfaq

  • Nr.: Udfyldes af systemet.
  • Aktivitet: Indtast navnet på aktiviteten.
  • Aktivitetsgruppe: Vælg den gruppe, denne aktivitet tilhører.
  • Startdato: Vælg aktivitetens første dag via kalenderen.
  • Slutdato: Vælg aktivitetens sidste dag via kalenderen.
  • Info dato: Normalt tomt. Kan bruges til angivelse af informationsmøder eller lignende.
  • Fleksibel: Normalt tomt. Hvis afkrydset bryder den 'Max grænsen for aktiviteten' og du kan tilmelde et ubegrænset antal deltagere.
  • Min. tilmeldt.: Blokerer ikke noget Bruges til at angive det mindste antal deltagere for at gennemføre aktiviteten.
  • Max. tilmeldt.: Styrer det maksimale antal pladser på aktiviteten. Alle registreringer ud over dette tal vil automatisk blive sat på venteliste.
  • Pris: Indstil den samlede pris for aktiviteten. Denne pris bliver automatisk brugt på deltagernes faktura.
  • Bemærkninger: Her kan du notere 'private' oplysninger vedrørende denne specifikke aktivitet. Vises ikke andre steder.
  • Skema: Udfyldes af systemet ifølge de tidsintervaller du registrerer senere.
  • Website start/website slut: Gør aktiviteten synligt på din online booking. Undlad at fylde i hvis du ikke ønsker aktiviteten vist online.
  • Alder fleksibel: Efterlad blank. Hvis afkrydset bryder det minimum/maksimum alder for deltagere som registreret enten under aktiviteten eller i den tilsvarende gruppe.
  • Min. alder: Normalt tomt, da det indstilles via gruppen. Hvis det ifyldes vil det tilsidesætte de generelle indstillinger for gruppen og sætte aldersgrænsen for deltagerne i denne aktivitet.
  • Max. alder: Normalt tomt, da det indstilles via gruppen. Hvis det ifyldes vil det tilsidesætte de generelle indstillinger for gruppen og sætte aldersgrænsen for deltagerne i denne aktivitet.

Klik ok dkFAQ (eller nygruppe2 dkFAQ hvis du har fortrudt).

Nu skal du registrere lektioner, område og instruktør(er) på aktiviteten.

1) Opret lektioner

Klik på nygruppe3 dkFAQ.png

En pop-up åbner

nygruppe4 dkFAQ.png

Her vælger du 'Dag', hvis du vil have aktiviteten til at køre hver dag mellem startdato og slutdato. I dette eksempel klikker du på 'Uge' for at oprette ugentlige lektioner.

Et nyt vindue vises.

nygruppe5 dkFAQ.png

Det første felt indikerer om aktiviteten kører hver uge ('1'), hver anden uge ('2') og så videre. Starttidspunktet for lektionen er udfyldt (24-timers format nøjagtigt som vist). Og det samme for sluttidspunktet. I 'På dagene' vælger du en eller flere dage om ugen, hvor du ønsker lektioner på det valgte tidspunkt.

(Du kan fortryde ved at klikke på nygruppe7 dkFAQ.png )

Klik nygruppe6 dkFAQ.png for at oprette alle lektioner, hvorefter du får en bekræftelse.

nygruppe9 dkFAQ.png

Fortsæt med at tilføje områder eller klik 'Luk' for at afbryde.

2) Tilføj område(r)

Hvis du kommer direkte fra punkt 1 kommer du videre blot ved at klikke på 'Tilknyt område' i billedet ovenfor. (Kommer du fra aktiviteten klik på 'Område' i venstre menu og klik der efter på 'Læg til alle'.

nygruppe10 dkFAQ.png

Vælg det relevante område, og klik nygruppe11 dkFAQ.png. Klik på 'OK' for at lukke vinduet.

Bemærk: Du kan tilføje mere end ét område, hvis du har brug for det - Gentag blot proceduren!

3) Tilføj instruktør(er)

Hvis du kommer direkte fra punkt 1 eller 2 kommer du videre blot ved at klikke på 'Tilknyt instruktør' i billedet ovenfor. (Kommer du fra aktiviteten klik på 'Instruktør' i venstre menu og klik der på 'Læg til alle'.

nygruppe12 dkFAQ.png

Vælg 'Instruktør' og evt. 'Instruktør type' og klik på nygruppe13 dkFAQ.png.

Klik på 'OK' for at lukke vinduet.

Bemærk: Du kan tilføje mere end én instruktør, hvis du har brug for det - Gentag blot proceduren!

Nu er alt registreret.


37 - Hvordan registrer jeg manuelt en betaling fra en kunde?

Gå til Person button

I menuen til venstre klik betaling dkFAQ

Klik på drop down menuen under 'Reg. no' i 'New' linjen, som vist her.

registrerbetaling dkFAQ

  • Vælg den relevante faktura (som regel den med udestående balance) ved at klikke på den.
  • Udfyld minimum 'Betalingsdato' (udfyld "now" for dagen dato) og 'Beløb' på samme linje og tryk på 'Enter' på tastaturet eller klik med musen udenfor den blå ramme. Du kan med fordel indsætte en beskrivende kommentar vedrørende betalingen før eller efter du trykker 'Enter'.
  • Betalingen er nu registreret!

Tip! Pas på ikke at klikke uden for det mørkeblå område, før alle oplysninger er indtastet. I så fald vil systemet forsøge at opdatere med en deraf følgende fejl på grund af utilstrækkelige data i et eller flere felter!

Det færdige resultat, når betalingen er modtaget. Bemærk at du kan registrere positive og negative beløb eller flere betalinger på samme faktura.

registrerbetaling2 dkFAQ


38 - Hvordan registrerer/tilmelder jeg en kunde på en aktivitet?

  • Find deltageren (ikke betaleren/forælderen) under Person button enten via kunde-id eller ved at søge.
  • Klik på registreringknapp dkFAQ og udfyld felter som vist herunder.

registrering dkFAQ

  • 'Medlem', 'Betaler' og 'Reg. dato' (registreringen) er på forhånd fyldt i.
  • Vælg aktivitet, ved at klikke på Search til højre for 'Aktivitet-feltet, som åbner 'Find Aktivitet'. Find og klik på den aktivitet du ønsker. KeepTrack udfylder automatisk 'Pris' og 'Aktivitet' ud fra det valgte.
  • Udfyld de ønskede felter 'reg. metode', 'Rabatbeløb' (fratrækker dette beløb fra den samlede pris), 'Rabat' (fratrækker denne procentdel fra prisen), 'Rykkergebyr' (tilføjer dette beløb til prisen) og 'Bemærkning' (interne oplysninger tilhørende denne specifikke registrering).
  • Tast 'Enter' på tastaturet eller klik udenfor den mørkeblå ramme for at opdatere registreringen.
  • BEMÆRK: Hvis aktiviteten er fuld så skifter 'Reg. dato' automatisk til 'Venteliste dato' og personen er ikke registreret på denne aktivitet. KeepTrack giver dig en advarsel, når dette sker.

Husk at få betalt!

På linjen der indeholder den nye registrering klikker du enten Print button for e-mail eller papir faktura til kunden. (Bemærk: Hvis du vælger at lade kunden betale kontant eller med kreditkort som ikke er knyttet til KeepTrack bliver du nødt til at registrere betalingen i henhold til betaling dkFAQ for at undgå fejlagtig fakturering af kunden).

Alternativt klikker du PayPal button til point-of-sale via PayPal hvor kunden selv indtaster sin kortinformation. Via PayPal bliver kvitteringen automatisk sendt til kunden (og betalingen bliver automatisk registreret under 'Betaling').


39 - Hvordan registrerer jeg en ny kunde?

registernewcustomer dkFAQ

Gå til Person button som vist.

Hvis du registrerer en voksen (betaleren) og et barn så starter du med betaleren (den voksne). På den måde vil du spare et par klik.

  • Klik ny dkFAQ
  • Indsæt al relevant data til betaleren ('Medlemskab dato' udfyldt med 'Now' og vil derfor automatisk blive registreret med dags dato).
  • Hvis du bruger online registrering og/eller kvitteringer via e-mail, skal du udfylde en gyldig e-mail, og markere 'E-faktura'!
  • Når du har udfyldt alt klikker du ok dkFAQ eller trykker 'Enter' på dit tastatur for at gemme.

Hvis denne person (betaleren) også er deltageren (dvs. voksenaktiviteter) går du direkte til 'Hvordan registrerer jeg en kunde på en aktivitet? i en egen FAQ. Hvis deltageren er et barn fortsætter du herefter.

  • For at registrere barnet klikker du kopier dkFAQ hvis du har betaleren i fokus (hvis ikke så klikker du ny dkFAQ ).
  • Udfyld alle relevante data for barnet. Barnet skal have registreret en fødselsdato for at registrere barnet på aktiviteter med aldersbegrænsninger!
  • Du behøver ikke udfylde adresse, e-mail, telefon og lignende da dette allerede er registreret under betaleren. Hvis du ønsker korrespondence direkte med barnet/den unge er det dog fordelagtigt at registrere e-mail og mobil.
  • I feltet 'Betaler' udfylder du enten betalerens id, eller du begynder at indtaste navnet på betaleren og vælger personen i listen. Du kan alternativt klikke Search button for en avanceret søgning.
  • Hvis du har brug for at knytte barnet til en ekstra person udfylder du "Kontakt" feltet med denne persons id eller navn via samme procedure som ovenfor.
  • Når du har udfyldt alt klikker du ok dkFAQ eller trykker 'Enter' på dit tastatur for at gemme.

Næste trin er at registrere deltageren på en aktivitet. Se dette i en egen FAQ.


40 - Hvad er forklaringen på farver mm. under Person-Registrering?

Farvemarkering af aktiviteter

Person

Farver

Farvekoder

Rød baggrund = Afsluttet aktivitet
Grøn baggrund = igangværende aktivitet
Ingen (grå) baggrund = Kommende aktivitet
Kun trusted- og admin-kontoen kan ændre i afsluttede (røde) aktiviteter!

Kvalifikationer

Se skemaet

Hvis du blot har behov for at se skemaet kan du finde dette på knappen vist her. Skemaet åbner i en ny flig som du kan beholde åben.

Kvalifikationer

Let at bytte en venteliste til en plads

Når du registrerer en person på en aktivitet kan du enten ifylde datoen med 'now' eller via kalenderen og datoen hopper selv til ventelisten hvis der ikke er plads på aktiviteten.
Hvis du vil bytte et medlem fra venteliste til plads (eller vice versa) klikker du på ikonet med pilene og datoen flyttes.
Som det vises her har vi tydeliggjort ventelister med dato i rød tekst.


41 - Jeg får intet billede/indhold på www.keeptrack.dk

Genstart din browser og forsøg igen eller prøv med en anden browser (Firefox, Chrome, Safari, Internet Explorer).

Prøv at gå ind på adressen https://83.221.131.66 i stedet for https://keeptrack.dk. Det burde fungere. (Hvis det ikke virker har du sandsynligvis en netværksfejl. Prøv om andre websites virker. Hvis ikke: Kontakt din Internetudbyder)

Denne fejl skyldes problemer med din DNS-server (det er den som oversætter fra en 'menneskelig' adresse til en maskinadresse så du ikke behøver huske på '83.221.131.66', men blot 'keeptrack.dk'). Du kan evt. kontakte din Internetleverandør og få mere information om hvilke DNS-server de benytter.

Har du konstante problemer med DNS kan du istedet for din Internetleverandørs server benytte en af disse som er stabile og åbne for alle at benytte:

  • OpenDNS 208.67.222.222 og 208.67.220.220
  • Google 8.8.8.8 og 8.8.4.4

42 - Hvordan fungerer aldersbegrænsningen?

Aldersbegrænsning

Aldersbegrænsningen sættes under 'Gruppe' og styrer aldersgrænserne for tilmeldinger såvel direkte i KeepTrack som via online booking. Hvis du sætter aldersbegrænsningen direkte under en aktivitet vil denne gælde i stedet for den der er sat for tilhørende gruppe.

Når aldersbegrænsningen er tom (eller 'Alder fleksibel' er ifyldt under 'Gruppe') kontrolleres alderen ikke.

Hvis du sætter 'Alder fleksibel' under 'Aktivitet' kan du manuelt registrere medlemmer på denne aktivitet selvom de ikke opfylder kravene til alder. Samtidig har du stadig alderskravet på online booking eftersom 'Alder fleksibel' under 'Aktivitet' ikke kontrolleres i forbindelse med online booking. Hvis du sætter 'Alder fleksibel' under 'Gruppe' vil der ikke findes alderskrav for tilmeldinger være sig direkte i KeepTrack eller online bookninger og dette gælder for samtlige aktiviteter under denne gruppe.

  • Alderen kontrolleres først mod indstillingerne i 'Aktivitet' og hvis alderen er sat her kan man kun booke indenfor disse grænser (uanset hvad der står noteret under 'Gruppe'). Hvis alderen ikke er sat under 'Aktivitet' kontrolleres alderen under 'Gruppe' og hvis alderen er sat her kan du kun booke indenfor disse grænser.
  • Det er deltagerens alder ved datoen for kursusstart som tæller.
  • Hvis du har sat en aldersgrænse skal deltageren have ifyldt fødselsdato for at tilmelde sig.
  • Du kan når som helst ændre aldersgrænserne under såvel gruppe som aktivitet.

I eksemplet på billedet skal deltageren være minimum 0 år 1 måned 15 dage på startdatoen for alle aktiviteter i gruppen 'Babysvøm' og maksimum 0 år 7 måneder 0 dage på aktivitetens startdato.


43 - Hvordan opdaterer jeg data på skærmen?

Refresh

Data opdateres automatisk i KeepTrack når du klikker væk, klikker på 'Enter' eller skifter side. Følgende procedure tvinger alle data til at opdatere:

  • Klik i et af indtastningsfelterne øverst og tryk på 'Enter' på dit tastatur
  • ...eller skift sprog i menuen øverst (byt til nyt sprog, vent til den er opdateret og byt så tilbage til din preference igen).
  • ...eller log ud af KeepTrack og log ind igen.
  • ...eller genstart din browser og/eller slet cachen (data som gemmes i browseren) wikihow med beskrivelse på engelsk

Du bør ALDRIG benytte browserens navigationsknapper som Frem/Tilbage. Du kan ikke være sikker på konsekvenserne og du får ikke opdateret data. Benyt ALTID menuen i KeepTrack.

Hvis du arbejder i det vi kalder de dynamiske data (de data som findes i rammen længst nede som f.eks. 'Lektionstid' under 'Aktivitet') kan du hurtigt opdatere disse ved at klikke en gang på 'pil tilbage' og igen på 'pil frem'. Dette opdaterer normalt også det vi kalder 'de statiske data' (de data som findes i den øverste ramme som f.eks. 'Min tilmeldt' eller 'Pris' under 'Aktivitet').


44 - Hvordan håndterer jeg afmeldinger og tilbagebetalinger?

Hvis du har et medlem som afmelder sig, men har betalt og derfor skal have penge retur anbefaler vi følgende procedure:

  • Opret en særlig aktivitet til afmeldte og sæt prisen for denne aktivitet til nul kroner.
  • Flyt den afmeldte fra den oprindelige aktivitet over på aktiviteten for afmeldte. (Så bliver den oprindelige plads også ledig til et andet medlem.)
  • Efter du har flyttet medlemmet står betalingen stadig registreret, men da prisen nu er 0 (nul) dukker medlemmet op på rapporten 'Kreditorer' under 'Rapport' 'Finans'.
  • Når beløbet er tilbagebetalt registrerer du en ny betaling på medlemmet, men denne gang med minus foran beløbet (f.eks.: -1.000,00)
  • Nu er medlemmets samlede betaling (eller gæld) nul kroner og medlemmet kommer ikke med på finansrapporterne 'Debitor' eller 'Kreditor'.

45 - Jeg har medlemmer som booker online men ikke registreres på en aktivitet!

Hvis kunden ikke gennemfører hele bookningen bliver han/hun ikke registreret på nogen aktivitet! Dessuden kan der være alle mulige tekniske årsager til at bookningen på aktiviteter ikke gennemføres.

Årsager til dette kan f.eks.være at kunden venter for længe eller bliver afbrudt (dårlig forbindelse til Internet), hvis kunden har en gammel computer, har spærret for visse funktioner eller hvis kunden helt enkelt ikke klikker hele vejen igennem til bekræftelse af registreringen.

Vi har dog indlagt en mulighed for at opfange mange af disse potentielle medlemmer: Så snart en ny kunde har skrevet sine personoplysninger ind og klikket 'OK' (inden registreringen af aktivitet) findes personen registreret i KeepTrack. Disse personer finder du enkelt i Rapporten 'Eksporter Medlemmer uden registreringer' og kan så kontakte dem via telefon eller mail for bookning.


46 - Jeg synes KeepTrack/Internet kører langsomt!?

Hvis du oplever at KeepTrack kører langsomt skyldes det i langt de fleste tilfælde netværksproblemer i enten dit LAN eller hos din Internetleverandør. Følgende forslag afhjælper de fleste problemer:

  1. Genstart din router (Internetmodem)
  2. Prøv på en anden PC/Internetforbindelse
  3. Genstart øvrigt netværksudstyr
  4. Mens du er indlogget i KeepTrack trykker du Shift+F5 eller Shift+Ctrl+R (genindlæser siden)
  5. Genstart din browser
  6. Opdater din browser
  7. Byt til en anden browser
  8. Opdater din PC
  9. Windowsbrugere: Genstart din PC
  10. Kontakt KeepTrack support

47 - Brugeren logges ud?

Brugeren logges automatisk ud af sikkerhedshensyn!

Hvis du som bruger er inaktiv i mere end ca. 15 min. i databasen logges du automatisk ud og får en rude med besked om at logge ind på nyt. Logger du ind (med samme brugernavn og password) som tidligere kommer du tilbage til den senest benyttede side og kan genoptage arbejdet derfra.


48 - Registrering af hvordan kunden har til-/afmeldt sig?

Registreringsmåde

Via Person knap går du ind på Registrering knap

Her finder du 'Reg. via' som på billedet. Vælg det som stemmer bedst i dropdown menuen. Dette gør du selvfølgelig lettest samtidig med at du registrerer personen på en aktivitet via mail, telefon eller annat.

Under 'Rapport' kan du så benytte rapporten 'Tilmelding/Afmelding' for at hente statistik over dette.


49 - Fejlmeddelelse når jeg forsøger at indtaste ny person/mobil/e-mail?

Fejl mobilnr.

Hvis du ser denne fejlmeddelelse er det fordi du har forsøgt at indlægge/ændre en person med samme oplysninger som på en allerede eksisterende person. Dette gælder e-mail, mobilnr og personnr. (Du kan derfor stadig finde eller indlægge dobbelte personer hvis disse oplysninger ikke er med!)
Dette styrer også dine brugeres/medlemmers inlogning på din online booking.

Blokeringen af dobbelte poster med samme mobilnr, personnr eller e-mail er sat for at undgå at samme person/familie findes flere gange i din database!



Start med KeepTrack

Kom godt i gang med de indledende indstillinger i KeepTrack


50 - Hvilke farver kan jeg benytte til gruppe eller område?

Du benytter blot standard navne på web farver som du finder her https://html-color-codes.info/color-names/

Indtast farvenavnet under Gruppe

Web color group

Indtast farvenavnet under Område

Web color area

51 - Har I 'manualer' til at promovere værktøjer for medarbejdere og kunder?

Korte visuelle teasere lige til at downloade

For at lette dit arbejde har vi fremstillet nogle korte og visuelle teasere som du kan hente og enten printe til uddeling eller blot e-maile direkte til dine medarbejdere eller kunder for at informere dem om de stærke værktøjer du tilbyder.

Husk at du kan gøre det endnu enklere for dine medarbejdere og kunder ved at sende en e-mail med et link direkte til værktøjet. Så skal de kun logge ind og er dermed direkte inde på f.eks. 'Min Plan'.

'Min Plan' for dine medarbejdere

Download PDF for 'Min Plan'

'Mine Bookinger' for dine kunder

Download PDF for 'Mine Bookinger'


52 - Hvordan bruger jeg 'Min Plan'?

'Min Plan' giver dig hurtig og sikker kommunikation og færre fejl når dine medarbejdere har nem adgang til opdateret overblik over deres arbejdsdage direkte via deres smart-phone.

Enhver skemalagt person registreret som medarbejder kan se sin plan

Employee

Medarbejder-adgang via online booking

Login i online bookingen og vælg 'Min Plan' i menuen

Login

Den første side viser den kommende måned fra i dag med fridage markeret med gult

  • Du vælger en anden måned via kalenderen
  • Fridage er markeret med gult
  • Link til kort med arbejdspladsen
  • Alle indvolverede instruktører på passet/lektionerne er listede
  • Starttid, sluttid og passets varighed
Month view

Åben den detaljerede dag via 'ur'-knappen

  • Individuelle lektioner er markerede med grøn
  • Pauser er markerede med hvid (pauser indsættes automatisk, hvorfor det ikke er nødvendigt at skemalægge dem i administrationen)
  • Lektionens navn/overskrift
  • Området hvor lektionen foregår
  • Starttid, sluttid og varighed af lektionen
  • Antal deltagere
  • Skemalagte instruktører og deres roller
Day view

53 - Hvordan indsætter jeg et nyt anlæg?

For at kunne registrere et nyt anlæg er det nødvendigt at du kender Lat/Long GPS koordinaten for anlægget da dette er obligatorisk i KeepTrack (koordinaten sikrer at anlægget er synligt på anlægssiden i din online booking).

Gå til https://www.latlong.net/convert-address-to-lat-long.html og følg disse trin

  1. Indtast anlæggets adresse
  2. Klik på 'Find'
  3. Kopier 'Lat Long' fra feltet under kortet
  4. Indsæt den kopierede koordinat (55.613324,12.976362) i KeepTrack under 'Anlæg' 'Lat/Long'
Find lat long

54 - Kan jeg registrere lukkedage og helligdage?

Ja, det kan du.

Via 'Administrer' 'Lukkedage' kan du registrere hvornår virksomheden er lukket. Forklaring findes på siden.

En stor fordel med at benytte dette er at du ikke kan oprette lektioner på disse dage. Du sparer tid og undgår fejl når du indlægger nye aktiviteter eller ny sæson. Yderligere en fordel er at du kan eksportere disse dage direkte til din kalender som f.eks. Google Calendar.

Administratorer, HR og trusted brugerkonti kan ændre og oprette lukkedage.

Administratorer HR og trusted kan manuelt registrere lektioner på lukkedage. Alle øvrige brugergrupper kan ikke.

Lukkedage


55 - Årsafslutning - Omsætning - Periodisering

Når du har behov for cifre på bl.a. omsætning og periodisering benytter du rapporten 'Aktiviteters likvide omsætning' under rapporterknap dkFAQ finansButton

Omsætning for afsluttet år

Arsslut DK01
  • Vælg 'Startdato' som viser omsætning på alla aktiviteter med start i det interval som vælges nedenfor, uanset indbetalingsdato.
  • Vælg 1. januar sidste år som 'Fra dato'
  • Vælg 31. december sidste år som 'Til dato'
  • Dette er din totale omsætning for sidste år

Find periodiseringsbeløb (1)

Arsslut DK02
  • Vælg 'Startdato' som viser omsætning på alle aktiviteter med start i det interval som vælges nedenfor uanset indbetalingsdato.
  • Vælg 1. januar indeværende år som 'Fra dato'
  • Vælg 31. december dette år som 'Til dato'
  • Dette viser dig omsætningen for indeværende år uanset om det er indbetalt dette eller sidste år

Find periodiseringsbeløb (2)

Arsslut DK03
  • Vælg 'Betalingsdato' som viser omsætning for alle betalinger registrerede i det interval som vælges nedenfor.
  • Vælg 1. januar indeværende år som 'Fra dato'
  • Vælg 31. december indeværende år som 'Til dato'
  • Dette viser dig omsætningen for indbetalinger gennemført i indeværende år

Find periodiseringsbeløb (3)

  • Det beløb du fandt under (1) fratrækker du beløbet du fandt under (2)
  • Det fundne beløb viser nu totalbeløbet for aktiviteter i indeværende år, som er indbetalt sidste år
  • Du har nu dit periodiseringsbeløb

Hvis dette føles besværligt anbefaler vi at du trækker rapporterne og afleverer disse til din revisor sammen med denne forklaring.


56 - Er der noget at huske på med email faktura?

Der er nogle ting der skal være på plads, før du kan sende fakturaer via e-mail:

  • Det er altid betaleren (som ikke nødvendigvis er deltageren/barnet), der styrer betalingen/fakturaen.
  • Betaleren skal have en e-mailadresse registreret.
  • Under Person skal betaleren krydses i "E-mail faktura".
  • Afsender på fakturaer er altid den e-mail adresse du har oplyst til KeepTrack support.
  • Alle fakturaer og påmindelser til denne betaler er nu via e-mail.
  • Du kan administrere alle fakturaer og påmindelser på papir alene og e-mail alene.
  • Du skal registrere en SPF/DNS TXT under dit eget domæne (se teknisk forklaring i et andet spørgsmål).

  • 57 - Hvad er administrative grupper?

    Brug af administrative grupper til personalet

    Du kan indstille en gruppe till at være administrativ. Det vil sige at aktiviteter ikke kommer op i 'Find Course' under person, så man kan dermed ikke tilmelde kunder på de enkelte aktiviteter under en administrativ gruppe.

    'Administrative'-knap ikke ifyldt

    adminknap0 dkFAQ

    Du ser 'Administrative' feltet ikke i fyldt; her vist med en pil.

    adminknap2 dkFAQ

    Når 'Administrative' feltet ikke er i fyldt som vist ovenfor så vil kurset vises som normalt i 'Find Course'.

    'Administrative'-knap ifyldt

    adminknap1 dkFAQ

    Du ser 'Administrative'-feltet i fyldt; her til venstre vist med en pil.

    adminknap3 dkFAQ

    Når 'Administrative' feltet er i fyldt som vist ovenfor så vil kurset ikke vises i 'Find Course'.


    58 - Hvad er det for cifre jeg kigger på efter indlogning?

    Nøgletal præsenteres når du logger ind.

    AdminKeyfigures DK

    Antal registrerede medlemmer i KT

    AdminKeyfigures DK 01

    Her ser du hvor mange personer/medlemmer der er registreret i din database i dag respektive bagud i tid. Her tælles alle personer som skrives ind, selv uden at være registreret på en aktivitet.
    Disse tal øger kun når du får nye medlemmer.

    Antal registreringer på aktiviteter

    AdminKeyfigures DK 02

    Her ser du hvor mange registreringer/tilmeldinger der er registreret på aktiviteter i dag respektive bagud i tid. Her tæller alle registreringer på aktivitet - Dog ikke hvis man registreres på kø/venteliste.
    Disse tal øger hver gang nogen registreres på aktivitet - Både nye og eksisterende medlemmer.

    Antal aktive medlemmer på aktiviteter

    AdminKeyfigures DK 03

    Her ser du hvor mange medlemmer du har som er registreret på aktiviteter. Her tæller alle registreringer på aktiviteter som er i gang på dagen (0 = i dag, 30 = om 30 dage, -30 = for 30 dage siden) - Medlemmer registreret på kø/venteliste vises på samme måde på den grå linie.
    Disse tal øger hver gang nogen registreres på aktiviteter - Såvel nye som eksisterende medlemmer.

    Medlemmers udestående samt seneste indbetaling

    AdminKeyfigures DK 04

    Her ser du hvor meget dine medlemmer skylder. De forskellige rækker viser den samlede sum jf. den dato medlemmet er registreret på aktiviteten - '30-60 dage' er f.eks. medlemmer som blev registreret på en dato for mellem 30 og 60 dage siden og beløbet viser summen af gælden for alle disse medlemmer.
    Desuden finder du nederst datoen for den/de senest registrerede betalinger i systemet - Her kan du f.eks. holde øje med om bankfilerne går ind som de skal.


    59 - Findes der forskellige rettigheder for brugerkonti?

    Ved behov for nye/ændrede brugerkonti kontakter du Support:

    • Registrer brugeren i KeepTrack som medarbejder med unikke initialer
    • Vælg i listen nedenfor hvilke rettigheder brugeren skal have
    • Konti kan kun bestilles af en administrator (e-mail skal f.eks. komme fra en administrator eller skal være Cc hvis en anden bruger sender mailen)
    • Noter brugernummer og ønskede rettigheder i mailen til Support
    • Kort tid efter kommer oplysninger om password i en e-mail retur til bestilleren

    Der findes flere forskellige brugerkonti med forskellige rettigheder:

    • Administrator - Har alle rettigheder.
    • HR (Human Resources) - Har adgang til det samme som 'Trusted', men kan også se HR-data.
    • Trusted - Har adgang til alt bortset fra Administrationsmenuen, visse rapporter, nøgletal og HR.
    • Staff - Kan læse alt som trusted, kan ikke slette noget, kan oprette nye kunder, registrere på aktiviteter og korrespondence, kan registrere nærvær og ændre i kunders oplysninger bortset fra betalinger. Kan trække visse rapporter.
    • Revisor - Som 'Guest', men kan også læse finansrapporter.
    • Guest - Kan kun læse data som 'staff' har adgang til.

    Vi anbefaler at du vælger brugerkonti på lavest mulige niveau ift. arbejdsopgaver.
    Dette forøger sikkerheden, mindsker risikoen for fejl og gør det enklere at overholde GDPR.


    60 - Hvad kan man i 'Staff' kontoen?

    Personalekonto ('staff') anvendes primært til instruktører og servicepersonale, som har brug for at betjene eksisterende medlemmer. Primære områder som 'staff' kan håndtere i KeepTrack:

    • Person
      • Registrere nye medlemmer.
      • Ændring af oplysninger på eksisterende medlemmer.
      • Skifte aktivitet/tid på eksisterende medlemmer.
      • Se medlemmers indbetalinger.
      • Registrere korrespondance på eksisterende medlemmer.
    • Aktivitet
      • Registrere deltageres nærvær på lektioner.
      • Registrere opnåede målsætninger på deltagere.
    • Rapporter
      • Nærværslister
      • Skema

    61 - Hvilken information vises i skemaet på online booking?

    Informationen du ønsker at vise i skemaet på din online booking lægger du ind via Gruppe og Aktivitet knap

    OnlineBokningSchema 16

    • Overskrift med forklarende tekst trækkes fra Gruppe
    • Aktivitetsnavn med øvrig information trækkes fra Aktivitet knapp

    Gruppens navn og 'Kommentarer' vises online.

    Online Booking Gruppe

    Ud over information som vist på billedet kan du vise 'Anlæg' og andet efter ønske.

    Online Booking Aktivitet

    Følgende data kan vises

    • Aktivitetsgruppe
    • Aktivitet
    • Aktivitetens startdato
    • Aktivitetens slutdato
    • Aktivitetens lektionstider
    • Prisen
    • Den rabatterede pris
    • Rabat for tilmelding efter aktivitetsstart
    • Instruktørnavn
    • Anlæg
    • Antal lektioner
    • Deltagers minimumalder
    • Deltagers maksimumalder

    62 - Hvilken Ipad/Tablet anbefaler I til personalet?

    For at forbedre effektiviteten for dine medarbejdere på 'gulvet', så har du valget at implementere vores 'KeepTrack Touch' interface. Her kan personalet udføre de fleste af deres daglige opgaver.

    Vi har to anbefalinger - En økonomisk, men effektiv løsning og en luksus løsning. Vi anbefaler en 7"-version af enhver tablet, da de kan håndtere alle opgaver uden at skærmen er for lille.

    Økonomisk og effektiv - Android 7"

    Android

    For en pris så lavt som 8-900DKK (2018), får du et super-effektivt værktøj til en pris, der ikke vil ødelægge din økonomi, selvom den bliver ødelagt (eller stjålet).
    Vi har bedre erfaring med brands som ASUS, Lenovo og Dell og anbefaler generelt at styre udenom 'no-name' brands. Udvid evt. med et billigt plast-cover for at beskytte mod meget vand.

    Det perfekte værktøj - Panasonic Toughbook 7"

    Toughbook

    Hvis du vil have det bedste værktøj til jobbet må du betale væsentlig mere, men så får du en tablet, der nemt håndterer vand, at blive tabt på stengulv og alt andet du udsætter den for.
    https://na.panasonic.com/us/computers-tablets-handhelds/tablets/


    63 - Hvor finder jeg arbejdstiderne til lønbehandling?

    Via 'Rapporter' 'HR' finder du rapporten 'Skema og lønberegning for instruktører' hvor du præsenteres for arbejdstiden pr. dag og totalt for perioden på hver enkelt medarbejder. Indtast lønperioden og klik på 'Skab rapport' og du har en samlet oversigt over al information til din lønbehandling.

    Medarbejder


    64 - Hvordan bruger jeg kvalifikationer under gruppe?

    Først skal du oprette kvalifikationer

    Under 'Administrer' 'Kvalifikationer' har du mulighed for at oprette nye kvalifikationer eller slette og ændre eksisterende. Bemærk følgende når du opretter

    • 'Kvalifikation' er det navn brugerne vil kunne læse i Star Tracker, 'Mine Bookinger' mm.
    • Kvalifikationer sorteres alfabetisk. Hvis du ønsker en særlig rækkefølge i din Star Tracker kan du dermed enkelt sætte et ciffer foran navnene (f.eks.: '1 - Kvalifikation A' som da vil stå først).
    • 'Bemærkninger' er en intern beskrivelse, der kun kan læses her og i Star Tracker
    • 'Adgang' er meget vigtig!
      • Hvis instruktører skal have adgang til at registrere kvalifikationer (typisk de faglige mål for deltagerne) så skal feltet være tomt!
      • Hvis det er følsomme HR-data (typisk data på medarbejdere) så sættes restriktioner her - 'Admin, HR' er anbefalet.

    Admin Qualifications

    Dernæst sættes kvalifikationer på relevante grupper

    kvalifik dkFAQ

    Under 'Grupper' finder du 'kvalifikationer', hvor du kontrollerer disse for alle dine aktiviteter.

    Når du opretter listen med alle kvalifikationer til alle dine grupper, er der nogle ting du kan overveje.

    • Du kan drive din virksomhed, uden at implementere dette.
    • Hvis du vælger at implementere dette kraftfulde værktøj, har du to typer af kvalifikationer: Betingelser, der kræves for at registrere deltagere på aktiviteter på dette niveau og Færdigheder, som læres på dette niveau.
    • Hvis du fastsætter betingelserne for en gruppe, skal du angive de samme kvalifikationer som færdigheder til den næste gruppe på underliggende niveau.
    • En nem måde at starte på er blot at angive en betingelse pr. gruppe sammen med den tilsvarende færdighed. F.eks. kan du på niveau 4 angive "Bestået niveau 3' som betingelse og på niveau 3 angive 'Bestået niveau 3' som færdighed. På denne måde er det kun deltagere på niveau 3 som har opnået denne kvalifikation der kan tilmelde sig niveau 4.

    Denne funktion påvirker din online booking og din Star Tracker. Dette er forklaret i en egen FAQ.

    På nedenstående oversigt er registreringer kun muligt via de grønne pile. Nye registreringer (uden kvalifikationer) kan kun ske på niveau 1 eller 2.

    FAQ Qualifications DK


    65 - Hvordan håndterer jeg medarbejdere i KeepTrack?

    Medarbejder

    • Opret medarbejderen under Person knap og marker 'Medarbejder'. Så dukker personen op som instruktør på kurser samt i alle medarbejderrelaterede rapporter, skemaer mm.
    • Udfyld evt. også 'Initialer' og 'Rabat %' (hvis medarbejdere får en fast rabat på jeres kurser).
    • Under Person knap Kvalifikation knap er der mulighed for at håndtere det vi kalder 'HR-kvalifikationer'. Disse kan kun ses og håndteres af brugerkonti med 'Admin' og 'HR' rettigheder.
    • I en ny database er der muligvis ingen HR-kvalifikationer oprettet. Disse oprettes og ændres under Admin knap Kvalifikation knap
      Kvalifikationer
    • Nogle forslag til punkter:
      • Kontrakt
      • Medarbejderhåndbog udleveret
      • Månedsløn
      • Timeløn
      • Lønkommentar
      • Løntillæg, pension mm.
      • Interne uddannelser (specificer gerne disse på separate linier)
      • Eksterne uddannelser
      • Workshops
      • Vikar

    66 - Hvordan indlægger jeg information på fakturaen?

    Faktura-information

    Side 1 - Fakturaen

    Side 1 indeholder selve faktura-indholdet med betalingsoplysninger.

    InvoiceDK

    Side 2 - Information om bookingen

    På side 2 indføjes information om bookingen. En (eller flere) sider for hver registreret aktivitet.
    Øverste afsnit er standard-tekst.

    Øvrige afsnit tilføjes automatisk med tekst fra 'Faktura info' i denne rækkefølge.

    1. Aktivitet
    2. Gruppe
    3. Område
    4. Anlæg

    Invoice Activity DK

    Invoice Group DK

    Invoice Area DK

    Invoice Facility DK

    Invoice2 DK

    Vi anbefaler at du som udgangspunkt kun benytter 'Anlæg' og 'Gruppe' da det sparer dig for meget arbejde, men du kan selvfølgelig benytte 'Område' och 'Aktivitet' om nødvendigt.

    'Flowet' for teksten følger pilene: Tekst på 'Anlæg' er med på alle aktiviteter, tekst på 'Gruppe' er med på alle aktiviteter under gruppen og tekst på 'Aktivitet' er kun med på denne aktivitet.

    FAQ InvoiceTextFlow adk

    Formatering af tekst

    Du kan formatere teksten på fakturaen ved at benytte disse HTML-koder som vist.

    <b></b>
    Giver <b>Fed tekst</b> på tekst mellem disse koder.

    <br>
    Linjeskift<br>
    hvor koden sættes.

    Giver mellemrum (nyt afsnit)<br><br>

    når du sætter to af disse koder.


    67 - Hvordan kommer jeg i gang med online booking?

    Du finder din online booking på adressen https://[company-name].app.keeptrack.dk hvor den allerede burde være aktiv.
    Du kan altid bruge vores test-version som reference https://keeptrack.app.keeptrack.dk

    Du skal gøre følgende for at komme i gang

    1. Registrer al nødvendig information for opsætningen
    2. Indtast al relevant information for anlæg, grupper og fakturaer
    3. Læg aktiviteter online
    4. Placer et link på din website eller hvor du ellers vil benytte det

    Nødvendig information for opsætningen

    Kontakt KeepTrack Support hvis du har spørgsmål eller problemer

    Information for anlæg, grupper og fakturaer

    Indtast følgende information i superbruger grænsefladen

    • Anlægs 'Web info' for eksponering på anlæg-siden https://keeptrack.app.keeptrack.dk/facilities
    • Anlægs 'Faktura info' for eksponering på faktura-bilag
      Online Facility DK
    • Gruppe 'Web info' for eksponering på skema-siden (under gruppeknapperne)
    • Gruppe 'Faktura info' for eksponering på faktura-bilag
      Online Group DK
    • Du kan også indtaste 'Web info' og/eller 'Faktura info' for specifikke aktiviteter ved behov
      Online Activity DK

    'Standard' information som du vil have ud til alle kunder bør noteres under anlægs faktura-info.

    Eksponer skemaet

    Du eksponerer aktiviteter ved minimum at udfylde 'Website Slut' dato (dette viser aktiviteten online og fjerner den igen på den angivne dato).
    Aktiviteten vises hele dagen på 'Website Slut' datoen og forsvinder til midnat efter denne dato.

    Udfyld dato i 'Website Start' hvis du vil have aktiviteten skjult indtil den automatisk vises online på den angivne dato.
    Aktiviteten vises hele dagen på 'Website start' datoen og dukker dermed op til midnat inden denne dato

    Online Activity Website DK

    Placer et link på din website

    Du kan give dine kunder adgang til din online booking via et link placeret på din website, i en e-mail eller hvor som helst du ønsker.

    Forbind disse links til en knap, et billede eller et tekst-link for at sende kunder direkte til den ønskede side. (Skift [company-name] ud med det navn vi har givet din app og som normalt er en variation/forkortelse af dit firmanavn.)

    • Forsiden https://[company-name].app.keeptrack.dk
    • Login siden https://[company-name].app.keeptrack.dk/login
    • Ny profil/bruger siden https://[company-name].app.keeptrack.dk/user
    • Anlæg-siden https://[company-name].app.keeptrack.dk/facilities
    • Skema https://[company-name].app.keeptrack.dk/schedule

    Et tekst-, knap- eller billed-link skal som minimum indeholde følgende kode:

    <a href="https://[company-name].app.keeptrack.dk" target="_blank">(Dit billede eller tekst)</a>


    68 - Hvordan opretter jeg en kredit faktura?

    Hvis du vil oprette og sende en kreditfaktura til en kunde finder du dette via person button, Kreditnota SE DK FAQ

    adminKreditnota DK

    Vælg den faktura du ønsker at kreditere, udfyld 'Kredit dato', 'Beløb' (udfyld positivt beløb - Dette modregnes automatisk fakturaen) og evt. bemærkning om årsagen til krediteringen.

    Du kan da sende kreditfakturaen til kunden som sædvanligt.


    69 - Hvordan præsenterer jeg 'Interessetilmeldinger' online?

    Kunders selvbetjening ved interessetilmeldinger

    Der er umiddelbart tre muligheder for at tage imod tilmeldinger fra (nye) kunder.

    1. Læg skemaet ud på online bookingen og tage imod tilmeldinger direkte på relevante aktiviteter.
    2. Marker alle aktiviteter som 'Online kun kø' og tag imod tilmeldinger på venteliste direkte på relevante aktiviteter.
    3. Opret særlige venteliste-aktiviteter til 'interessetilmeldinger'

    1. Åbent skema

    Her vælger du simpelthen blot at eksponere alle aktiviteter på online booking og lader nye og gamle kunder booke direkte på ledige pladser.

    2. 'Lukket' skema

    Hvis du ønsker at kundeservice selv kan tilmelde og bytte kunder via super-user grænsefladen, men du ønsker ikke at nye kunder kan booke/reservere pladser, kan du alligevel eksponere skemaet på online bookingen, men først efter at have markeret alle aktiviteter som 'Online kun kø'.
    faq admin onlinevent

    Dette viser skemaet online, men kunder kan kun booke på venteliste uanset om der er ledige pladser eller ej. Du kan her efter selv sætte kunder på ledige pladser og fakturere via super-user grænsefladen.

    3. Særlige 'venteliste-aktiviteter'

    Når du vælger denne metode opretter du særlige aktivteter til at modtage generelle tilmeldinger til din virksomhed. Du kan selv styre hvor detaljeret disse muligheder skal være, men det anbefales at som minimum oprette egne aktiviteter til hvert niveau.

    Noter at følgende punkter skal være opfyldt for at give kunden meningsfyldt information

    • Dine anlæg skal have udfyldt GPS (feltet 'Lat/Long'). Dette sikrer at anlæg vises på oversigten i din online booking.
    • Der skal anføres lektioner og område på de aktiviteter du opretter. Mere om dette nedenfor, men hvis du ikke anfører område vil der igen ikke være data på oversigten over anlæg i din online booking.
    • Styring efter kvalifikationer og/eller alder skal være anført på respektive grupper.

    Opret evt. egne grupper

    Hvis du ikke ønsker at benytte de samme grupper som til dine 'rigtige' aktiviteter skal du oprette nye. Dette kan f.eks. være fordi du ønsker at tydeliggøre gruppenavnet som f.eks. 'Interessetilmelding Nybegyndere' i stedet for blot 'Nybegyndere'. Husk i så fald at tilføje korrekt aldersbegrænsning og kvalifikationer. Men det er især for at kunne styre hvilken information du vil levere til dine kunder både online og på bekræftelsen ved booking.
    faq admin interesseGruppe

    Opret evt. eget område

    Du kan også med fordel oprette et fiktivt område (pr. anlæg!). På denne måde kan du have ét område til alle dine 'interesse-tilmeldinger' hvor du så kan tilføje al særlig information til disse aktiviteters bekræftelse. Du kan således automatisk fremsende forskellig information til kunden baseret på hvilket anlæg han/hun har tilmeldt sig.

    Opret aktiviteter

    Opret aktiviteter med det ønskede navn ('Interessetilmelding Nybegyndere' osv.) og under relevant gruppe.
    faq admin interesseAktivitet DK

    Husk især følgende

    • at oprette aktiviteten med samme start- og slutdato som den termin du har oprettet
    • at udfylde 'Website slut' for at vise den online
    • at sætte min. og max. tilmeldte til 0 (nul) eller sætte 'Online kun kø' (eller begge dele)

    Dernæst opretter du lektionstider og tilknytter område via 'Lektionstid' 'Interval'. Her er det vigtigt at tænke på at lektionstiderne for disse aktiviteter er lidt specielle!

    • Lektionstiderne skal være på 0 minutter - Start med midnat og arbejd dig 1 minut frem for hver aktivitet. Første aktivitet sætter du til mandage 00:00-00:00, den næste aktivitet til mandage 00:01-00:01osv. Dette er vigtigt da lektioner med samme start- og sluttid ikke vises på skemaet! Yderligere vil tiderne være bestemmende for sorteringen af disse aktiviteter da de sorteres kronologisk.
    • Vælg relevant område for at vise det tilhørende anlæg online så kunden ved hvor han/hun har tilmeldt sig.

    Indsæt information til kunderne

    Under de specielle grupper du har oprettet bør du notere al nødvendig og særlig information til kunden. Når du indsætter det her skal du blot gøre det denne ene gang og så vil informationen være til rådighed for alle fremtidige aktiviteter.
    Du noterer information hhv. under 'Web info' (vises online) og under 'Faktura info' (fremsendes automatisk efter gennemført booking som tekst på faktura).
    faq admin interesseGruppeInfo

    Under de specielle områder noterer du information under 'Faktura info' (fremsendes automatisk efter gennemført booking som tekst på faktura) for at differentiere information baseret på valgt anlæg.

    Håndter indkommende tilmeldinger

    Du kan nu håndtere indkommende tilmeldinger på venteliste via super-user grænsefladen og fremsende alle fakturaer samlet eller enkeltvis efter hver booking.


    70 - Hvordan sælger jeg produkter online?

    Salg af produkter/varer på online bookingen

    Du kan indstille grupper til at håndtere produkter i stedet for kurser. På den måde kan du sælge alle "aktiviteter" under denne gruppe som produkter så som badetøj, gavekort osv.

    Varegruppe oprettet

    Selection 654

    Udfyld Navn (vises som overskrift på online booking), Momssats, markering i 'Vare' samt 'Web info' (dette er forklarende tekst til overskriften på online booking).

    Når du har oprettet en gruppe til varer (markering i 'Vare') kan alle "Aktiviteter" under denne gruppe bl.a. bookes flere gange. Dette er nødvendigt hvis nogen ønsker at købe mere end én vare ;)

    Dernæst opretter du 'aktiviteter' for hvert produkt og sælger disse online.

    Selection 655

    Forklaring af udfyldte felter i rækkefølge som markeret på billedet.

    1. Navn på produktet - Vises på online booking
    2. Vælg gruppen 'Varer' som du oprettede tidligere
    3. Sæt start- og slutdato (her sat til 31/12 det år varen 'gælder' - Året efter oprettes en ny 'aktivitet' for samme vare)
    4. Sæt 'Website slut' for at vise varen på online booking frem til denne dato
    5. 'Max tilmeldt' sættes til antallet produkter på lager således du kun sælger varer du faktisk har (overskydende bestillinger sættes på venteliste eller blokeres jf. dine indstillinger i online booking)
    6. Salgspris inkl. moms
    7. 'Web info' vises som ekstra information på denne specifikke vare.

    Hvis du ønsker at notere anlæg på produktet, som f.eks. hvis det drejer sig om månedskort til aktiviteter eller lignende, registrerer du en lektion fra f.eks. 00:00-00:00 inklusive område på aktiviteten. Da vises anlægget på produktkortet online.

    Produktkort med og uden anlæg

    71 - Kan jeg håndtere rykkergebyr?

    Ja, det kan du.

    Under 'Person' kan du manuelt angive en afgift for en specifik rykker/faktura.

    Og/eller du kan give KeepTrack support besked om størrelsen på jeres standardafgift, hvorefter du kan tillægge en afgift på alle påmindelser via 'Administrer' 'E-Faktura' hvor du markerer 'Tilføj rykkergebyr'.


    72 - Efter login - Hvad ser jeg?

    Hvis du logger ind som 'guest', 'staff', 'hr' eller 'trust' er det første du vil se "person"-siden, som vi forklarer i detaljer længere nede. Det nøjagtige indhold varierer efter dine rettigheder i KeepTrack.

    efterlogin1 dkFAQ

    Top menu

    Den øverste menu er hvor du vælger, hvilket "emne", du ønsker at arbejde med. Kort beskrivelse:

    Person buttonHer håndterer du kunder, betalere, instruktører og andre personer.

    Aktivitetknap dkFAWHer håndterer du alle klubbens aktiviteter.

    gruppeknap dkFAQHer håndterer du den overordnede opdeling af dine aktiviteter så som 'Svømmeskole' og 'Træningslejr'.

    efterlogin2 dkFAQHer håndterer du de nøjagtige områder, hvor dine aktiviteter finder sted.

    efterlogin3 dkFAQHer håndterer du den overordnede opdeling af dine områder. Dvs. bygningen eller adressen, hvor din virksomhed finder sted/hvor dine medlemmer går.

    rapporterknap dkFAQDenne knap tager dig til de forskellige rapporter som er til rådighed for din klub.

    efterlogin4 dkFAQKun tilgængelig for administratorer.

    efterlogin5 dkFAQLogger dig ud og afslutter din session.

    efterlogin6 dkFAQBringer dig til FAQ :-)

    indicator buttonIndikerer med rødt, når serveren arbejder.

    efterlogin8 dkFAQHer kan du skifte mellem de tilgængelige sprog. TIP: Når du skifter sprog så gennemtvinger du en opdatering af databasen.

    Venstre menu

    Den venstre menu er beskrevet i sin egen FAQ.


    73 - Hvordan kommer jeg til min database?

    Gå til https://keeptrack.dk og login med brugernavn og password, som du fik fra KeepTrack eller din administrator.



    Tekniske oplysninger

    Information og svar på tekniske spørgsmål


    74 - Hvordan starter jeg med Dankort?

    Du skal bruge en leverandør

    Du skal først oprette en aftale med en leverandør om håndteringen av kort. Dernæst kontakter du Support med kontoinformation for at få implementeret løsningen.

    Leverandøren vi benytter er QuickPay https://quickpay.net/dk/pricing/ og vi anbefaler et 'Professional' konto for bedste pris og alle funktioner.

    Du har desuden brug for en aftale med en indløser. Da Nets har monopol på Dankort skal du tegne denne aftale med dem https://quickpay.net/dk/acquirers/nets

    Håndtering af penge

    Du har din egen aftale med QuickPay og Nets og alle penge håndteres direkte mellem dig og leverandøren. KeepTrack har ingen håndtering af dine pengetransaktioner.

    Omkostningerne for QuickPay og Nets indgår ikke i din aftale med KeepTrack.

    Noter desuden følgende

    • Alle betalinger registreres i realtid direkte i KeepTrack
    • Betalinger håndteres enkelt både online og via administrationen
    • Kunder kan håndtere sit kort og betalinger i sin egen konto
    • Dit personale kan håndtere kort og betalinger via deres super-user konto
    Betalingsprofil

    75 - Hvordan lægger jeg skemaet ud på min hjemmeside?

    Vi anbefaler at du benytter vores online booking til at vise skemaet!
    Hvis du ønsker et link direkte til skemaet lægger du tekst eller billede med minimum denne kode:
    <a href="https://[navn].app.keeptrack.dk/schedule" target="_blank">(Billede eller tekst)</a>


    76 - Hvordan kommer jeg igang med 'Timetable'?

    Area timetable

    "Timetable" eller "informationsskærmen" viser igangværende lektioner live direkte i dine faciliteter, på samme måde som i lufthavne, og kan bestilles hos KeepTrack Support.

    Timetable for hele anlæg

    Din timetable ligger på adressen https://[databasenavn].app.keeptrack.dk/timetable/[Anlæg nr.] (F.eks. https://keeptrack.app.keeptrack.dk/timetable/1)

    Her vises alle lektioner i det pågældende anlæg for de kommende 48 timer

    Timetable

    Timetable for individuelle områder

    Forventes 2018

    Suggested hardware

    In order to utilize your timetable in the best way possible we suggest you use as big a monitor as you can afford. Further more you want the system to be automated and stable which is why we recommend some form of Linux box. The cheapest is to buy a small Chromebook/Chromebox. Both suggestions below will start up your system directly in full screen timetable without login or any other use of a HID like mouse or keyboard.

    Or see this professional solution https://enterprise.google.com/chrome/digital-signage/ which is free up to 5 units.

    Setting up an automated Linux box

    Use a small Linux box with a browser and Internet connection. The timetable (browser) takes very few resources. For stability reasons it's preferred to use a cabled Internet connection over WiFi.
    Make sure you use an account with auto-login in order to automate restarts.

    Open 'Startup Applications' in Ubuntu or the equivalent in other distros. Insert the following line where the web address is formatted like above
    google-chrome --kiosk --incognito --new-window https://(database name).app.keeptrack.dk/timetable/(Facility no.)

    You can even get more features by specifying the area. Insert the following line where the web address is formatted like above
    google-chrome --kiosk --incognito --new-window https://(database name).app.keeptrack.dk/timetable/(Facility no.)/(Area no.),(Area no.),(Area no.)

    Setting up an automated Chromebook

    We prefer the Chromestick as it is cheap and plugs right into the monitor but as it is very small and with passive cooling it can sometimes fail in hot environments.

    chromebit 4asus chromebit 13

    Since you are trying to setup the Kiosk App to auto launch, you must first put the Chromebook into Kiosk mode. Set it up as follows.

    We prefer the 'Kiosk' app
    Selection 258

    1. Wipe Data on Chromebook (https://support.google.com/chrome/a/answer/1360642?hl=en)
    2. After wipe is completed, you will be at the welcome screen. (Input your network information, but DO NOT LOGIN to the Chromebook)
    3. At the login screen, press CTRL+ALT+K and enable Kiosk mode.
    4. Login into the Chromebook
    5. Open a new tab in Chrome, and enter chrome://extensions in the address bar (also known as the omnibox). Click enter.
    6. Check the box next to Developer Mode.
    7. Click Add kiosk application, and enter the ID of the Kiosk App you'd like to enable.
    8. Highlight the Kiosk App and select "auto launch"
    9. Press Enter or click Done.
    10. Reboot and when asked, enable app for Kiosk mode
    11. Now the app will auto launch each time you reboot.

    To Turn off Kiosk Mode

    Begin by rebooting the Chromebook. While the device is starting up, press the keyboard shortcut Ctrl+Alt+S to interrupt the process and return to the login screen.


    77 - Hvordan får jeg billeder af instruktørerne ind på 'Timetable'?

    Krav

    • PNG eller JPG billeder
    • Størrelse 200x200px eksakt
    • Navn på billeder: [instructorID].png
    • Sort/hvide billeder

    For at undgå fejl når billeder sendes via e-mail bedes du sende alle billeder komprimeret i en ZIP-fil

    At fremstille billederne

    I et billedbehandlingsprogram ændrer du dine billeder til sort/hvid i den præcise størrelse 200x200px og i format JPG eller PNG. Navnet skal være eksakt "instruktørnr.png"/"instruktørnr.jpg" hvor "instruktørnr" er instruktørsnummer fra din KeepTrack database med cifrer (f.eks. "17502") og png/jpg skrives med små bogstaver (17502.png).
    Disse billeder sender du til Support som uploader dem til din database.
    Hvis du ønsker at vise et standardbillede/placeholder når en instruktør savner billede kan du fremstille et billede jf. ovenstående med det præcise navn "photo.png"
    Du kan siden sende nye eller opdaterede billeder til support.

    Eksempler

    Instructor  photo


    78 - Jeg vil benytte OCR (FIK71) til betalinger - Hvad bestiller jeg i banken?

    Når du benytter Fælles indbetalingskort med OCR anbefaler vi følgende som du kan formidle til din bankkontakt:

    • 15 cifre i OCR koden
    • Checkciffer
    • Ingen længdekontrol
    • Hård kontrol
    • Filformat 'SEK2'

    Hvis du ønsker at KeepTrack automatisk registrerer dine betalinger direkte fra banken bestiller du en SFTP adgang til dine filer via NETS.

    Aftale med NETS

    Vi anbefaler at du benytter NETS aftale til filkommunikation. Du kan læse mere her.
    Du kan udfylde og printe dataleverandøraftale her.

    Du oplyser følgende til oprettelse af aftalen med NETS:

    • SFTP protokol
    • Filerne skal hentes fra vores server 83.221.131.66
    • 15 cifre i OCR koden
    • Checkciffer
    • Ingen længdekontrol
    • Hård kontrol
    • Filformat 'SEK2'
    • KeepTrack offentlige nøgle beder du os om at fremsende til NETS

    Du får følgende oplysninger fra din bank/NETS som du videreformidler til KeepTrack:

    • Hostname (eller IP-adresse)
    • Indlogningsoplysninger (protokol, nøgle (public/private key pair), brugernavn/password)

    (Hvis du i stedet ønsker at benytte Handelsbanken eller Jyske Bank til filhåndteringen kan du hente bestillingsformular på respektive link.)


    79 - Hvordan læser jeg OCR koden/bankfilen?

    Hvis OCR koden er '009368301004596' finder du følgende information

    • 009368301004596 = Første syv cifre: Betalerens ID nummer (93683)
    • 009368301004596 = Næste syv cifre: Registreringsnummeret (100459)
    • 009368301004596 = Sidste ciffer: Modulus 10 checkciffer (6) der sikrer at betaleren indtaster den korrekte OCR

    OCR


    OCR Giro filer

    En betalingsrække i disse filer kan se således ud: NY09137000000012102188003906118000000000000152550 002128300048388000000

    Hvis du har behov for at behandle disse manuelt, f.eks. ved fejl i filen, følger her en oversigt over de vigtigste dele af indholdet

    • NY09137000000012102188003906118000000000000170000 000128400048277000000 = Datoen, i dette tilfælde 21/2 2018
    • NY09137000000012102188003906118000000000000152550 002128300048388000000 = Beløbet, i dette tilfælde 1.525,50kr
    • NY09137000000012102188003906118000000000000152550 002128300048388000000 = OCR koden, se ovenfor for forklaring af denne

    80 - Jag får mails retur når jeg sender mail-fakturaer / Kunder får ikke vore mails?

    Der kan opstå problemer for modtageren hvis man sender mail ud fra en anden server end ens egen. Årsagen til dette er at Verden forsøger at bekæmpe de enorme mængder af spam som vi alle rammes af og et af midlerne til at imødegå dette kaldes "TXT record" og indebærer at ejeren af et domæne (www.exempel.dk) registrerer hvilke servere som har tilladelse til at sende mail for dette domæne. Det er især modtagere med adresser hotmail, outlook og live.com (Microsoft) som ikke modtager mails eller får mails registreret som spam hvis jeres spf ikke er korrekt konfigureret.

    Hvis domænet exempel.dk ønsker at sende mails ud via f.eks. en tjeneste til nyhedsmails, via økonomiprogram og via KeepTrack så skal alle disse servere registreres med en DNS TXT under dit eget domæne (exempel.dk).

    Du kan via linket http://www.spfwizard.net/ benytte wizarden til at fremstille din egen spf-text. Indlæg _spf.keeptrack.dk for keeptrack.dk
    Hvis du kun sender mails via din MX skal din DNS TXT spf-del se således ud: v=spf1 mx a include:_spf.keeptrack.dk ?all

    Test spf indstillinger http://www.kitterman.com/spf/validate.html?

    Hvis du ikke forstår ovenstående anbefales det kraftigt at du får hjælp af en konsulent som kan dette. Da indstillingerne foregår hos din egen domæne host og ikke har noget med KeepTrack at gøre kan vi desværre ikke hjælpe yderligere. Vi besvarer dog gerne spørgsmål.


    Særligt for Microsoft mails (Hotmail, live, Outlook m.fl.)

    Microsoft har yderligere sin egen tjeneste, hvor du bør registrere KeepTrack som godkendt til at sende mails på dine vegne.

    • Gå ind på siden https://sender.office.com/
    • Indtast den/de e-mail du benytter som afsender i KeepTrack
    • Indtast IP 83.221.131.67
    • og følg vejledningen på siden og i den e-mail du modtager fra Microsoft

    Hvis du er i tvivl om du har gennemført dette er det blot at gå ind på siden og indtaste data igen, hvorefter Microsoft vil fortælle om du allerede er registreret.